Digitale boekhouding in 2025: waarom dit het jaar is om volledig digitaal te gaan

Accounting klanten verlangen snellere doorlooptijden, meer waar voor hun geld en meer gemak dan ooit tevoren. Papierwerk en handmatige workflows voldoen simpelweg niet meer.

Ondertussen voeren overheden in heel Europa maatregelen voor de digitale boekhouding in. Sommigen stimuleren digitalisering, anderen verplichten het. Voor accountantskantoren en belastingadviseurs is het nog nooit zo belangrijk geweest om zo snel en effectief mogelijk over te stappen op digitaal werken.

Wat is digitale boekhouding en waarom willen Europese overheden het verplichten?

Digitale boekhouding gebruikt software om de efficiëntie en transparantie van boekhoudprocessen te verbeteren. Voor de meeste accountantskantoren begint dit met het vervangen van papierwerk door digitale hulpmiddelen zoals bijvoorbeeld spreadsheets. Verouderde hulpmiddelen vereisen echter nog steeds veel repetitieve, handmatige gegevensinvoer.

Het probleem is dat papierloos boekhouden niet ver genoeg gaat.

Het ontbreken van automatisering biedt veel ruimte voor menselijke fouten en onnauwkeurige rapportages. Europese overheden streven ernaar dat alle bedrijven hun rapportages volledig digitaliseren om fouten, onjuiste rapportages en mogelijke fraude te minimaliseren.

Accountantskantoren en klanten hebben elk hun eigen motivatie om de boekhouding te digitaliseren.

Wat zijn de belangrijkste voordelen van digitale boekhouding?

• Efficiëntie: automatisering vermindert administratieve taken en bespaart vele uren handmatig werk
• Nauwkeurigheid: ingebouwde controles minimaliseren fouten en gemiste invoer
• Samenwerking: teams en klanten werken samen zonder een eindeloze heen-en-weer-communicatie
• Kostenbesparingen: minder kosten, vertragingen, fouten en inefficiënties
• Klanttevredenheid: snellere doorlooptijden en probleemloze boekhouddiensten die ervoor zorgen dat klanten terugkomen voor meer
• Meer omzet: snellere doorlooptijden, grotere klantvolumes en hogere retentiepercentages
• Groei: een digitale infrastructuur helpt bij het met bestaande middelen beheren van meer klanten 

Naast de zakelijke prikkels stimuleren overheden in heel Europa de digitalisering van de boekhouding. De bedoeling is duidelijk: bedrijven en accountantskantoren moeten vroeg of laat volledig digitaal worden.

Welke Europese regeringen verplichten digitale boekhouding?

Het regelgevingslandschap in Europa verandert snel. Veel landen introduceren nieuwe regels die bedrijven ertoe aanzetten hun boekhouding volledig te digitaliseren:

• Het EU VAT in het Digitale Tijdperk (ViDA-pakket) initiatief: streeft ernaar om het btw-beheer in de hele Unie tegen 2030 te digitaliseren
• Nederland: zal elektronische facturering voor transacties tussen bedrijven en overheden (B2G) verplicht stellen en het parlement overweegt verplichte regels voor B2B-transacties
• Duitsland: De GoBD-regels vereisen digitale boekhoud– en archiveringsnormen voor alle bedrijven.
• Frankrijk: zal in 2026 verplichte B2B-e-facturering invoeren voor de meeste bedrijven en in 2027 voor kleinere bedrijven.
• Italië en Roemenië: hebben beide het gebruik van elektronische facturering voor B2B-transacties verplicht gesteld
• Griekenland: zal in 2026 zijn mandaat voor elektronische facturering voor B2B-transacties geleidelijk invoeren
• VK: Making Tax Digital (MTD) vereist het gebruik van digitale systemen voor belastinggegevens, aangiften en betalingen

De regelgeving evolueert snel en digitalisering zal in Nederland niet lang meer optioneel zijn. Bedrijven die nu de overstap maken, zullen profiteren van alle voordelen van digitaal boekhouden en klaar zijn voor toekomstige regelgeving — zonder die deadline paniek.

Hoe de klantverwachtingen vorm geven aan digitaal boekhouden

Het naleven van regelgeving is belangrijk, maar het is de klanttevredenheid die de rekeningen betaalt en die groei stimuleert. De vraag naar digitaal boekhouden is geen nieuwe trend voor ondernemers. Zoals het TaxDome ​​Accounting Client Satisfaction Reportt (in het Engels) laat zien is technologie integraal aan de klantervaring:

• 1 op de 5 zijn bereid om tot 50% meer te betalen voor een snellere service
• 71% geeft er de voorkeur aan om taken die hen zijn toegewezen digitaal uit te voeren
• 87% verwacht technologische ondersteuning van hun accountant
• 76% wil een veilig portaal voor documentuitwisseling
• 79% waardeert gebruiksvriendelijke digitale hulpmiddelen
• 75% wil een enkel platform voor alle communicatie en documentdeling

Digitale boekhouding en accountingtools transformeren hoe bedrijven intern opereren, maar klanten die tevreden zijn leveren het meeste op. Tevreden klanten komen terug, ontdekken andere diensten en bevelen u aan bij anderen.

Welke accountingprocessen kunt u automatiseren of volledig digitaliseren?

Dit is afhankelijk van de tools en processen die u implementeert voor accounting digitalisering. De algemene regel is om de meest repetitieve en tijdrovende handmatige taken te automatiseren. Dit zijn onnodige groeibottlenecks die u met automatisering kunt verwijderen.

Workflow-automatisering

Activeert taken automatisch en koppelt deze aan elkaar in reeksen die zonder handmatige invoer worden uitgevoerd. Dit minimaliseert repetitieve taken, vermindert het risico op fouten en maakt tijd vrij voor teams om zich te concentreren op taken die echte waarde opleveren.

Taakbeheer

Brengt taken, bestanden en deadlines in één werkruimte samen. Iedereen kan de takenlijsten, de toewijzingen, de voortgangsstatus en de prioriteiten bekijken. Dit helpt teams bij het beheren van hun werkdruk. Hierdoor worden verwarring, vertragingen en gemiste deadlines verminderd.

Herhalende diensten

Plan terugkerende werkzaamheden zoals digitale boekhouding, belastingaangifte en payroll. Zo zijn herinneringen overbodig en verlopen deadlines altijd soepel. Met workflow‑automatisering kunt u bovendien repetitieve taken automatisch laten uitvoeren: taken, documenten, e‑handtekeningen, facturen, en meer.

Klantonboarding

Stroomlijnt het gehele onboardingsproces door automatisch formulieren, contracten en vragenlijsten te delen. Klanten kunnen documenten en betalingen direct indienen, waardoor bedrijven binnen enkele uren in plaats van dagen met projecten kunnen beginnen.

Klantenbeheer

Consolideert alle klantinformatie — taken, berichten, documenten, en facturatie — in één digitaal profiel. Maakt gepersonaliseerde service, beter toezicht en sterkere langetermijnrelaties mogelijk.

Gegevensverzameling en rapportage

Haal gegevens rechtstreeks uit boekhoudtools, uploads van klanten en accountfeeds. Vermindert handmatige invoerfouten en bied teams realtime, betrouwbare financiële informatie voor een snellere en nauwkeurigere rapportage.

Klantcommunicatie

Centraliseert alle communicatie op één plek. Elk bericht, elke documentuitwisseling en elke interactie is toegankelijk op hetzelfde platform — zo raakt er niets kwijt. E-mails, chats, notities, sms, en alle communicatiekanalen zijn geïntegreerd, zodat u en uw klanten altijd kunnen vinden wat ze zoeken.

Documentverzoeken en e-handtekeningen

Verzamelt documenten en handtekeningen via beveiligde digitale verzoeken en herinneringen. Klanten weten precies wat er nodig is en accountants hoeven minder tijd aan het achternazitten van ontbrekende bestanden te zitten.

Veilige bestandsuitwisseling

Beschermt gevoelige klantgegevens met versleutelde opslag en delen op basis van autorisaties. Houdt bestanden toegankelijk, traceerbaar en conform de regelgeving — geen onbeveiligde e-mailbijlagen meer.

Tijdtracking en facturatie

Houdt automatisch de tijd bij die aan werk van de klant wordt besteed. Creëert duidelijke gegevens voor facturering, waardoor partners inzicht krijgen in de winstgevendheid en het gebruik van middelen.

Factuur- en betaalherinneringen

Genereert automatisch facturen zodra het werk is goedgekeurd en verstuurt volgens een schema betalingsherinneringen. Helpt bedrijven bij het handhaven van een stabiele cashflow en vermindert achterstallige betalingen.

De lijst van processen die accountantskantoren kunnen automatiseren en digitaliseren, wordt steeds langer. Sla onze product-updatepagina op om op de hoogte te blijven van de innovatieve functies die wij aan TaxDome toevoegen.

Het probleem is dat de lijst met tools die accountantskantoren nodig hebben om al deze processen te automatiseren, ook steeds langer wordt — en dus ook de softwarekosten. Daarom hebben wij TaxDome ontwikkeld als het complete, end-to-end platform voor praktijkbeheer voor de digitale boekhouding.

Hoe u de overstap naar digitale boekhouding kunt maken

Elk accountantskantoor bevindt zich in een andere fase van zijn digitale transformatie. Of u nu overstapt van spreadsheets of andere digitale tools wilt vervangen, u dient een stappenplan te implementeren dat bij u past.

1. Evalueer de huidige processen

Begin met het analyseren van de processen binnen uw bedrijf en het in kaart brengen van de workflows. Zoek naar inefficiënties die u kunt verbeteren met digitale systemen en automatisering.

Bereken hoeveel tijd uw teams besteden aan repetitieve taken: gegevensinvoer, taakbeheer, e-mails, rapportage, facturering, enzovoort. Breng de knelpunten in kaart die de doorlooptijden vertragen en het aantal taken en klanten beperken dat uw team op een bepaald moment kan verwerken.

Bespreek interne processen en workflows met uw team — de mensen die ze elke dag gebruiken. Weet waar zij het grootste deel van hun tijd aan besteden en wat hen ervan weerhoudt om taken zo snel mogelijk af te ronden.

2. Bepaal wat te automatiseren (en wat niet)

Automatisering is niet de oplossing voor elk probleem. Een efficiënt proces vereenvoudigt handmatige workflows en automatiseert programmeerbare taken. Uw team hoeft geen welkomstmails meer te versturen, documenten op te vragen, facturen op te stellen of verzoeken op te volgen. Automatisering kan deze taken eenvoudig uitvoeren.

Andere vereisen een combinatie van automatisering en handmatige workflows — bijvoorbeeld het aanpassen van belastingvragenlijsten voor nieuwe klanten.

Oké, het document moet handmatig aangepast worden, maar u kunt de handmatige werkdruk tot een minimum beperken door te beginnen met een sjabloon dat al voor 90% klaar is. Met enkele aanpassingen kunt u het document automatisch naar klanten verzenden en de taak binnen enkele minuten voltooien, in plaats van uren.

3. Plan uw accounting digitalisatie roadmap

Een duidelijk plan bevat een tijdschema met redelijke doelstellingen en vermindert verstoringen. Bepaal op basis van impact, implementatiegemak en mogelijke uitdagingen welke processen als eerste moeten worden gedigitaliseerd. Stel voor elk proces een realistisch tijdschema op en zorg ervoor dat u niet te veel veranderingen tegelijk doorvoert.

Begin met interne processen die een goede balans bieden tussen impact en minimale ongeregeldheden.

Stel proefperiodes vast om nieuwe systemen te testen, feedback te verzamelen en verbeteringen aan te brengen voordat u ze binnen het hele bedrijf implementeert. Deze gefaseerde aanpak helpt u momentum op te bouwen, weerstand te verminderen en snelle resultaten te laten zien aan uw team en klanten.

4. Digitaliseer de klantervaring

De meeste bedrijven verbeteren hun interne processen bij het digitaliseren, maar veel bedrijven negeren de klantervaring. Vergeet niet, een op de vijf klanten is bereid tot 50% meer te betalen voor een snellere dienstverlening, en 75% wenst één platform voor alle communicatie, het delen van documenten en andere klanttaken.

Daarom hebben wij een compleet klantenportaal ontwikkeld waar accountants, boekhouders en klanten moeiteloos kunnen samenwerken. U kunt met klanten chatten, hen taken toewijzen, documenten opvragen, handtekeningen verzoeken en nog veel meer.

Met onze klant mobiele apps kunnen klanten overal inloggen, documenten scannen met hun telefoon, documenten veilig delen en ondertekenen met hun vingertoppen.

Een verbonden klantervaring maakt boekhoudkundige diensten eenvoudig voor uw team en klanten. Combineer dit met de efficiëntieverbeteringen door het digitaliseren van interne processen, en u kunt het aantal klanten, de omzet en de klantretentie verhogen — zonder in te boeten aan kwaliteit.

5. Selecteer de juiste tools om de boekhouding te digitaliseren

De meest voorkomende fout die bedrijven maken bij het digitaliseren, is dat ze te veel tools willen implementeren.

U schrijft zich in voor een projectbeheerplatform en de interne productiviteit neemt toe. Vervolgens voegt u een CRM toe en de klantrelaties verbeteren. Vervolgens moet u ook nog eens beveiligde documentopslag, tools voor klantcommunicatie, apps voor tijdregistratie en facturering en tientallen andere tools implementeren.

Vervolgens besteedt uw team meer tijd aan het leren van tools en het schakelen tussen apps dan aan het daadwerkelijk uitvoeren van het werk. U heeft handmatige boekhoudkundige taken vervangen door softwaretaken: documenten aanmaken, bestanden overzetten, facturen bijvoegen, enzovoort.

De meeste tools op de markt zijn niet ontworpen voor de complexiteit van boekhoudkundige workflows. Bedrijven hebben tools nodig die specifiek voor hun behoeften zijn ontwikkeld, en ze hebben een compleet platform voor praktijkbeheer nodig dat alles in één systeem integreert.

6. Bereid medewerkers en klanten voor op de digitalisering.

Elk digitaal proces dat u implementeert, heeft invloed op uw team. Zij hebben tijd nodig om deze veranderingen te begrijpen en zich eraan aan te passen, maar u kunt hen alvast voorbereiden voordat u nieuwe systemen invoert. Voer tests uit in gecontroleerde omgevingen, zodat zij nieuwe processen kunnen testen en leren.

Stel documentatie op voor nieuwe processen, zodat uw team altijd toegang heeft tot geheugensteuntjes wanneer dat nodig is.

Klanten hebben ook begeleiding nodig, vooral wanneer u nieuwe tools of processen implementeert om de klantervaring te verbeteren. Bied training aan voor uw klantenportaal, mobiele apps voor klanten en nieuwe processen — bijvoorbeeld: documenten scannen met hun telefoon en handtekeningen toevoegen in de app.

7. Test, schaal op, en optimaliseer uw digitale boekhoudprocessen 

Houd bij het digitaliseren van boekhoudprocessen de statistieken nauwlettend in de gaten om de prestaties te vergelijken. Houd bij hoe lang belangrijke taken duren, hoeveel contactmomenten met klanten u nodig heeft en hoe consistent deadlines worden gehaald. Vergelijk deze resultaten met uw pre-digitale benchmarks om te zien wat er is veranderd.

U zult niet altijd onmiddellijk de resultaten verkrijgen die u verwacht — en dat is oké. Verzamel feedback van medewerkers en klanten en gebruik deze om uw processen te verfijnen. Eenvoudige veranderingen kunnen een grote impact hebben: het verwijderen van een overbodige stap, het combineren van twee stappen of het identificeren van gemiste automatiseringsmogelijkheden.

Begin opnieuw met processen met een grote impact en een laag risico om de resultaten te testen en te verfijnen. Test met kleine pilotgroepen, zodat u nieuwe processen kunt verbeteren voordat u ze in het hele bedrijf implementeert. Leer van eventuele knelpunten en pas deze inzichten toe op de rest van uw digitale transformatiestrategie.

Wacht niet op regelgeving om de digitale transitie te realiseren

Europese overheden digitaliseren de boekhouding, maar bedrijven moeten niet wachten tot de deadlines eraan komen. De topbedrijven implementeren nu al digitale systemen in hun interne processen en klantervaringen.

Deze bedrijven verbeteren voortdurend hun efficiëntie en ontsluiten nieuwe groeimogelijkheden. Ze bedienen meer klanten dan ooit en de normen zijn nog nooit zo hoog geweest. Hun klanten zijn tevredener en hebben zich aangemeld voor terugkerende diensten.

Digitale bedrijven zijn voorbereid op alle toekomstige regelgeving, maar ze maken zich geen zorgen over naleving. Zij zijn zich ervan bewust dat de verwachtingen van klanten hoger zijn dan wat overheden kunnen voorschrijven — en zij zijn gefocust op het leveren van de best mogelijke klantervaring.

Veel gestelde vragen:

Is digitale boekhouding verplicht in Nederland?

Voor de meeste bedrijven niet — maar dit is slechts een kwestie van tijd. Nederland stelt e-facturering al verplicht voor transacties tussen bedrijven en overheden (B2G), en het parlement bespreekt momenteel verplichte regels voor B2B-transacties tegen 2028.

Wat zijn de belangrijkste voordelen van digitale boekhouding voor bedrijven?

Digitale systemen verbeteren de efficiëntie van interne processen en interacties met klanten. Door taken zoals facturering, documentverzameling en rapportage te automatiseren, kunnen bedrijven met de bestaande middelen meer bereiken.

Hoe verhoogt digitale boekhouding de tevredenheid van de klant?

Klanten waarderen snellere reacties, beveiligde portalen voor het uitwisselen van documenten en realtime inzicht in hun accounts. Digitale systemen vereenvoudigen elke interactie met klanten en verminderen vertragingen, wat vertrouwen opbouwt en klanten op de lange termijn betrokken houdt.

Hoe veilig zijn klantgegevens in de cloud?

Moderne digitale boekhoud platforms gebruiken versleutelde opslag, op autorisatie gebaseerde toegang en veilige authenticatie om gegevens te beschermen. Bespreek altijd de beveiligingsnormen met potentiële leveranciers en controleer of zij over de belangrijkste certificeringen beschikken, zoals SOC 2 Type II.

Hoe lang duurt een digitale transformatie meestal?

De tijdlijn is afhankelijk van de omvang en gereedheid van uw organisatie. Veel praktijken zien binnen drie tot zes maanden significante resultaten wanneer zij klein beginnen en in fasen opschalen. Volledige integratie — binnen teams, klanten, en systemen kunnen meer tijd in beslag nemen.