Ta full kontroll over workflowen: Gjør feiltilstander om til sømløse prosesser med egendefinerte prosjektstatuser

Arbeidsprosesser er sjelden lineære. Overskredne tidsfrister, uferdige oppgaver, uventede tilføyelser – disse plutselige endringene kan komplisere selv de mest nøye planlagte pipelines. Men hva om workflowen kunne være like tilpasningsdyktig som firmaet ditt?

Med egendefinerte prosjektstatuser kan du gjøre nettopp det. Nå kan du gjøre om feil til unike regler som kan tilpasses for hver enkelt kunde. Med egendefinerte prosjektstatuser kan du sømløst administrere deler av prosessen og sørge for at hvert prosjekt utvikler seg slik du ønsker.

Det handler ikke bare om sporing – det handler om å gi deg full kontroll, uansett hvor komplisert ting blir.

Hold prosjektene på sporet

Håndtering av feil i workflows betyr at prosessen opprettholdes. Som standard er prosjekter enten “aktive” eller “arkiverte” – men med egendefinerte prosjektstatuser kan du nå tydeligere avgrense statusen til prosjektene dine uten at det påvirker sammenhengen eller flyten.

I stedet for å flytte prosjekter ut av fasene, kan du tildele en unik status, for eksempel “Mangler informasjon” eller “Trenger å legges til”, til alle prosjekter som trenger det. På denne måten forblir prosjektet i sin opprinnelige fase og beholder hele sin Workflow-historikk. Du vil aldri miste oversikten over hvor et prosjekt befant seg eller bekymre deg for å ta det tilbake til riktig fase.

Vi er her for å hjelpe deg, så for å komme i gang har vi forhåndsinnstilt noen statuser for vanlige scenarier. Men den virkelige kraften her ligger i tilpasningen. Prosjektets egendefinerte statuser lever opp til navnet sitt, og du kan opprette så mange unike statuser som firmaet ditt trenger.

Se hva som betyr noe når det betyr noe

I en delt pipeline kan prioriteringene bli uklare. Hvilke oppgaver er satt på vent? Hva må det jobbes med akkurat nå? Med egendefinerte prosjektstatuser kan du enkelt se dette på et øyeblikk.

Med unike bakgrunner og tydelige statuslinjer skiller ventende prosjekter seg ut, slik at teamet ditt vet nøyaktig hvor de skal fokusere.

Vil du se nærmere på prosjekter som mangler informasjon om kunden? Eller spore prosjekter med ventende tilføyelser? Med det brukervennlige filteret kan du fokusere på det som er viktigst.

Denne klarheten bidrar til at teamet jobber mer effektivt, fordi de vet nøyaktig hva de skal prioritere og hvor de skal fokusere energien sin.

Tidligere var det mulig å oppnå et slikt nivå av visuell klarhet, men det krevde ekstra trinn, noe som ikke bare fikk prosessene til å virke mer komplekse enn de trengte å være, men som også begrenset mulighetene for automatisering.

Sett ensformig arbeid på autopilot

Egendefinerte prosjektstatuser hjelper deg ikke bare med å organisere, de sørger også for at prosjektene utvikler seg uten manuell inngripen.

La oss se nærmere på to vanlige workflows og hvordan de kan settes opp på best mulig måte. Noen scenarier er enkeltstående, for eksempel manglende informasjon, som i mange tilfeller krever at teamet spesifiserer hva som mangler. I dette scenariet setter du prosjektstatusen til “Mangler informasjon” og oppretter en kundeforespørsler, som spesifiserer den manglende informasjonen. Så snart Kundeforespørselen er fullført, vil prosjektstatusen automatisk gå tilbake til “Aktiv”.

Selv om manglende informasjon vanligvis er forskjellig fra gang til gang, finnes det andre scenarier som er konsistente og kan utarbeides i henhold til en mal, for eksempel tillegg. I slike tilfeller kan du bruke en egendefinert prosjektstatus, for eksempel «Tillegg trengs», og benytte deg av statusbaserte automatiseringe, for eksempel ved å tildele en oppgave til en administrator for å sende inn tillegget. Så snart administratoren er ferdig med oppgaven, kan prosjektet automatisk gå tilbake til “Aktiv”.

I begge scenariene – spesifiserte, kundeforespørsler eller standardiserte firmaprosesser – kan prosjekter forbli i samme fase, teamet ditt har alltid full oversikt over hvilke prosjekter som er utenfor standardprosessene og en klar prosess der de automatisk går tilbake til “Aktiv”, slik at teamet ditt kan fortsette å gjøre det de gjør best.

Ved å automatisere disse overgangene reduserer du risikoen for menneskelige feil, sparer tid og sørger for at prosjektene kommer i gang så snart de er klare. Teamet ditt kan fokusere på verdifullt arbeid i visshet om at hver oppgave er akkurat der den skal være.

Ta kontroll med TaxDome

Hos TaxDome lager vi ikke bare programvare – vi lager løsninger som er utviklet for å støtte din suksess. Plattformen vår hjelper deg med å delegere mer, spare tid og fokusere på det som virkelig betyr noe: å levere eksepsjonell service til kundene dine.

Bli en av de mer enn 10.000 selskapene som stoler på TaxDome for å administrere virksomheten sin mer effektivt og få firmaet til å vokse med selvtillit. Bestill en demo i dag og oppdag forskjellen selv.