4 Dicas Negligenciadas da Gestão das Práticas Contabilísticas Modernas

Cada mudança requer uma ligeira mudança de perspetiva, o que pode ser estonteante para as empresas que tentam simplesmente acompanhar a evolução.

A tecnologia tem proporcionado às empresas de contabilidade novas oportunidades de impressionar os clientes, automatizar tarefas repetitivas, e poupar dinheiro.

Razão pela qual recolhemos quatro das dicas de gestão das práticas contabilísticas mais negligenciadas. Continue a ler para obter dicas de especialistas em como gerir eficazmente a sua prática contabilística investindo em cibersegurança, automatização, contas a receber, e no embarque de clientes.

1. A maioria das violações da cibersegurança provêm internamente. Limite o acesso aos dados do contribuinte de acordo com a necessidade.

O aumento dos riscos de cibersegurança a nível mundial tem colocado uma grande pressão sobre as empresas de contabilidade no sentido de protegerem os dados dos contribuintes.

Esta pressão não vem apenas do regulamento do IRS, uma vez que a segurança informática é também uma preocupação crescente entre os consumidores. Num inquérito recente do RSA, 91% dos inquiridos afirmaram que desejam que os prestadores de serviços tornem a segurança mais evidente.

Esta cultura de segurança avançada oferece uma oportunidade para as empresas atuais conquistarem a confiança dos clientes.

Mas para que os esforços de segurança sejam bem sucedidos, devem ser adaptados às ameaças prováveis. Os especialistas em cibersegurança e a investigação demonstraram que a maioria das violações vêm de fontes dentro da empresa. Isto não quer dizer que os funcionários sejam particularmente pouco fiáveis, uma vez que o erro humano seja considerado a origem mais frequente dos problemas de segurança de dados, segundo a Computer Weekly, 84% dos ciberataques são devido a erro humano.

Independentemente de quem tenha a culpa, a atenuação do risco interno é um passo crucial para garantir a segurança.

Recomendamos que as empresas limitem o acesso dos funcionários a dados sensíveis partilhando apenas tais dados numa base de necessidade de conhecimento. Se estiver a trabalhar com subcontratados, não os exponha a recolhas de dados à escala da empresa. Em vez disso, atribua-lhes clientes para gerir, ou direcione-os para a realização de tarefas específicas que não exijam acesso a dados sensíveis.

O IRS recomenda as seguintes práticas de segurança:

• Os documentos fiscais devem estar trancados por software quando enviados aos clientes
• A comunicação por email deve ser encriptada
• As palavras-chave necessitam de ser alteradas a cada 60 a 90 dias
• Realize um plano de notificação de violação

2. O problema de confiar em clientes de email tradicionais: ineficiência.

Embora a introdução do email tenha ajudado as empresas a melhorar as comunicações e a eficiência global, os avanços desde então demonstraram que contar com um único cliente de email para tratar de todas as comunicações empresariais está longe de ser eficiente.

Os marketers atuais utilizam cada vez mais ferramentas de marketing de email e automação para chegar aos clientes a uma escala muito maior do que o esperado de outra forma. Além disso, o software de automatização armazena dados num local centralizado e seguro, em vez de os dados estarem espalhados por dezenas de membros da equipa, cada um dentro da sua própria caixa de entrada, potencialmente vulnerável.

As empresas podem beneficiar bastante do software de automatização contabilística. E os benefícios vão para além dos fluxos de trabalho mais eficazes.

O software de contabilidade foi concebido para servir tanto contabilistas como clientes, com portais de clientes que apresentam faturas em atraso, armazenam documentos fiscais uploaded e devoluções antigas, exibem quaisquer faturas em atraso ou prazos futuros, e permitem o envio de mensagens diretas entre si e os seus clientes.

Ao consolidar praticamente todas as interacções numa única plataforma, os clientes obtêm também uma experiência sofisticada e unificada. Uma que não só fornece as ferramentas e informações de que necessitam – quando as desejarem – mas também demonstra autoridade ao mesmo tempo que transmite uma experiência de marca positiva.

3. Flexibilize os pagamentos para recuperar mais das suas contas. E dê-lhes um incentivo para pagarem.

Os contabilistas compreendem que os clientes não são muitas vezes fiáveis na sua comunicação. Alguns podem ser contabilizados para responder a inquéritos de forma rápida, cumprir prazos, e pagar na íntegra a tempo e horas. Outros, por outro lado, exigem muito mais trabalho, se é que pagam de todo.

Para aqueles que atualmente se debatem com contas antigas e um índice de volume de negócios de contas a receber cada vez mais elevado, recomendamos que aceitem uma maior variedade de métodos de pagamento, como cartões de crédito e pagamentos ACH.

Recuperar contas antigas, dando aos clientes motivos adicionais para pagarem as suas faturas pendentes. Com TaxDome, tem também a opção de trancar documentos às faturas, assegurando que é pago pelo trabalho que realizou.

4. Tirar o máximo partido do embarque de novos clientes.

Por vezes associado aos aspetos mais monótonos do trabalho contabilístico, o embarque de novos clientes representa uma enorme oportunidade para as empresas que procuram estabelecer uma relação positiva.

O saber é poder, e neste caso, fazer as perguntas certas permite-lhe estabelecer expectativas de forma positiva, assegurar-lhes quaisquer receios, e recordar-lhes a razão pela qual fizeram a escolha certa ao contratá-lo. Para o fazer, não se esqueça de abordar os seguintes tópicos:

• Os seus objetivos fiscais e financeiros gerais
• A experiência e os sentimentos gerais sobre como trabalhar com empresas de contabilidade
• A razão pela qual contactaram a sua empresa
• Os restantes passos que irão dar no embarque
• As práticas/tecnologias de segurança da sua empresa
• A capacidade da sua empresa aumentar o negócio dos seus clientes
• A pessoa de contacto que lhes foi atribuída, e as suas informações de contacto

Adicionalmente, deverá abordar os prazos. Mantendo-os envolvidos no processo desde o início, ajuda os clientes a sentirem-se cada vez mais envolvidos no processo. Para além disso, uma cadência constante de mensagens de lembrete ajuda a manter a sua prática bem presente.

Tem apenas uma oportunidade de causar uma boa primeira impressão, por isso certifique-se que faz um bom trabalho. E se desejar automatizar todo o processo, pode fazê-lo utilizando os projetos TaxDome e as automatizações.

Dê o passo seguinte.

Afinal, os clientes desejam uma experiência fácil, sem stress e lucrativa. É provável que já tenha dedicado bastante tempo a servi-los melhor, e de forma mais eficiente, o que faz do aperfeiçoamento contínuo o próximo passo lógico no crescimento de uma prática contabilística competitiva.

TaxDome oferece uma plataforma de prática contabilística flexível e intuitiva, apresentando um portal do cliente, gestão de relações com clientes (CRM), e segurança de nível mundial, entre muitas outras opções. Junte-se à nossa demonstração diária ao vivo com perguntas e respostas para saber mais.