A competição entre a videoconferência e as reuniões presenciais: quem será o vencedor?

2020 foi um ano desafiante para todos: as pessoas tiveram de suportar muitas dificuldades enquanto eram forçadas a criar novos hábitos. Enquanto isto acontecia, muitas coisas e rotinas que antes pareciam inimagináveis, tornaram-se o novo normal. Um dos melhores exemplos disto foi, sem dúvida, a difusão das videoconferências como uma ferramenta essencial para trabalhar e comunicar. Mas ocorre uma questão: será uma reunião de Zoom mais eficiente do que uma reunião presencial? 

Há prós e contras: a videoconferência é melhor para o ambiente, uma vez que reduz as emissões causadas pelas deslocações, e é definitivamente menos demorada para os participantes na chamada. As pessoas não têm de despender horas importantes de e para a deslocação ao local da reunião, apenas têm de se conectar à hora acordada e, uma vez terminada a videoconferência, podem continuar com o seu trabalho. 

Tudo parece demasiado perfeito, então e onde está o senão? A videoconferência é conveniente e permite que cada colaborador seja o mais eficiente possível…mas ao mesmo tempo retira alguns momentos preciosos que certamente alguém estava à espera: a pausa inevitável para chegar ao local da reunião, o café antes da reunião onde os colegas têm a oportunidade de conversar e descontrair um pouco… Estes parecem ser aspectos menos importantes de um dia-a-dia que as pessoas apreciam mais agora. Além disso, mais um aspeto deve ser tomado em consideração: os gestos e a interação humana. O aspeto físico da interação humana não deve ser subestimado: durante uma reunião, muito pode ser compreendido sobre os nossos colaboradores pela forma como movem as mãos, se tocam no cabelo, no rosto…todas estas pequenas coisas são fundamentais para compreender como se sente a pessoa à nossa frente, se está nervosa, se está confiante…se está a mentir. Por vezes estes gestos escondem-se atrás de um ecrã, tornando a conferência apenas um mero procedimento onde não é possível acrescentar o “toque humano” que uma reunião em pessoa teria. Os psicólogos comportamentais dirão-nos que nós, humanos, captamos toda uma série de mensagens não verbais enquanto interagimos pessoalmente, e é muito mais fácil estabelecer uma relação em pessoa do que numa videochamada.

Por outro lado, a videoconferência permite-lhe ir direto ao assunto: poderá explicar os seus produtos e serviços de forma rápida e fácil a um número indeterminado de pessoas ao mesmo tempo.  Poderá gravar a reunião, para que possa utilizá-la como ponto de referência, como lembrete, ou mesmo como prova do que foi dito. Além disso, os potenciais clientes são provavelmente mais propensos a aceitar uma reunião de longa distância do que uma reunião presencial, onde as deslocações e a logística têm de ser consideradas. 

Tornou-se evidente que existe agora uma necessidade de interação humana a colmatar, então como podemos fazê-lo?

Aqui estão algumas dicas que o ajudarão a dar um toque humano e pessoal às suas videoconferências:

• Seja claro – a ligação pode não ser a melhor e não soará como um robot
• Procure olhar mais para a câmara – quando falamos com alguém, queremos que nos olhem nos olhos. Videochamadas funcionam da mesma forma através de um computador: olhe para a câmara, não para o canto superior esquerdo do seu ecrã…vai parecer que está a ter uma visão!
• Sorria! – é apenas um ecrã, mas as pessoas ainda o conseguem ver
• Verifique o seu fundo – esconda as 20 chávenas de café ou espaço de escritório desarrumado…não importa onde esteja, deve parecer sempre profissional
• Posição da câmara – as pessoas querem ver a sua cara como se estivesse sentado no seu escritório. Não, não querem ver a sua testa, nem as suas narinas ou a planta no canto direito atrás de si.
• Modo “não incomodar” – Certifique-se de que ninguém lhe vai perguntar o que gostaria de jantar ou o que quer fazer no domingo, enquanto estiver numa videoconferência. Silencie também o seu telefone!

Demora algum tempo até que se recorde de todos estes truques, mas é claro que precisamos de nos habituar a isso, porque a vida profissional digital veio para ficar. 

Em conclusão, podemos dizer que é uma competição justa entre videoconferências e reuniões presenciais, e que não há apenas um vencedor. Temos de tirar partido do melhor de ambos e aprender a combiná-los. Será para o melhor e ferramentas como TaxDome podem mostrar-lhe exatamente como gerir o seu negócio remotamente, tendo videoconferências e sessões individuais podem melhorar a forma como as pessoas trabalham. E se alguém faltar a uma reunião importante, com ferramentas como TaxDome Páginas Wiki poderá partilhá-las e todos terão toda a informação necessária.