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Como proprietário de uma pequena empresa em Portugal, gerir eficazmente as suas finanças é crucial para o êxito e crescimento do seu negócio. Um dos aspectos mais importantes da gestão financeira é a escrituração. Uma contabilidade adequada não só garante a conformidade com os regulamentos fiscais de Portugal, como também fornece informações valiosas sobre o estado financeiro da sua empresa. Neste blogue, vamos analisar dicas essenciais para manter uma escrituração contabilística eficiente que o(a) podem ajudar a manter-se organizado, poupar tempo e tomar decisões financeiras informadas.
Adote um software de contabilidade baseado na cloud (nuvem)
Já lá vão os dias em que a contabilidade era feita manualmente em folhas de cálculo em papel. Adira à era digital investindo num software de contabilidade baseado na cloud (nuvem) com interfaces de fácil utilização e automatizações para facilitar a sua vida. Com a contabilidade na cloud (nuvem), consegue reconciliar transações, gerar faturas e gerir despesas em qualquer lugar, simplificando significativamente o seu processo de escrituração.
Como a TaxDome pode ajudar:
Mantenha tudo armazenado num único local e tenha acesso aos ficheiros importantes dos seus clientes em qualquer lugar com a nossa aplicação móvel.
Separe as finanças da empresa das pessoais
Misturar as finanças pessoais com as da empresa é um erro comum dos proprietários das pequenas empresas. Abra contas bancárias distintas para a sua empresa e mantenha registos financeiros claros. Esta separação não só simplifica a escrituração como também garante o cumprimento da legislação fiscal de Portugal. Considere ainda a possibilidade de obter um cartão de crédito empresarial para despesas, distinguindo ainda mais as finanças pessoais das da empresa.
Como a TaxDome pode ajudar:
Para mitigar tarefas e trabalhar para fins profissionais e pessoais, pode criar várias contas com o mesmo contacto. Tal permite que o indivíduo separe os seus assuntos pessoais dos profissionais, facilitando a partilha das informações relevantes no respetivo portal. Também ajuda a manter a organização, mantendo os ficheiros dos clientes em contas distintas.
Mantenha um registo das receitas e despesas
Um registo preciso das receitas e despesas é fundamental para uma escrituração eficaz. Atualize regularmente os seus registos com detalhes de vendas, compras e outras transações financeiras. Categorize as despesas corretamente para identificar itens dedutíveis de impostos. Ao manter-se a par dos seus dados financeiros, pode obter informações valiosas sobre o seu fluxo de tesouraria e rentabilidade assim como identificar áreas a melhorar.
Como a TaxDome pode ajudar:
Solicite a informação de que necessita, no momento necessário, com os questionários da TaxDome. Estes questionários personalizáveis permitem-lhe solicitar todas as informações dos seus clientes para processar a escrituração através do portal pessoal do cliente. Simplifique o processo incluindo uma lógica condicional que só apresentará perguntas relevantes para eles com base nas suas respostas anteriores. Atribua etiquetas às contas dos clientes com base nas respostas dadas para ajudar a organizar e a aplicar-lhes ações em massa.
Defina um agendamento consistente para a escrituração
A consistência é fundamental quando se trata de escrituração. Estabeleça um horário regular para atualizar os seus registos financeiros. Quer seja semanal, quinzenal ou mensal, mantenha uma rotina para evitar a acumulação de transações. Uma escrituração consistente ajuda a evitar erros, garante a exatidão e permite-lhe identificar potenciais problemas financeiros numa fase inicial.
Como a TaxDome pode ajudar:
Gerir prazos pode ser complicado, sobretudo quando cada cliente é diferente. Razão pela qual, na TaxDome, consegue criar agendamentos de recorrência personalizados que adicionarão os seus clientes a fluxos de trabalho com base em datas pré-definidas pelo utilizador. Isto significa que não haverá prazos não cumpridos ou preocupações sobre que clientes adicionou a cada automatização. Esta funcionalidade também pode ser aplicada a outras automatizações e não apenas à escrituração, para que possa poupar tempo em todos os serviços que oferece aos clientes!
Reconciliar extratos bancários
Reconciliar os extratos bancários com os registos de contabilidade é um passo crucial da escrituração. Este processo ajuda a identificar quaisquer discrepâncias, erros ou transações em falta. A reconciliação bancária regular garante que os dados financeiros permaneçam precisos e atualizados, reduzindo o risco de tomar decisões financeiras desinformadas.
Como a TaxDome pode ajudar:
Ao criar tarefas repetidas na TaxDome para a reconciliação, pode assegurar que está sempre a par do trabalho que tem de ser feito. Inclua diferentes elementos no modelo de tarefa, por exemplo, subtarefas para um acompanhamento mais profundo, atribuição de tarefas para a gestão de equipas e associação de diferentes estados para que possa ter uma imagem clara do trabalho em curso.
Mantenha uma documentação adequada
Em Portugal, manter registos financeiros adequados não é apenas uma boa prática, é um requisito legal. Mantenha a documentação de apoio de todas as transações financeiras, incluindo faturas, recibos e registos de pagamento. Estes documentos servem como prova durante as auditorias fiscais e ajudam a resolver quaisquer discrepâncias durante o processo de reconciliação.
Como a TaxDome pode ajudar:
Diga adeus aos limites de armazenamento de documentos e revolucione a forma como armazena ficheiros com o portal documental da TaxDome. Obtenha armazenamento ilimitado e modelos completamente personalizáveis que podem ser aplicados em massa aos seus clientes. Para facilitar a troca de documentos a partir de outros softwares, pode também usar o Disco TaxDome o qual se integrará perfeitamente com o seu computador, permitindo-lhe transferir ficheiros com facilidade.
Monitorize prazos fiscais
Como proprietário de uma pequena empresa, é essencial cumprir os prazos fiscais de Portugal. Não se esqueça de marcar no seu calendário datas fiscais importantes, como as declarações de IRS/IRC. O não cumprimento desses prazos pode resultar em penalizações, pelo que é vital manter-se informado sobre as suas obrigações fiscais.
Como a TaxDome pode ajudar:
Ninguém gosta de ser multado, mas como é que se pode manter a par de todos os prazos fiscais dos seus clientes? Este é também um aspeto em que a TaxDome pode ajudar! Com vários painéis de controlo para o ajudar a rever o estado e o progresso do seu trabalho, deixará de ter de se preocupar com a violação de prazos e atrasos. Utilize os painéis para verificar o que está em curso e, se necessário, reatribua tarefas a outros membros da equipa.
Procure orientação profissional
Se considerar a escrituração uma tarefa difícil ou não tiver os conhecimentos necessários, considere procurar orientação profissional junto de um contabilista ou de um serviço de escrituração. Um profissional qualificado pode ajudá-lo a criar sistemas de contabilidade eficientes, oferecer aconselhamento fiscal e garantir o cumprimento dos regulamentos contabilísticos de Portugal.
Como a TaxDome pode ajudar:
Por que não consultar o nosso programa de consultores onde pode solicitar a assistência de empresas que já utilizam TaxDome para a escrituração. A experiência destes consultores ajudá-lo-á a estabelecer os melhores processos para os seus clientes, permitindo que o seu negócio atinja novos patamares. Obtenha assistência à sua medida e selecione um dos muitos consultores!
Conclusão
Ter uma escrituração eficiente é a base da estabilidade financeira e do crescimento das pequenas empresas em Portugal. Ao adotar ferramentas de contabilidade modernas, manter registos precisos e cumprir as obrigações fiscais, consegue simplificar o seu processo de escrituração e obter informações valiosas sobre o estado financeiro da sua empresa. Lembre-se, com uma escrituração adequada, pode tomar decisões informadas e impulsionar a sua empresa para o sucesso. Invista tempo e esforço numa escrituração eficiente para que a sua pequena empresa possa colher frutos.
Nicie o período experimental da TaxDome
Samuel George é o Country Manager da TaxDome no Reino Unido, é responsável por todas as operações na região, supervisionando uma vasta gama de tarefas, entre as quais as vendas e a expansão do produto. Participa ativamente em eventos do sector a fim de aumentar a visibilidade do produto, participa também em eventos online, como seminários online para partilhar informações com a sua comunidade. Tirando partido da sua experiência, formula e executa planos estratégicos para impulsionar a geração de receitas e expandir a presença no mercado.
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