O que é um fluxo de trabalho contábil? Guia completo com exemplos

Quando sua carga de trabalho aumenta, convém ser organizado. É claro que a organização é diferente dependendo das metas e necessidades de cada pessoa e empresa. Para os contadores, é essencial manter-se organizado para conseguir conciliar comunicação, marketing, crescimento e trabalho contábil focado. É aí que entra a importância de ter um fluxo de trabalho contábil eficaz.

O que é um fluxo de trabalho contábil?

Um fluxo de trabalho contábil define os passos necessários para a conclusão de um processo. Considere-o como uma ferramenta organizacional. Seu fluxo de trabalho leva você da primeira à última etapa da conclusão de um trabalho específico.

Para os contadores, os fluxos de trabalho padronizam os processos mensais. Desde a realização de lançamentos contábeis ao longo do mês até o fechamento e a conciliação desses lançamentos, um fluxo de trabalho de contabilidade cria um processo organizado a ser seguido.

Para os profissionais da área fiscal, um fluxo de trabalho pode incluir a coleta de documentos sobre receitas e despesas, a preparação e a revisão de declarações de impostos, as revisões e assinaturas de clientes, a declaração de impostos e a cobrança de pagamentos por serviços. 

Por que é essencial gerenciar fluxos de trabalho em uma empresa de contabilidade

Embora as particularidades do fluxo de trabalho de cada empresa variem de acordo com os serviços específicos oferecidos, a importância de um fluxo de trabalho organizado é universal. A implementação de um fluxo de trabalho eficaz oferece os seguintes benefícios a empresas de contabilidade em todos os tamanhos.

Vejamos esses benefícios mais detalhadamente.

• Maior eficiência: um fluxo de trabalho bem definido reduz significativamente o esforço e o tempo necessários para concluir as tarefas. Ao esclarecer quem faz o quê e quando, você consegue eliminar redundâncias e acelerar a conclusão das tarefas.
• Precisão aprimorada: com cada etapa projetada para detectar e corrigir erros, os fluxos de trabalho estruturados reduzem a probabilidade de erros. Essa precisão não é vital apenas para a conformidade, mas também para criar confiança em seus clientes. 
• Responsabilidade pessoal: fluxos de trabalho claramente definidos significam que tarefas específicas são atribuídas a membros individuais da equipe. Isso promove a responsabilidade dentro da equipe, pois cada membro sabe pelo que é responsável e entende como seu trabalho afeta o resultado geral.
• Satisfação do cliente: fluxos de trabalho eficientes e precisos levam a tempos de resposta mais rápidos, o que resulta em maior satisfação do cliente. 
• Conformidade regulatória: um fluxo de trabalho eficaz incorpora verificações de conformidade em pontos críticos para garantir que todos os relatórios financeiros e registros fiscais atendam aos padrões regulamentares. Isso ajuda a evitar violações e solidifica a reputação da sua empresa como sendo de confiança que cumpre as normas. 
• Melhoria contínua: à medida que sua empresa muda, seus fluxos de trabalho também mudam. Essa adaptação é essencial para avaliar a eficácia de seus fluxos de trabalho e descobrir melhorias na eficiência. 

Elementos-chave de um fluxo de trabalho contábil eficaz

Um fluxo de trabalho contábil eficaz envolve vários componentes essenciais. Veja o que você precisa para tornar seu fluxo de trabalho funcional, estratégico e adaptável.

Ferramentas e software de automatização

Encontrar a ferramenta certa para ajudar você a realizar o trabalho é o primeiro passo para criar um fluxo de trabalho melhor. Felizmente, a tecnologia oferece aos contadores ferramentas incríveis, como o software de gerenciamento de fluxo de trabalho. 

O software de gerenciamento de fluxo de trabalho aumenta significativamente a eficiência das empresas de contabilidade, automatizando uma variedade de tarefas administrativas, como:

• Enviar cartas de compromisso
• Solicitações de documentos
• Solicitações de assinatura eletrônica
• Faturas
• Lembretes

Com isso, sua empresa economiza tempo ao reduzir o esforço manual, permitindo à equipe se concentrar mais em tarefas de nível superior.

Alguns softwares oferecem até mesmo informações sobre a eficiência e a produtividade da sua equipe, ajudando-o a refinar seus fluxos de trabalho para maximizar esses benefícios importantes. 

Uso de modelos

Além de economizar tempo e esforço para fazer tudo do zero, os modelos contábeis também proporcionam consistência e padronização em todos os documentos ou relatórios. Isso facilita a eficiência, permitindo que a equipe preencha os documentos rapidamente sem se concentrar no layout ou no design. Também reduz a probabilidade de erros. 

Os modelos também servem como valiosas ferramentas de treinamento para novos membros da equipe. Eles ilustram os procedimentos padrão para a criação e o manuseio de documentos em sua empresa. Isso ajuda no treinamento e garante que os membros menos experientes da equipe consigam realizar trabalhos que atendam aos padrões da sua empresa. Os modelos também facilitam a delegação de tarefas de forma confiante, sabendo que o resultado atenderá aos requisitos de forma consistente.

Processos padronizados

A padronização de processos em um fluxo de trabalho contábil consiste em criar uma abordagem consistente para lidar com as tarefas. É como ter um modelo de como os membros da equipe executam as tarefas. De fato, os processos padronizados oferecem os mesmos benefícios que os modelos. Eles ajudam a aumentar a eficiência e a precisão e facilitam o treinamento de novos funcionários para a execução de suas tarefas. 

As empresas com processos padronizados também podem se sentir mais confiantes em relação ao cumprimento dos padrões de conformidade. 

Tudo isso leva a uma melhor consistência quando se trata de oferecer uma experiência de qualidade e em conformidade com as normas para seus clientes. 

Escalabilidade

Com o aumento da eficiência, vem a capacidade de aceitar mais clientes e expandir seus negócios. No entanto, o ajuste de seu fluxo de trabalho para acomodar um número significativo de novos clientes tem seus desafios. Para dimensionar seu fluxo de trabalho de forma eficaz, considere o seguinte:

• Implementar soluções tecnológicas abrangentes: os softwares de gerenciamento de fluxo de trabalho são desenvolvidos para serem dimensionados à medida que as empresas crescem, de modo que é essencial usá-los para reinventar seu fluxo de trabalho contábil
• Ofereça treinamento e desenvolvimento completos: quanto mais sua equipe souber sobre o software que você usa, melhor equipada estará para obter o máximo de suas soluções
• Otimize sua alocação de recursos: utilize ferramentas de controle de tempo para obter informações sobre a eficiência de sua equipe e eliminar obstáculos e outras ineficiências
• Revise e refine seu fluxo de trabalho: Identifique áreas de melhoria, revisando regularmente seus processos e fazendo as alterações necessárias

Mecanismos de feedback

A revisão e o refinamento de seus fluxos de trabalho não se limitam à análise de números. Existem vários recursos para que as empresas possam obter feedback sobre a eficácia de seus fluxos de trabalho.

O feedback da equipe é de grande valor porque os funcionários interagem todos os dias com os processos do fluxo de trabalho. Ao incentivar a equipe a compartilhar suas observações e sugestões, é possível identificar ineficiências, redundâncias ou questões que precisam ser esclarecidas.

O feedback dos clientes é outra fonte fundamental de informações. Perguntar regularmente aos clientes sobre sua experiência com os serviços da empresa ajuda a garantir que o fluxo de trabalho seja centrado no cliente e atenda às suas necessidades. Esse feedback pode destacar aspectos da prestação de serviços que estão funcionando bem ou revelar áreas em que os clientes enfrentam dificuldades. 

As análises de gerenciamento também contribuem com uma camada estratégica de feedback, concentrando-se no alinhamento do fluxo de trabalho com os objetivos gerais da empresa. Isso ajuda a criar um fluxo de trabalho contábil que funcione sem problemas no dia a dia e dê suporte a metas e estratégias comerciais mais amplas.

5 exemplos de fluxos de trabalho contábeis

É claro que existem diferentes fluxos de trabalho em um escritório contábil que buscam atingir diferentes objetivos. Apresentamos alguns fluxos de trabalho que talvez você queira melhorar em seu escritório. 

1. Integração do cliente

A integração eficaz do cliente ajuda a simplificar a comunicação, define expectativas claras e fornece as informações necessárias para atender seus clientes. Você começará com uma carta de compromisso inicial que descreva claramente seus termos e condições, serviços, preços e outras informações vitais de que seus clientes precisam.

Após tudo ter sido acordado e seu cliente ter assinado a carta de compromisso, você precisará reunir todas as informações e documentação essenciais. É nesse ponto que as ferramentas de CRM (gerenciamento de relacionamento com o cliente) e de gerenciamento são úteis. Elas podem: 

• Enviar automaticamente a comunicação inicial
• Coletar e armazenar o documento assinado
• Fornecer materiais de boas-vindas
• Enviar uma lista de informações e documentos necessários que o cliente precisa fornecer
• Importar automaticamente essas informações para seu CRM 

Você pode economizar muito tempo nesse processo se o seu fluxo de trabalho for padronizado e automatizado, sobretudo quando estiver integrando muitos clientes novos ao mesmo tempo.

2. Comunicação com o cliente

A comunicação é um aspecto fundamental da administração de uma empresa de contabilidade, seja para atualizar os clientes sobre o status de seus trabalhos ou para solicitar informações adicionais. Para manter essa comunicação o mais organizada e eficiente possível, é melhor ter canais de comunicação claros por meio de uma única fonte, para que você não perca tempo alternando entre sua caixa de entrada de e-mail ou qualquer outro bate-papo que possa utilizar. 

Essa fonte única pode ajudá-lo a se comunicar com os clientes de várias maneiras. Por exemplo, TaxDome permite que os clientes se comuniquem de forma segura com os profissionais de contabilidade por meio de e-mail sincronizado, bate-papos no portal, aplicativo móvel do cliente e até mesmo mensagens de texto SMS. Toda essa comunicação é então entregue aos contadores e escriturários na plataforma TaxDome, facilitando o controle de tudo e economizando tempo. 

3. Atualização contábil

É fundamental assegurar que os registros financeiros reflitam com precisão a situação financeira real da empresa. Ajusta as estimativas preliminares, os acréscimos e as provisões para que correspondam aos valores reais e corrige quaisquer discrepâncias entre os valores estimados e os resultados reais. 

As partes principais desse fluxo de trabalho incluem:

• Ajustar as provisões fiscais após a apresentação das declarações fiscais 
• Atualização de provisões para despesas como serviços públicos e aluguel com base em faturas reais 
• Reconciliação de custos de estoque
• Ajustar a depreciação de ativos de acordo com o uso

Leia mais em nosso blog sobre as práticas recomendadas de validação para ajudá-lo a criar um fluxo de trabalho eficaz.

4. Fechamento financeiro mensal

Falando em fluxos de trabalho para manter os registros financeiros da sua empresa em ordem, você economizará tempo e energia da sua equipe se tiver um fluxo de trabalho consistente para o fechamento financeiro mensal. Para fazer isso, você precisará estabelecer processos claros para cada etapa, identificar quem é responsável por cada uma delas e definir cronogramas para a conclusão dessas tarefas.

• Reconciliar todas as contas
• Revisar as contas a receber
• Revisar contas a pagar
• Ajustar lançamentos contábeis
• Preparar demonstrações financeiras
• Revisar e aprovar

Após tudo estar concluído e aprovado, compartilhe os relatórios finais com todos os envolvidos. Isso mantém todos informados sobre o desempenho financeiro da empresa e cientes de todo o fluxo de trabalho, para que possam oferecer feedback para melhorias.

5. Contas a receber

Manter o controle do dinheiro que os clientes lhe devem é vital para entender a saúde financeira da sua empresa. Os modelos ajudam a organizar e limpar tudo, além de simplificar o processo.

O uso de um modelo para contas a receber oferece uma série de valores e benefícios, tais como

• Um processo consistente e padronizado que reduz a probabilidade de erros
• Economia de tempo por não ter que gastar tempo formatando 
• Maior capacidade de rastrear e gerenciar dados financeiros
• Economizar tempo na preparação para auditorias
• Reduz o esforço necessário para treinar novos membros da equipe, mantendo os padrões

Como implementar e manter um fluxo de trabalho contábil

Criar um fluxo de trabalho contábil eficaz nem sempre é um processo simples, envolve algumas tentativas e erros. Mas esses ajustes fazem parte do desenvolvimento de um sistema que realmente se adapte às necessidades exclusivas de sua empresa. Ao seguir uma abordagem estruturada, você pode estabelecer uma base sólida para trabalhar. Comece com estas etapas:

1. Avaliação das práticas atuais

Faça uma análise completa dos processos e fluxos de trabalho contábeis existentes em sua empresa. Avalie como as transações são registradas, como os dados fluem pelo sistema e como tarefas como faturamento, pagamentos e relatórios são gerenciadas. Isso identifica ineficiências, redundâncias e áreas em que o fluxo de trabalho atual é deficiente.

2. Pesquisar ferramentas de fluxo de trabalho de contabilidade

Procure um software de fluxo de trabalho contábil que atenda às suas necessidades. Considere os recursos, os custos, a integração e a escalabilidade. Você deseja algo que seja fácil de usar, economize tempo com a automatização, ajude a melhorar a precisão por meio da organização e forneça outros recursos úteis aos seus fluxos de trabalho.

3. Treine sua equipe

Organize sessões de treinamento abrangentes que cubram como usar as novas ferramentas de forma eficaz, quaisquer alterações nos processos de fluxo de trabalho e como lidar com quaisquer problemas que surjam. Certifique-se de reservar tempo suficiente para esse treinamento, de modo que sua equipe esteja bem preparada para quando os novos fluxos de trabalho entrarem em vigor. 

4. Monitorar para otimização

Monitore continuamente seus novos fluxos de trabalho para descobrir qualquer coisa que tenha sido perdida ou onde haja oportunidades de melhoria. Isso não apenas aumentará a eficiência ao longo do tempo, mas também treinará sua empresa para se adaptar às mudanças. 

Depois de implementar o fluxo de trabalho, desenvolva indicadores-chave de desempenho (KPIs) para ajudá-lo a monitorar e otimizar as automatizações do fluxo de trabalho. A coleta de feedback dos membros da equipe em todos os níveis também o ajudará a fazer ajustes que melhorem a eficiência de todos.

Principais conclusões

A criação de fluxos de trabalho contábeis simplificados que utilizam a automatização economiza tempo e dinheiro para sua empresa, permitindo que os membros da equipe se concentrem em tarefas de maior importância e prestem serviços a mais clientes. 

Se você está procurando uma solução de gerenciamento que não apenas simplifique seus fluxos de trabalho, mas também oferece recursos poderosos de relatórios alimentados por inteligência artificial, um aplicativo móvel para clientes bem avaliado e comunicação e gerenciamento de documentos seguros, solicite uma demonstração e descubra como TaxDome está transformando empresas de contabilidade de todos os tamanhos.