Cine trebuie să folosească e-Factura în România și ce avantaje are

Digitalizarea schimbă modul în care gestionăm documentele și raportările fiscale. Un pas important în această transformare este e-Factura, sistemul electronic prin care facturile sunt transmise și stocate într-un format standardizat. În acest articol explicăm cine folosește e-Factura, ce beneficii aduce și cum influențează activitatea zilnică.

Ce este e-Factura?

e-Factura este sistemul național de facturare electronică prin care facturile sunt emise, transmise și primite exclusiv în format digital, folosind un standard unic stabilit de Ministerul Finanțelor. Scopul său este să asigure un cadru transparent și sigur pentru toate tranzacțiile comerciale, indiferent dacă vorbim despre firme mari, IMM-uri sau PFA-uri.

Funcționarea sistemului este relativ simplă: furnizorul emite factura în format electronic XML, o încarcă în Spațiul Privat Virtual (SPV), iar aceasta este validată automat de sistem. Odată validată, factura devine disponibilă pentru destinatar, care o poate descărca și înregistra în propria evidență contabilă. Astfel, se elimină riscurile de pierdere, dublare sau modificare neautorizată a documentelor.

În România, introducerea e-Factura a început treptat. Din 2022, a fost obligatorie pentru facturile către instituțiile publice (B2G) și pentru categoriile de produse cu risc fiscal ridicat. Începând cu 2024, obligația a fost extinsă la toate tranzacțiile între firme (B2B), marcând trecerea completă la facturarea electronică la nivel național.

Cine este obligat să folosească e-Factura

Obligația de a utiliza sistemul RO e-Factura a fost introdusă treptat, în funcție de tipul de tranzacție și de categoria de contribuabili:

• Companiile care emit facturi către instituții publice (B2G)
  Din iulie 2022, toți operatorii economici care furnizează bunuri sau servicii instituțiilor publice au fost obligați să transmită facturile prin e-Factura. Astfel, statul are o evidență clară și imediată a facturilor emise către entitățile publice.
• Firmele care comercializează produse cu risc fiscal ridicat
  Tot din 2022, s-a introdus obligativitatea folosirii sistemului pentru tranzacțiile B2B ce privesc produse considerate cu risc fiscal ridicat (de exemplu: legume, fructe, băuturi alcoolice, construcții, îmbrăcăminte și încălțăminte). Scopul este combaterea evaziunii fiscale în sectoarele vulnerabile.
• Toți operatorii economici în relații B2B
  Începând cu 1 ianuarie 2024, toate firmele au avut obligația de a raporta facturile emise către alți operatori economici prin e-Factura. Din 1 iulie 2024, transmiterea exclusivă prin sistem a devenit cerința standard, astfel încât facturile să fie recunoscute oficial doar dacă trec prin RO e-Factura.
  

Această extindere progresivă a făcut ca e-Factura să devină un instrument obligatoriu pentru majoritatea tranzacțiilor comerciale, indiferent de dimensiunea firmei sau de domeniul de activitate.

Cine poate folosi e-Factura opțional

Deși în prezent e-Factura este obligatorie pentru majoritatea tranzacțiilor, există și situații în care transmiterea facturilor prin sistem nu este cerută de lege. Printre acestea se numără:

• operațiunile scutite de TVA (de exemplu, servicii medicale, de asigurări sau bancare),
• exporturile și livrările intracomunitare către beneficiari care nu au cod fiscal în România – în aceste cazuri factura se emite și se transmite direct clientului, nu prin RO e-Factura,
• bonurile fiscale emise de casele de marcat, care nu intră în sistem; dacă la bon se solicită și o factură, aceasta se transmite în SPV într-o categorie separată.
  

Pentru aceste situații, utilizarea RO e-Factura rămâne opțională. Totuși, mulți contribuabili preferă să transmită facturile și prin sistem, chiar și atunci când nu sunt obligați, pentru a-și simplifica procesele și a menține o evidență clară.

Beneficiile utilizării e-Factura

Adoptarea sistemului RO e-Factura aduce avantaje importante atât pentru firme, cât și pentru administrația fiscală. În primul rând, crește nivelul de trasabilitate și siguranță fiscală: fiecare factură emisă este validată prin sistemul ANAF, ceea ce reduce riscul de facturi false și sprijină combaterea evaziunii.

În același timp, se reduce semnificativ birocrația. Nu mai este nevoie de tipărirea și arhivarea clasică a facturilor, iar transmiterea electronică elimină pașii redundanți și greșelile cauzate de procese manuale.

Un alt beneficiu important este accesul rapid la informații. Atât companiile, cât și ANAF pot vizualiza facturile în timp real, ceea ce facilitează verificările și oferă o imagine mai clară asupra tranzacțiilor. Pentru firme, acest lucru înseamnă procese contabile mai eficiente și o colaborare mai fluidă cu partenerii de afaceri.

Cum se utilizează e-Factura

Utilizarea sistemului RO e-Factura presupune transmiterea facturilor prin platforma pusă la dispoziție de ANAF, fie direct în Spațiul Privat Virtual (SPV), fie prin intermediul unui program de contabilitate sau facturare care este conectat la sistem. Procesul a fost gândit să fie cât mai simplu, însă implică respectarea unor pași clari și termene legale.

Pentru a putea trimite facturile prin e-Factura, firma sau PFA-ul are nevoie de acces în Spațiul Privat Virtual (SPV), cont care se obține cu ajutorul unui certificat digital. Odată conectat, utilizatorul poate încărca factura, iar sistemul ANAF o verifică automat. Dacă totul este în regulă, factura ajunge la client; dacă apar erori, documentul este respins și trebuie corectat înainte de a fi retrimis.

Pentru firmele care emit multe facturi, încărcarea manuală în SPV ar consuma prea mult timp. De aceea, cele mai multe aleg programe de contabilitate sau facturare care se conectează direct la sistemul ANAF. Astfel, facturile se transmit automat, fără pași suplimentari, iar acest lucru asigură respectarea termenului legal de trimitere, 5 zile calendaristice de la emitere.

Procedura pas cu pas pentru utilizarea e-Factura:

1. Emiteți factura în programul dvs. de facturare sau contabilitate.
2. Trimiteți factura în sistemul RO e-Factura: fie o încărcați din contul SPV, fie o transmite automat programul pe care îl folosiți.
3. Sistemul ANAF o verifică. Dacă apar erori, primiți un mesaj și corectați; dacă totul e în regulă, factura este validată.
4. După validare, factura devine disponibilă automat și pentru client în sistem; o poate descărca din SPV sau o vede în propriul program.
5. Păstrați dovada transmiterii/validării și respectați termenul legal de trimitere: 5 zile calendaristice de la emitere.

Pentru instrucțiuni complete și exemple tehnice, puteți consulta Ghidul e-Factura publicat de ANAF.

Acest proces se aplică atât pentru relațiile B2B, cât și pentru cele B2G, fiind obligatoriu pentru toți operatorii economici stabiliți în România. Chiar și un PFA neplătitor de TVA care emite o factură către o companie este obligat să o trimită prin sistemul electronic.

În acest fel, e-Factura a devenit o rutină în activitatea zilnică a firmelor, aducând mai multă transparență și o evidență fiscală mai clară.

Amenzi și sancțiuni pentru nerespectarea e-Factura

Nerespectarea obligațiilor privind transmiterea facturilor prin RO e-Factura atrage sancțiuni clare. Toți operatorii economici trebuie să transmită facturile în termen de 5 zile calendaristice de la emitere. Depășirea termenului se sancționează cu amenzi diferențiate: între 5.000 și 10.000 lei pentru marii contribuabili, între 2.500 și 5.000 lei pentru contribuabilii mijlocii și între 1.000 și 2.500 lei pentru firmele mici și persoane fizice. De regulă, amenda se aplică o singură dată pe lună, indiferent de câte facturi au fost întârziate.

Un alt aspect important este că, în cazul facturilor B2B, transmiterea sau acceptarea acestora în afara sistemului (de exemplu, doar pe e-mail sau pe hârtie) este sancționată cu 15% din valoarea totală a facturii, atât pentru emitent, cât și pentru destinatar.

Aceste sancțiuni arată că utilizarea corectă și la timp a e-Factura nu mai este doar o formalitate, ci o condiție necesară pentru evitarea amenzilor și pentru buna funcționare a relațiilor comerciale.

TaxDome: soluția care vă organizează facturarea și contabilitatea

Deși e-Factura este obligatorie, gestionarea documentelor și a relațiilor cu clienții poate fi mult mai ușoară cu o platformă modernă. TaxDome este conceput special pentru firmele de contabilitate și oferă funcționalități integrate pentru facturare, arhivare, comunicare cu clienții și gestionarea fluxului de lucru.