Registrul Cartea Mare: Definiție, completare și importanță practică

Registrul Cartea Mare este un document contabil obligatoriu pentru toate entitățile care țin evidența în partidă dublă. El reflectă, într-o formă structurată, toate operațiunile economico-financiare ale firmei, grupate pe conturi contabile. Deși în prezent este generat automat de majoritatea programelor de contabilitate, acest registru joacă în continuare un rol esențial în asigurarea trasabilității și verificabilității tranzacțiilor, precum și în pregătirea balanței de verificare, document de bază pentru întocmirea situațiilor financiare anuale.

Ce reprezintă registrul Cartea Mare în contabilitate

Registrul Cartea Mare este un document contabil de sinteză care reflectă, pe baza înregistrărilor din Registrul jurnal, toate operațiunile economico-financiare ale unei firme, grupate pe conturi contabile. Este utilizat pentru a evidenția rulajele și soldurile fiecărui cont, lună de lună, într-un mod clar și sistematic. În practică, registrul Cartea Mare oferă o imagine detaliată asupra evoluției fiecărui cont și constituie punctul de plecare pentru întocmirea balanței, facilitând identificarea eventualelor erori în evidența contabilă.

Diferența dintre Registrul jurnal și registrul Cartea Mare

Ambele registre sunt obligatorii, dar au roluri diferite. Registrul jurnal este primul pas în procesul de înregistrare contabilă și cuprinde cronologic toate operațiunile efectuate de firmă. Ulterior, aceste operațiuni sunt repartizate în registrul Cartea Mare, unde sunt grupate pe conturi contabile, pentru o mai bună analiză și verificare.

Cu alte cuvinte, dacă Registrul jurnal spune „ce s-a întâmplat și când”, registrul Cartea Mare arată „cum afectează fiecare cont acea operațiune”. Împreună, ele asigură o evidență contabilă completă și coerentă.

Formatul general și informațiile din Cartea Mare

Registrul Cartea Mare poate fi întocmit atât în format tipărit, cât și electronic, în funcție de modul de organizare contabilă al firmei. El include următoarele elemente:

• Denumirea contului și codul acestuia (ex: 401 – Furnizori)
• Data și numărul documentului justificativ
• Explicația operațiunii
• Sumele înregistrate în debit și în credit
• Rulajele lunare și soldurile inițiale/finale
  

În practică, multe firme utilizează forma numită Cartea Mare (șah), un tabel bidimensional care permite o urmărire riguroasă a înregistrărilor, asigurând verificabilitatea datelor contabile și controlul intern.

Cum se întocmește registrul Cartea Mare

Întocmirea registrului Cartea Mare presupune centralizarea și organizarea informațiilor contabile din Registrul jurnal, grupate pe conturi. Deși în prezent acest proces este automatizat prin programe de contabilitate, este important să înțelegem pașii implicați și modul de structurare a registrului, mai ales pentru verificarea și validarea datelor.

Pașii principali în completarea registrului Cartea Mare

1. Preluarea înregistrărilor din Registrul jurnal, unde operațiunile sunt trecute în ordine cronologică.
2. Alocarea fiecărei operațiuni contabile în conturile corespunzătoare, în funcție de planul de conturi utilizat.
3. Înscrierea sumelor în coloanele de debit și credit, pentru fiecare cont în parte.
4. Calcularea rulajelor lunare (total sume în debit și credit) și determinarea soldului la finalul lunii.
5. Verificarea concordanței cu balanța de verificare, pentru a identifica eventualele erori.
   

Exemple de conturi și modul de înregistrare

Spre exemplu, o factură de achiziție de materii prime în valoare de 1.000 lei va fi înregistrată astfel:

• Debit 301 „Materii prime”: 1.000 lei
• Credit 401 „Furnizori”: 1.000 lei
  

În registrul Cartea Mare, aceste sume vor apărea în conturile respective, cu detalii despre documentul justificativ, data și explicația operațiunii. La finalul lunii, se va calcula rulajul total și se va stabili soldul fiecărui cont.

Forma Cartea Mare (șah)

O variantă frecvent utilizată este Cartea Mare (șah), un format tabelar cu linii și coloane care permite o evidență clară, atât pe verticală (rulaje și solduri), cât și pe orizontală (înregistrări cronologice). Această formă este apreciată pentru claritatea cu care permite urmărirea și reconcilierea conturilor.

Model Cartea Mare, descărcabil (Google Sheets)
Pentru o mai bună înțelegere a structurii și conținutului, am pregătit un model Cartea Mare (șah) care poate fi descărcat și adaptat în funcție de nevoile fiecărei firme.

Generarea automată prin programe de contabilitate

În practică, majoritatea firmelor utilizează programe de contabilitate care generează automat registrul Cartea Mare pe baza înregistrărilor contabile zilnice. Aceste soluții asigură nu doar acuratețea calculelor, ci și păstrarea documentului în format electronic, în conformitate cu reglementările legale în vigoare.

Importanța registrului Cartea Mare pentru evidența contabilă

Registrul Cartea Mare are un rol central în organizarea și prezentarea informațiilor contabile. Prin gruparea operațiunilor în funcție de conturi, permite urmărirea clară a rulajelor și soldurilor, fiind punctul de plecare pentru întocmirea balanței de verificare. Iar balanța reprezintă baza tehnică pentru elaborarea situațiilor financiare, cum sunt bilanțul și contul de profit și pierdere.

De asemenea, registrul contribuie la trasabilitatea și verificarea înregistrărilor contabile, deoarece fiecare operațiune este însoțită de detalii: dată, sumă, explicație, document justificativ, conturi corespondente.

În cadrul unui audit sau control fiscal, registrul Cartea Mare este utilizat pentru a demonstra coerența și corectitudinea înregistrărilor contabile, fiind unul dintre documentele solicitate cel mai frecvent de autorități sau auditori.

Aspecte legale și obligații în România

Registrul Cartea Mare este un document contabil obligatoriu pentru toate entitățile care conduc contabilitatea în partidă dublă, conform OMFP nr. 2634/2015 și Legii contabilității nr. 82/1991. Obligația se aplică societăților, instituțiilor și altor entități care întocmesc situații financiare anuale.

Registrul poate fi întocmit în format fizic sau electronic; paginile se numerotează în ordine crescătoare, iar volumele în ordinea completării. Documentul trebuie să permită, în orice moment, identificarea și controlul operațiunilor și trebuie păstrat timp de 5 ani, calculați de la 1 iulie a anului următor celui în care s-a încheiat exercițiul financiar, conform OMFP nr. 1447/2023, care a modificat OMFP nr. 2634/2015.

Pentru a fi valabil, registrul trebuie să asigure claritate, verificabilitate și să reflecte corect rulajele și soldurile pe conturi, în acord cu reglementările Ministerului Finanțelor.

TaxDome vă ajută să păstrați registrul Cartea Mare bine organizat și accesibil

Dacă folosiți un program de contabilitate și aveți nevoie de o soluție completă pentru gestionarea documentelor, sarcinilor și comunicării cu clienții, TaxDome este conceput special pentru firmele de contabilitate. Puteți centraliza toate documentele contabile, inclusiv Cartea Mare generată din programul de contabilitate, într-un singur loc sigur și bine organizat.