Noutățile lunii ianuarie 2025

Un nou an înseamnă oportunități proaspete, clienți noi și un început plin de promisiuni. Echipa TaxDome a muncit neîncetat pentru a vă oferi cele mai recente actualizări, menite să transforme acest an în cel mai bun de până acum.

De la statusuri personalizate pentru proiecte, automatizări bazate pe roluri și o integrare Zapier îmbunătățită, până la posibilitatea de a impune autentificarea cu doi factori (2FA) atât pentru clienți, cât și pentru membrii echipei, TaxDome pregătește firma dumneavoastră pentru a deveni mai sigură, mai orientată spre client și mai eficientă în 2025.

Urmăriți acest videoclip pentru o prezentare a funcționalităților și îmbunătățirilor din această lună:

🤖 Fluxul de lucru

Statusuri personalizate ale proiectului: excepții automate din fluxul de lucru

Indiferent cât de bine este optimizat fluxul dumneavoastră de lucru, pot apărea excepții — de aceea am creat statusurile personalizate pentru Proiecte. Această actualizare vă permite să atribuiți statusuri personalizate, precum “Informații lipsă” sau “Necesită prelungire”, menținând totodată proiectele în aceeași etapă a fluxului de lucru.

Astfel, dacă vă aflați în mijlocul închiderii de lună și vă lipsește un document necesar, puteți seta statusul la „Informații lipsă” și asocia o cerere de la client pentru acel document. Imediat ce documentul este furnizat, statusul personalizat al proiectului revine automat la „Activ,” iar totul continuă să progreseze normal.

Ca să vă fie mai ușor la început, am preîncărcat câteva statusuri pentru scenarii comune. Totuși, adevărata putere constă în personalizare. Statusurile personalizate pentru proiecte își respectă numele, iar firma dumneavoastră poate crea oricâte statusuri unice are nevoie.

Automatizări bazate pe roluri: alocarea precisă a sarcinilor

Pentru a vă ajuta să mențineți un flux de lucru bine organizat, am introdus automatizările bazate pe roluri, care definesc roluri standardizate pentru echipa dumneavoastră, precum „Contabil,” „Supervizor” sau „Consultant fiscal.”

Aceste denumiri nu doar că oferă claritate asupra responsabilităților fiecărui membru al echipei, ci susțin funcționarea automatizărilor pentru o eficiență sporită.

Când un proiect trece într-o nouă etapă, sarcinile sunt generate și alocate automat persoanei potrivite, în funcție de rolul său pentru acel cont. Fără realocări manuale, fără confuzii — echipa știe exact unde să intervină, asigurând continuitatea muncii și eliminând întârzierile.

Deoarece TaxDome își propune mereu să ofere actualizări personalizabile pentru nevoile specifice ale firmei dumneavoastră, membrii echipei pot prelua mai multe roluri pe conturi diferite, permițând o adaptare ușoară la modificările volumului de muncă sau la schimbările din cadrul echipei

🤝 Management și colaborare eficientă în echipă

Flux de activități: vizibilitate completă pentru toate conturile clienților

Obțineți o imagine de ansamblu completă a tot ceea ce se întâmplă în cadrul firmei. Noua funcție Flux de activități centralizează toată activitatea conturilor într-un singur loc, oferind transparență sporită, responsabilitate și securitate la nivelul întregii firme.

• Îmbunătățiți gestionarea riscurilor și conformitatea: identificați și soluționați rapid orice problemă cu ajutorul istoricului complet din Fluxul de activități, care acoperă toate acțiunile angajaților și clienților.
• Urmăriți actualizările fără efort: vizualizați toate modificările din conturi, cine le-a efectuat și când, și detaliați cu ușurință folosind filtre pentru cont, dată, elemente și altele.
• Obțineți perspective valoroase despre echipă și clienți: monitorizați performanța angajaților și interacțiunile cu clienții, apoi utilizați aceste informații comportamentale pentru a identifica zone de îmbunătățire și pentru a consolida relațiile cu clienții.

Capacitatea echipei: planificați pentru eficiență maximă

Eficiența echipei începe cu o distribuire inteligentă a volumului de muncă. Funcționalitatea nouă, Capacitatea echipei, vă permite să stabiliți orele de lucru săptămânale pentru angajați și să le monitorizați capacitatea prin rapoarte precise, asigurând o planificare eficientă și performanța optimă a echipei.

• Echilibrați volumul de muncă și sporiți eficiența echipei: evitați supraîncărcarea sau subutilizarea angajaților prin setarea orelor de lucru săptămânale (individual sau în masă) și alocarea sarcinilor în funcție de disponibilitate.
• Analizați performanța și profitabilitatea: comparați capacitatea planificată cu orele efectiv lucrate și analizați rapoartele săptămânale, lunare și trimestriale pentru perspective mai profunde asupra productivității și profitabilității.
• Planificați eficient și cu încredere deplină: având o imagine de ansamblu asupra capacității echipei, luați decizii bine fundamentate și susținute de date despre acceptarea de noi clienți sau necesitatea angajării de personal suplimentar.

Note interne în cadrul mesageriei securizate: muncă în echipă invizibilă, rezultate vizibile

Colaborarea este esențială pentru a oferi o experiență excepțională clienților, însă gestionarea acesteia în culise nu ar trebui să vă perturbe fluxul de lucru. Cu funcționalitatea Note interne în cadrul mesageriei securizate, puteți comunica direct cu echipa dumneavoastră în conversația cu clientul, fără ca acesta să vadă vreodată discuțiile interne.

Cu ajutorul notelor interne, echipa dumneavoastră poate:

• Eticheta colegii cu @mențiuni pentru a împărtăși noutăți, a pune întrebări sau a solicita opinii — totul în contextul discuțiilor cu clienții.
• Răspunde direct la mesajele interne pentru a menține conversațiile organizate și ușor de urmărit.
• Distingerea notelor interne de comunicarea cu clienții printr-un format vizual distinct, eliminând orice confuzie între ceea ce este privat și ceea ce este destinat clienților.

🔄 Integrări

Zapier: automatizări mai eficiente pentru firma dumneavoastră

Integrarea noastră cu Zapier a devenit și mai inteligentă, accelerând și simplificând fluxurile de lucru. Această actualizare vă ajută să conectați instrumentele preferate, precum Google Sheets și MailChimp.

Acum puteți crea conturi și lega automat contacte în TaxDome, pe baza evenimentelor din alte sisteme. De exemplu, dacă utilizați un formular de pe site-ul web pentru a capta clienți potențiali, conturile vor fi create automat în TaxDome.

Lucrăm, de asemenea, la adăugarea mai multor declanșatoare, așa că, dacă aveți sugestii pentru viitoare declanșatoare sau acțiuni, nu ezitați să le postați pe platforma noastră de sugestii.

📞 CRM

Filtre avansate: căutare precisă pentru firme în creștere

Gestionarea unei baze mari de clienți devine mai simplă și mai exactă cu ajutorul filtrelor avansate. Această actualizare face lucrul cu mai multe etichete mai intuitiv, permițându-vă să rafinați căutările pentru o precizie mai mare.

Trebuie să identificați toți clienții noi pentru care urmează să pregătiți declarațiile fiscale? Accesați pagina Conturi, selectați operatorul „Toate dintre” și alegeți etichetele „Declarații fiscale” și „Client nou” din listă. În plus, puteți utiliza selecția „Oricare dintre” cu etichete precum „Clienți potențiali” și „Prospecte” pentru a vă extinde aria de acoperire și  în același timp, selectând destinatarii potriviți.

Doriți și mai mult control? Operatorii precum „Niciunul dintre” și „Exclude toate selectate” vă permit să eliminați rezultatele care nu se potrivesc criteriilor dumneavoastră. De exemplu, puteți filtra clienții care au depus deja cereri de prelungire, concentrându-vă pe cei care încă au nevoie de asistența dumneavoastră.

Acesta este doar primul pas în actualizarea noastră de filtre avansate, iar noi suntem încântați să vă oferim în curând și mai multe instrumente pentru a economisi timp și a eficientiza fluxurile de lucru.

🔒 Securitate

Posibilitatea de a impune autentificarea cu doi factori (2FA)

Protejarea datelor sensibile ale clienților nu este doar o responsabilitate, ci și o cerință. Potrivit Raportului de Satisfacție a Clienților realizat exclusiv de TaxDome, bazat pe un sondaj direct cu 1.000 de clienți ai firmelor de contabilitate, 77% consideră că partajarea informațiilor cu firma de contabilitate în format digital sau electronic ar trebui să includă autentificarea cu doi factori.

De aceea, suntem încântați să anunțăm că TaxDome este singura platformă de management a activității care vă permite să stabiliți politici de securitate ce impun 2FA atât pentru echipa dumneavoastră, cât și pentru clienți.

Anterior, clienții puteau activa autentificarea cu doi factori (2FA) pe cont propriu. Acum, cu această nouă setare, firma dumneavoastră poate impune 2FA ca politică de securitate obligatorie. Odată activată, clienții primesc instrucțiuni clare, pas cu pas, pentru configurarea autentificării cu doi factori folosind aplicații de încredere precum Google Authenticator sau Authy.

Pentru firmele care optează pentru o implementare graduală, funcția noastră de lansare progresivă permite tranziția graduală a echipei și a clienților către un nivel mai ridicat de securitate, conform propriului ritm.

😍 Experiența clienților

Luna trecută, am lansat primul Raport privind Satisfacția Clienților pentru Servicii Contabile, o analiză revoluționară asupra a ceea ce clienții apreciază cu adevărat la contabilii lor. În loc să ne bazăm pe perspectivele tradiționale ale prestatorilor de servicii, am mers direct la sursă, realizând un sondaj cu 1.000 de clienți din domeniul contabilității. Am descoperit ce așteptări au aceștia, cum le puteți câștiga încrederea în era tehnologiei și pentru ce servicii ar fi dispuși să plătească cu până la 50% mai mult.

Pentru a aprofunda și mai mult concluziile, am organizat un webinar cu experți din industrie, inclusiv CEO-ul unei companii din topul Inc. 5000 și Directorul Executiv al Aprio Firm Alliance. Am discutat despre semnificația cercetării noastre pentru profesioniștii contabili și despre cum pot firmele să se adapteze pentru a răspunde cerințelor clienților în 2025. 

Dacă nu ați citit încă raportul, rezervați-vă puțin timp pentru a descărca versiunea completă și pentru a viziona înregistrarea webinarului. Astfel, veți înceta să vă întrebați ce își doresc clienții și veți afla direct de la ei.

Vă rugăm să rețineți că raportul și webinarul sunt disponibile în limba engleză. Totuși, dacă doriți mai multe informații sau asistență în limba română, nu ezitați să ne contactați—suntem bucuroși să vă ajutăm!

🔥 Diverse

• Asociați în masă înregistrările de timp cu proiecte: Economisiți timp asociind mai multe înregistrări de timp unui singur proiect dintr-un singur pas. Asigură o alocare corectă a resurselor și facilitează adaptarea pentru echipele mai mari.
• Cererea de plată în avans pentru oferte: Asigurați-vă securitatea financiară solicitând plata anticipată înainte de începerea activităților. Facturile sunt asociate automat cu ofertele, eliminând pașii suplimentari și simplificând fluxurile de lucru.
• Editați facturi plătite și ștergeți plăți offline: Corectați rapid erorile prin editarea facturilor plătite sau ștergerea plăților offline. Acest lucru menține evidențele financiare precise și consolidează încrederea clienților.
• Gestionare îmbunătățită a creditelor promoționale în plăți: Urmăriți creditele promoționale separat de alte plăți pentru o raportare mai bună a veniturilor. Excludeți cu ușurință creditele promoționale din venitul total pentru o acuratețe și transparență sporită.
• Stabiliți dosare pentru documentele încărcate în chestionare: Salvați automat fișierele încărcate în foldere prestabilite, reducând sarcinile manuale și asigurând o organizare consecventă a documentelor.

🎥 Educație și formare

Webinarii despre fluxurile de lucru: faceți ca TaxDome să lucreze mai eficient pentru dumneavoastră

Pline de sfaturi practice și perspective oferite de experți precum Jamie Gruol (Workflows For Tax Pros), Carlos Garcia (ExceedSales) și Russell Hoskins, CPA (HQOL), aceste sesiuni vă vor ajuta să realizați mai multe, mai rapid, reducând timpul alocat sarcinilor administrative.

De la crearea primului dumneavoastră flux de lucru până la stăpânirea automatizărilor avansate, aceste webinarii vă ghidează pas cu pas prin optimizarea fluxurilor de lucru, indiferent de nivelul de la care porniți.

🌎 Ne-am întâlnit în 2024?

Ce an incredibil a fost 2024! Vrem să le mulțumim tuturor celor care ne-au întâlnit și au interacționat cu noi la evenimente organizate în întreaga lume. În 2024, TaxDome a participat la 43 de evenimente desfășurate în 34 de orașe, 18 țări și pe cinci continente!

Conectarea cu mii de firme și clienți din întreaga lume ne amintește de energia și pasiunea de neegalat din comunitatea TaxDome. Datorită vouă, suntem inspirați să inovăm în continuare și să creăm o experiență mai bună pentru firme și clienții lor în 2025 și în anii ce vor urma.

Vizionați videoclipul nostru retrospectiv despre evenimentele din 2024 pentru a retrăi toate momentele extraordinare!

În concluzie

Vă aducem toate cele de mai sus — și încă 124 de optimizări și corecții adăugate luna aceasta!

Urmează și mai multe actualizări luna viitoare. Până atunci, alăturați-vă comunității noastre de pe LinkedIn pentru a pune întrebări, a sugera noi funcționalități sau a discuta cu alți utilizatori TaxDome.

Și în cazul în care ați ratat, iată un rezumat al principalelor funcționalități pe care le-am prezentat în actualizarea noastră din decembrie 2024.