Klientforespørgsler er lige blevet hurtigere og nemmere: skabeloner, automatiseringer og masseudsendelser

Indhentning af oplysninger fra kunder er et af de største besværligheder for skatteforberedere, bogholdere og revisorer overalt. Hos TaxDome er vi forpligtet til at levere innovative løsninger, der forenkler og forbedrer din arbejdsproces. Derfor introducerede vi Klientforespørgsler tidligere i år – en sikker og effektiv måde at indsamle ad hoc-oplysninger og dokumenter fra klienter på.

Efter at være blevet en favorit blandt firmaer har vi gjort Klientforespørgsler endnu mere effektive end nogensinde med skabeloner, mere tilpassede automatiseringer og massehandlinger – så firmaer kan håndtere komplekse klientbehov, fra rådgivning til bogføring og selvfølgelig skatteforberedelse.

Hvad er klientforespørgsler?

Hvis Klientforespørgsler er nye for dig, giver de dig mulighed for hurtigt og nemt at få ad hoc-oplysninger og dokumenter fra klienter. Det er lige så nemt som at sende en chatbesked, men det er formulariseret og kan spores, hvilket sikrer, at alle nødvendige oplysninger indsamles effektivt.

• Hurtig og kan tilpasses efter behov: Klientforespørgsler kan tilpasses fuldt ud og kan sendes hurtigt, så du kan foretage ad hoc- forespørgsler undervejs i projektet.
• Hurtigere svar fra klienterne : Opret og send forespørgsler om oplysninger eller dokumenter direkte til klienterne, uden at de skal logge ind på TaxDome.
• Automatiseret workflow: tilknyt forespørgsler til specifikke projekter, så projektet automatisk går videre, når de ønskede oplysninger er leveret.
  

Desuden bekymrer vi os altid om sikkerheden af dine data, og denne funktion er helt sikker at bruge, når du kommunikerer med klienter:

• Alle data, der overføres via Klientforespørgslerne, er end-to-end-krypterede. Dette sikrer, at kun autoriserede parter kan få adgang til de delte oplysninger, hvilket giver en solid beskyttelse mod aflytning eller uautoriseret adgang.
• Med SOC 2-certificering er TaxDome blevet uafhængigt verificeret til at levere brancheførende sikkerhed for alle klientvendte værktøjer, herunder Klientforespørgsler.
• TaxDome-platformen har 2FA- og SSO-mekanismer for at give et ekstra lag af sikkerhed.

Klientforespørgsler giver dig sammen med vores formularer og klientopgaver mulighed for nemt at få oplysninger fra dine klienter. De supplerer vores eksisterende funktionalitet og giver en holistisk tilgang til administration af klienter. Vores formularer hjælper dig med at sende formularer til nye klienter ud via formularer, mens klientopgaver minder dine klienter om at tage sig af vigtige opgaver – såsom at udfylde en godkendelsesformular på deres banks hjemmeside. Klientforespørgsler hjælper dig med at få svar på afklarende spørgsmål midt i projektet og sikrer, at du har alt, hvad du skal bruge for at holde gang i projekterne og gøre dine klienter glade.

Klientforespørgsler 2.0: hurtigere, smartere og mere skalerbar

Med vores seneste opdateringer- skabeloner, automatiseringer og masseudsendelser– har vi fjernet begrænsningerne. Sammen med de allerede kraftfulde funktioner gør disse forbedringer det muligt for firmaer at håndtere komplekse processer med lethed, skalere uden stress og levere en bedre oplevelse for klienterne.

Genanvendelige skabeloner

Nogle forespørgsler opstår ofte, og det spilder værdifuld tid at gentage dem manuelt. Med skabeloner til klientforespørgsler kan du undgå denne ineffektivitet ved at standardisere og genanvende hyppigt sendte forespørgsler. 

Uanset om du indsamler opdaterede lønoversigter eller har brug for specificerede kørselslister fra klienter, der rejser i forbindelse med arbejdet, forenkler skabeloner regelmæssig indhentning af disse oplysninger og sikrer, at alle dine klienter modtager polerede og præcise forespørgsler.

Sådan bruger du skabeloner

1. Naviger til Klientforespørgsler, og opret en ny forespørgsel.
2. Tilføj dine spørgsmål, instrukser eller dokumentkrav.
3. Gem forespørgslen som en skabelon, som kan administreres og redigeres senere under fanen Skabeloner.
4. Når det er nødvendigt, kan du vælge skabelonen, tildele den til en klient eller et projekt og sende den. Til gentagne processer kan du tilknytte skabeloner til workflows for at automatisere processen.

Automatiseringer der kan tilpasses

Automatisering er grundlaget for det, vi hos TaxDome gør for firmaer. Med Klientforespørgslernes forbedrede tilpasning kan firmaer nu fuldt ud integrere forespørgsler i deres workflow – fra forespørgsler, der når ud til en bestemt gruppe klienter, til en enkelt tilbagevendende klients unikke behov. 

Uanset om du har brug for at anmode om lageroptællinger i slutningen af måneden under en regelmæssig bogføringsopgave eller har brug for bevis på velgørende donationer, mens du beregner en selvangivelse, tilvejebringer Klientforespørgsler de oplysninger, du har brug for, når du har brug for dem og uden at skulle anmode om dem manuelt hver gang. Det fungerer således:

1. Opret en skabelon til Klientforespørgsler for at standardisere ofte sendte forespørgsler.
2. Tildel skabelonen til et bestemt trin i din workflow-pipeline.
3. Aktivér automove-funktionalitet, så når en klient opfylder anmodningen, rykker projektet videre til næste fase.
4. Følg status for anmodninger og deres tilhørende projekter i realtid for at holde dit team på sporet.

Masseudsendelse

At sende den samme forespørgsel til flere klienter bliver hurtigt ensformigt og ineffektivt. Med masseafsendelse af forespørgsler kan du sende en enkelt forespørgsel til flere klienter på samme tid. Uanset om du arbejder med ejendomsmæglere, der skal rapportere kørselsregnskaber, eller klienter, der udlejer ejendom ved siden af og skal levere opgørelser over lejeindtægter og -udgifter, så sikrer masseudsendelse, at alle relevante klienter er dækket uden ekstra indsats.

Sådan bruger du masseudsendelser

1. Gå til sektionen Klientforespørgsler, og opret eller vælg en skabelon til en forespørgsel.
2. Brug feltet med flere valgmuligheder til at vælge de klienter eller specifikke kontakter, du vil inkludere.
3. Send forespørgslen med én handling, og hver klient vil have sin egen individuelle Klientforespørgsel til sporing og svar.
4. Følg udviklingen i realtid for at sikre, at alle svar er modtaget og gjort rede for.
5. Sørg for, at du har oprettet og gemt en skabelon til en klientforespørgsel, før du går i gang med masseudsendelse. På den måde har du skabelonen klar til brug, når som helst du får brug for den.

Hvordan reagerer klienter på forespørgsler?

Klienter kan svare på dine forespørgsler på flere måder. Som altid kan de svare via klientportalen eller via vores højt vurderede klient-mobilapp på iOS og Android; de vil modtage en push-besked og vil kunne svare på farten. 

Derudover har du også mulighed for at diktere, om du vil have, at klienten skal kunne besvare anmodningen uden at logge ind. Når du sender en anmodning, har du fuld kontrol over autorisationsindstillingen i hver klientforespørgsel. Du kan vælge ‘Kræv login’, hvis du vil have, at klienter skal logge ind for at opfylde din klientforespørgsel, eller fravælge det, hvis du vil gøre det lettere for klienter at opfylde din forespørgsel.

TaxDome er skabt til dig

Hos TaxDome skaber vi software, der ikke kun opfylder behovene hos nutidens regnskabsmedarbejdere og klienter, men som løbende tilpasser sig de behov, du vil have i morgen. TaxDome er skabt til alle jer, der stoler på, at vi hjælper jer med at komme ud af de endeløse e-mailkæder og regneark, der optager jeres tid og begrænser jeres muligheder for at vokse. 

Vi vil gerne samarbejde med dig om at opbygge en bedre regnskabsbranche. Hvis du endnu ikke er en del af TaxDome-fællesskabet, kan du bestille en gratis demo og slutte dig til mere end 10.000 firmaer over hele verden, der på ny definerer, hvad det vil sige at arbejde som professionel inden for regnskab.