Hvad er et regnskabsworkflow? Ultimativ guide med tilhørende eksempler

Når din arbejdsmængde stiger, nytter det at være organiseret. Organisering varierer naturligvis fra person til person og fra virksomhed til virksomhed alt efter mål og behov. For regnskabsførere er det vigtigt at være organiseret, hvis man vil have succes med at balancere kommunikation, markedsføring, vækst og fokuseret regnskabsarbejde. Det er her, et effektivt regnskabsworkflow kommer ind i billedet. 

Hvad er et regnskabsworkflow?

Et regnskabsworkflow fastlægger de trin, der er involveret i at gennemføre en proces. Betragt det som et organisatorisk værktøj. Dit workflow fører dig hele vejen fra det første trin i udførelsen af et bestemt projekt til afslutningen.

For bogholdere standardiserer workflows de månedlige processer. Fra at lave journalposter i løbet af måneden til at lukke og afstemme disse poster, skaber et workflow i bogholderiet en organiseret proces til at følge.

Inden for skattearbejde kan et workflow omfatte indsamling af dokumenter om indtægter og udgifter, udarbejdelse og gennemgang af selvangivelser, klientgennemgang og underskrifter, indberetning af skat og opkrævning af betaling for ydelser. 

Hvorfor det er vigtigt at administrere workflows i et regnskabsfirma

Mens detaljerne i det enkelte firmas workflow varierer afhængigt af de specifikke ydelser, der tilbydes, er vigtigheden af et organiseret workflow universel. Implementering af et effektivt workflow giver følgende fordele for regnskabsfirmaer af alle størrelser.

Lad os se nærmere på disse fordele.

• Øget effektivitet: et veltilrettelagt workflow reducerer den tid og indsats, der kræves for at udføre opgaver. Ved at afklare, hvem der gør hvad og hvornår, kan du skære alt det overflødige væk og fuldføre opgaverne hurtigere.
• Forbedret nøjagtighed: med hvert trin designet til at opsnappe og rette fejl, reducerer strukturerede workflows sandsynligheden for fejl. Denne nøjagtighed er ikke kun afgørende for compliance, men også for at opbygge tillid hos dine klienter. 
• Personligt ansvar: klart definerede workflows betyder, at specifikke opgaver tildeles de enkelte teammedlemmer. Det styrker ansvarligheden i teamet, da hvert medlem ved, hvad de er ansvarlige for, og forstår, hvordan deres arbejde påvirker det samlede resultat.
• Klienttilfredshed: effektive og præcise workflows fører til hurtigere ekspeditionstider, hvilket resulterer i højere klienttilfredshed. 
• Efterlevelse af lovgivning: et effektivt workflow indeholder compliance-kontrol på kritiske punkter for at sikre, at al finansiel rapportering og skatteindberetninger lever op til de lovmæssige standarder. Det hjælper med at forhindre overtrædelser og styrker dit firmas omdømme som troværdigt og compliant. 
• Løbende forbedringer: når dit firma ændrer sig, gør dine workflows det også. Denne tilpasning er afgørende for at evaluere effektiviteten af dine workflows og opdage forbedringer i effektiviteten.

Centrale elementer i et effektivt regnskabsworkflow

Et effektivt regnskabsworkflow involverer en række vigtige elementer. Her er, hvad du skal bruge for at gøre dit workflow funktionelt, strategisk og tilpasningsdygtigt.

Værktøjer og software til automatisering

At finde det rette værktøj til at hjælpe dig med at udføre dit arbejde er det første skridt til at skabe et bedre workflow. Heldigvis udstyrer teknologien regnskabsfolk med fantastiske værktøjer, f.eks. software til styring af workflows. 

Software til styring af workflows forbedrer regnskabsfirmaers effektivitet betydeligt ved at automatisere en række administrative opgaver, f.eks:

• Udsende kundeaftaler
• Forespørgsel om dokumenter
• Forespørgsel om digital underskrift
• Fakturaer
• Påmindelser

Det sparer dit firma tid ved at reducere arbejdstiden brugt på manuelle opgaver, så medarbejderne kan fokusere mere på opgaver, der har højere værdi.

Noget software giver endda indsigt i dit teams effektivitet og produktivitet og hjælper dig med at forbedre dine workflows for at maksimere disse vigtige fordele. 

Brug af skabeloner

Ikke alene sparer regnskabsskabeloner dig for den tid og indsats, det kræver at gøre alting fra bunden hver gang, men de giver også ensartethed og standardisering på tværs af alle dokumenter eller rapporter. Det øger effektiviteten, fordi medarbejderne hurtigt kan udfylde dokumenterne uden at skulle fokusere på layout eller design. Det mindsker også risikoen for fejl.

Skabeloner fungerer også som værdifulde træningsværktøjer for nye teammedlemmer. De illustrerer standardprocedurerne for oprettelse og håndtering af dokumenter i dit firma. Det hjælper med oplæringen og sikrer, at mindre erfarne teammedlemmer stadig kan producere arbejde, der lever op til firmaets standarder. Skabeloner gør det også lettere at uddelegere opgaver i tillid til, at resultatet altid vil opfylde kravene.

Standardiserede processer

Standardisering af processer i et regnskabsworkflow handler om at skabe en ensartet tilgang til håndtering af opgaver. Tænk på det som at have en skabelon for, hvordan teammedlemmer udfører opgaver. Faktisk giver standardiserede processer de samme fordele som skabeloner. De hjælper med at forbedre effektiviteten og nøjagtigheden og gør det lettere at oplære nye medarbejdere i at udføre deres opgaver.

Firmaer med standardiserede processer kan også føle sig mere sikre på, at de efterlever standarder for compliance undervejs.

Alt dette fører til bedre konsistens, når det gælder om at levere en kvalitetsoplevelse, der efterlever reglerne, til dine klienter.

Skalerbarhed

Med forbedret effektivitet følger muligheden for at tage imod flere klienter og få din forretning til at vokse. Der er dog udfordringer forbundet med at tilpasse dit workflow til et større antal nye klienter. For effektivt at skalere din workflow bør du overveje følgende:

• Implementer omfattende teknologiløsninger: software til styring af workflows er udviklet til at skalere i takt med, at virksomheder vokser, så det er et must at bruge det til at nytænke din regnskabsworkflow
• Tilbyd grundig træning og udvikling: jo mere dit team ved om den software, du bruger, jo bedre er de rustet til at få mest muligt ud af dens løsninger.
• Optimer din ressourceallokering: brug værktøjer til tidsregistrering for at få indsigt i dit teams effektivitet og komme uden om hindringer samt anden ineffektivitet
• Gennemgå og finpuds dit workflow: identificer områder, der kan forbedres, ved regelmæssigt at gennemgå dine processer og foretage de nødvendige ændringer

Feedbackmekanismer

Gennemgang og forbedring af dine workflows handler dog ikke kun om at se på tal. Der er flere ressourcer, som firmaer kan bruge til at få feedback om effektiviteten af deres workflows.

Medarbejdernes feedback er uvurderlig, fordi de interagerer med workflowprocesserne hver dag. Ved at opfordre medarbejderne til at dele deres observationer og forslag kan man afdække ineffektivitet, overflødighed eller problemer, der skal afklares.

Klientfeedback er en anden vigtig kilde til information. Hvis man jævnligt spørger klienterne om deres erfaringer med firmaets ydelser, er det med til at sikre, at workflowet er klientcentreret og opfylder deres behov. Denne feedback kan fremhæve aspekter af serviceleverancen, som fungerer godt, eller afsløre områder, hvor klienterne har problemer. 

Derudover bidrager ledelsesgennemgange med et strategisk lag af feedback, der fokuserer på, hvor godt workflowet stemmer overens med firmaets overordnede mål. Det er med til at skabe et regnskabsworkflow, der fungerer gnidningsløst i det daglige og understøtter bredere forretningsmål og -strategier.

5 Eksempler på regnskabsworkflows

Der er selvfølgelig forskellige workflows i et regnskabsfirma, som søger at opnå forskellige mål. Her er et kig på et par workflows, som du måske gerne vil forbedre i dit firma.

1. Onboarding af klienter

Effektiv onboarding af klienter hjælper med at strømline kommunikationen, sætte klare forventninger og give dig de nødvendige oplysninger til at yde optimal service til dine klienter. Du begynder med en indledende kundeaftale, der klart beskriver dine vilkår og betingelser, ydelser, priser og andre vigtige oplysninger, som dine klienter har brug for.

Når alt er aftalt, og din klient har underskrevet aftalen, skal du indsamle alle vigtige oplysninger og dokumentation. Det er her, CRM (customer relationship management) og værktøjer til firmastyring er nyttige. Det kan de:

• Automatisk sende indledende kommunikation
• Indhente og opbevare det underskrevne dokument
• Levere eventuelle velkomstmaterialer
• Sende en liste over nødvendige oplysninger og dokumenter, som klienten skal levere
• Automatisk importere disse oplysninger til dit CRM 

Du kan spare meget tid i denne proces, hvis dit workflow er standardiseret og automatiseret – især når du onboarder mange nye klienter på samme tid.

2. Klientkommunikation

Kommunikation er et vigtigt aspekt af at drive et regnskabsfirma, uanset om du opdaterer klienterne om status på deres projekter eller beder om yderligere oplysninger. For at holde denne kommunikation så organiseret og effektiv som muligt er det bedst at have klare kommunikationskanaler et enkelt sted, så du ikke spilder tid på at springe mellem din e-mailindbakke eller andre chats, du måtte bruge. 

Dette ene sted kan hjælpe dig med at kommunikere med dine klienter på mange forskellige måder. For eksempel giver TaxDome klienterne mulighed for at kommunikere sikkert med regnskabsfolk via synkroniseret e-mail, chats i portalen, mobilapp til klienter. Al denne kommunikation leveres derefter til regnskabsførere og bogholdere inden for TaxDome-platformen, hvilket gør det lettere at holde styr på alt og spare tid.

3. Regnskabsopgørelse

Opgørelse er afgørende for at sikre, at dine regnskaber nøjagtigt afspejler dit firmas reelle økonomiske status. Den justerer foreløbige skøn, periodiseringer og hensættelser, så de svarer til de faktiske beløb, og korrigerer eventuelle uoverensstemmelser mellem skønnede tal og reelle resultater.

Vigtige dele af dette workflow omfatter:

• Justering af skattemæssig hensættelse efter udfyldelse af selvangivelse
• Opdatering af periodiseringer for udgifter som forsyninger og husleje baseret på faktiske fakturaer
• Afstemning af lageromkostninger
• Justering af afskrivning af aktiver i henhold til brug

Læs mere i vores blog om bedste praksis for opgørelser der hjælper dig med at skabe et effektivt workflow.

4. Månedlig afslutning af regnskab

Når vi taler om workflows til at holde styr på firmaets regnskaber, vil du spare dit team for tid og energi, hvis du har en konsekvent workflow for din månedlige regnskabsafslutning. For at gøre dette skal du etablere klare processer for hvert trin, identificere, hvem der er ansvarlig for hvert trin, og fastsætte tidsfrister for udførelsen af disse opgaver.

•  Afstem alle konti
• Gennemgå tilgodehavender
• Gennemgå kreditorer
• Juster journalposter
• Forberede årsregnskaber
• Gennemgå og godkende

Når alt er afsluttet og godkendt, skal du dele de endelige rapporter med alle involverede. Det holder alle informeret om firmaets økonomiske resultater og om hele workflowet, så de kan komme med feedback til forbedringer.

5. Tilgodehavender fra salg

At holde styr på de penge, klienterne skylder dig, er afgørende for at forstå din virksomheds økonomiske sundhed. Skabeloner hjælper dig med at organisere og rydde op i alt, mens du har en strømlinet proces.

Ved at bruge en skabelon til debitorer giver det dig et væld af værdier og fordele, f.eks:

• En ensartet og standardiseret proces, der reducerer sandsynligheden for fejl
• Tidsbesparelser, fordi man ikke behøver at bruge tid på formatering
• Øget evne til at spore og styre finansielle data
• Sparer tid ved forberedelse til revisioner
• Reducerer den indsats, det kræver at uddanne nye teammedlemmer, samtidig med at standarderne opretholdes

Hvordan man implementerer og vedligeholder et regnskabsworkflow

Det er ikke altid ligetil at skabe et effektivt workflow i bogholderiet – der er en del forsøg og fejl involveret. Men disse justeringer er en del af udviklingen af et system, der virkelig passer til dit firmas unikke behov. Ved at følge en struktureret tilgang kan du etablere et stærkt fundament at arbejde ud fra. Start med disse trin:

1. Vurdering af nuværende firma

Foretag en grundig gennemgang af de eksisterende regnskabsprocesser og workflows i dit firma. Evaluer, hvordan transaktioner registreres, hvordan data flyder gennem systemet, og hvordan opgaver som fakturering, betalinger og rapportering håndteres. Det vil identificere ineffektivitet, overflødigheder og områder, hvor dit nuværende workflow er mangelfuldt.

2. Undersøg værktøjer til regnskabsworkflow

Se efter software til regnskabsworkflow, der passer til dine behov. Overvej funktioner, omkostninger, integration og skalerbarhed. Du vil have noget, der er nemt at bruge, sparer dig tid med automatisering, hjælper med at forbedre nøjagtigheden gennem organisering og giver andre nyttige funktioner til dine workflows.

3. Træn dine medarbejdere

Organiser omfattende træningssessioner, der dækker, hvordan man bruger de nye værktøjer effektivt, eventuelle ændringer i workflow-processer, og hvordan man håndterer eventuelle problemer, der opstår. Sørg for at afsætte tilstrækkelig tid til denne træning, så dine medarbejdere er velforberedte, når de nye arbejdsgange træder i kraft.

4. Overvåg for at optimere

Overvåg løbende dine nye arbejdsgange for at opdage alt, hvad du har overset, eller hvor der er mulighed for forbedringer. Det vil ikke kun øge effektiviteten over tid, men også træne dit firma i at tilpasse sig ændringer. 

Når du har dit workflow på plads, skal du udvikle key performance indicators (KPI’er), som kan hjælpe dig med at overvåge og optimere din automatisering af workflowet. At indsamle feedback fra teammedlemmer på alle niveauer vil også hjælpe dig med at foretage justeringer, der forbedrer effektiviteten hele vejen rundt..

De vigtigste pointer

Ved at skabe strømlinede regnskabsworkflows, der udnytter automatisering, sparer dit firma tid og penge ved at give teammedlemmerne mulighed for at fokusere på opgaver på højere niveau og betjene flere klienter.

Hvis du er på udkig efter en løsning til firmastyring, der ikke kun strømliner dine workflows, men også tilbyder kraftfulde AI-drevne rapporteringsfunktioner, en førsteklasses mobilapp til klienter og sikker kommunikation og dokumenthåndtering, så book en demo or at finde ud af, hvordan TaxDome tager regnskabsfirmaer i alle størrelser til det næste niveau.