Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA): Durchführung, Vorteile und Kennzahlen

Die Betriebswirtschaftliche Auswertung (Abkürzung BWA) ist ein sehr wichtiges Steuerungsinstrument für Unternehmen jeder Größe. Sie liefert Erkenntnisse zur aktuellen finanziellen Lage und ermöglicht eine fundierte Entscheidungsgrundlage für Unternehmer, Investoren und Steuerberater.

Eine regelmäßig erstellte BWA hilft dabei, finanzielle Risiken frühzeitig zu erkennen, Kosten zu optimieren und Liquiditätsengpässe zu vermeiden – unter der Voraussetzung, dass Selbstständige die Kennzahlen richtig interpretieren. Deshalb ist es wichtig zu wissen, wie man eine BWA richtig durchführt und welche gewinnbringenden Schlüsse sich aus den Zahlen ziehen lassen. Damit Ihnen das gelingt, erklären wir alle Aspekte der BWA in diesem Artikel. 

Was ist eine Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA)? 

Schauen wir uns erst einmal genau an. was eine Betriebswirtschaftliche Auswertung per Definition ist. Eine Betriebswirtschaftliche Auswertung (Abkürzung BWA) ist ein umfangreicher Finanzbericht, der mit den aktuellen Daten aus der Buchhaltung eines Unternehmens erstellt wird. Dieser Report wird in der Regel monatlich oder quartalsweise erstellt und bietet einen aktuellen Überblick über die Finanzen eines Unternehmens.

Jahresabschluss versus BWA: Bedeutung und Unterschiede

Nicht zu verwechseln ist die BWA mit dem Jahresabschluss, der eine langfristige Rückschau der genauen Buchhaltungsdaten liefert. Im Gegensatz dazu soll die BWA ein vorläufiges Ergebnis liefern. Das Ziel ist es, durch den umfangreichen Lagebericht eventuelle Maßnahmen zur Kostenkontrolle, Liquiditätssteuerung oder Investitionsplanung ableiten zu können. 

Welche Erkenntnisse gewinnt man aus einer BWA Auswertung?

In einer BWA werden mehrere Kennzahlen erfasst. Die bekanntesten Werte sind etwa Einnahmen, Ausgaben, Erträge oder Kosten. Außerdem gibt die Auswertung Aufschluss über Umsatz, Gewinn und Liquidität. Banken, Investoren und Steuerberater nutzen die BWA deshalb als Grundlage für Finanzierungsentscheidungen und Steuerplanungen.

Welche Arten der BWA gibt es?

Es gibt verschiedene Varianten der BWA, die je nach Unternehmensgröße, Branche und Analysezweck unterschiedlich aufgebaut sind. Dabei hat jede Art der betriebswirtschaftlichen Auswertung ihren eigenen Fokus. 

1. Branchen-BWA

Die Branchen-BWA berücksichtigt branchenspezifische Kennzahlen aus der Finanzbuchhaltung, um eine präzise Analyse der finanziellen Situation zu ermöglichen. Im Fokus stehen hier branchentypische Besonderheiten, die in der Auswertung analysiert werden. 

Einige Beispiele der Branchen-BWA: 

• Handwerksbetriebe: Materialkosten, Deckungsbeitragsanalyse
• Einzelhändler: Umschlagshäufigkeit, Lager Kostenermittlung
• Dienstleistungsunternehmen: Stundensätze, Fixkosten, Auslastung.
• Industrieunternehmen: Kostenstellenrechnungen,Produktionskosten.

Die Branchen-BWA ist super dafür geeignet, um Ihre finanzielle Situation mit Wettbewerbern aus derselben Branche abzugleichen. Steuerberater nutzen deshalb diese Art der BWA häufig, um finanzielle Potenziale in Unternehmen ausfindig zu machen. 

2. Erfolgs-BWA

Die Erfolgs-BWA stellt eine kurzfristige Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) dar. Sie zeigt, wie profitabel das Unternehmen innerhalb eines bestimmten Zeitraumes war und ob es wirtschaftlich gesund arbeitet.

Eine Erfolgs-BWA läuft wie folgt ab: 

• Erträge und Kosten werden einander gegenübergestellt.
• Kalkulationen und tatsächliche Erträge werden miteinander verglichen, um Abweichungen zu erkennen.
• Unternehmen sehen schnell, ob sie Gewinne oder Verluste erwirtschaften – nicht erst am Jahresende. 

Die Erkenntnisse sind besonders relevant für das Controlling und Steuerberater, da die BWA frühzeitig zeigt, ob Maßnahmen zur Umsatzsteigerung oder Kostensenkung erforderlich sind.

3. Einnahmen-Ausgaben-BWA

Die Einnahmen-Ausgaben-BWA ist eine vereinfachte Form der Auswertung, die speziell für Freiberufler, Kleinunternehmer und Selbstständige konzipiert ist. Sie erfordert keine aufwändige Bilanzbuchhaltung, sondern listet nur alle Einnahmen und Ausgaben auf Kassenbasis auf.

Da viele Selbstständige und Freiberufler lediglich eine einfache Buchhaltung nutzen, bietet diese BWA ihnen eine schnelle und übersichtliche Analyse ihrer finanziellen Situation.

4. Liquiditäts-BWA

Liquidität ist eine der wichtigsten Kennzahlen für Unternehmen. Denn diese entscheidet darüber, ob Rechnungen, Gehälter und andere Verpflichtungen fristgerecht gezahlt werden können. Die Liquiditäts-BWA gibt Aufschluss über die kurzfristige Zahlungsfähigkeit und hilft Unternehmen, Zahlungs Engpässen vorzubeugen. 

Bei der Liquiditätsauswertung werden tägliche, wöchentliche oder monatliche Einnahmen und Ausgaben analysiert. Daraus lässt sich ableiten, ob zukünftige Zahlungen mit den jeweiligen Einkünften gedeckt sind.

5. Kapitalfluss-BWA

Während die Liquiditäts-BWA sich auf kurzfristige Verfügbarkeit von Zahlungsmitteln konzentriert, konzentriert sich die Kapitalfluss-BWA (Cashflow-Analyse) auf die langfristige finanzielle Nachhaltigkeit. Diese Auswertungsart betrachtet den Kapitalzufluss und -abfluss über einen längeren Zeitraum und zeigt, ob das Unternehmen für zukünftige Investitionen gerüstet ist. 

Ein positiver Cashflow bedeutet, dass das Unternehmen genügend Geld verdient, um seine laufenden Kosten zu decken und zu wachsen. Ein negativer Cashflow kann dagegen auf finanzielle Probleme hinweisen.

6. Bank-BWA

Die Bank-BWA wird häufig für Kreditanträge oder Finanzierung Verhandlungen erstellt. Sie  enthält detaillierte Finanzkennzahlen, um die Bonität eines Unternehmens zu überprüfen. Dabei werden etwa die Eigenkapitalquote, Liquiditätsreserven und der momentane Verschuldungsgrad berechnet. Die Zahlen dienen als Grundlage für Banken oder Investoren, um die Bonität eines Unternehmens herauszufinden. 

Tipp: Je nach Situation kann es sinnvoll sein, mehrere BWA-Typen zu kombinieren, um ein umfassendes Bild der finanziellen Lage des Unternehmens zu erhalten. Um das Beste aus WAs herauszulesen, müssen Sie mehrere unterschiedliche Kennzahlen beachten. 

Welche Kennzahlen werden in der BWA analysiert?

Um wirklich mithilfe einer BWA Aufschluss über die finanzielle Lage zu bekommen, müssen Sie einige Kennzahlen beachten. Je nach Art und Branche des Unternehmens sind jeweils andere Kennzahlen wichtig, um Rückschlüsse für die finanzielle Stabilität zu erhalten.

1. Umsatz & Erträge

Umsatz und Erträge sind wichtige Kennzahlen in der BWA. Diese Werte geben an, wie viel Geld das Unternehmen in einem bestimmten Zeitraum überhaupt erwirtschaftet hat.

Der Umsatz als Kennzahl zeigt: 

• Die Einnahmesituation eines Unternehmens durch den Verkauf von Produkten oder Dienstleistungen
• Vergleiche mit Vorjahreswerten oder Branchendurchschnitten
• Saisonale Unterschiede bei den Verkäufen

Rechenbeispiel: Umsatz und Erträge in einer BWA

Nehmen wir an, ein Unternehmen möchte saisonale Umsatzschwankungen der letzten 6 Monate analysieren. Aus der Buchhaltung ergeben sich folgende Zahlen zu Umsätzen und Erträgen: 

Mögliche Rückschlüsse der Analyse: Von April bis Juni steigen Umsatz und Erträge leicht an, was auf eine saisonale Hochphase hindeutet. In den schwächeren Monaten (Januar/Februar) könnte eventuell eine Marketingkampagne helfen,  um den Umsatz zu stabilisieren.

2. Kosten und Aufwendungen

Eine detaillierte Kostenanalyse zeigt, wie viel das Unternehmen ausgibt, um seinen Umsatz zu erwirtschaften. Die BWA unterscheidet dabei in der Regel zwischen Fixkosten und variablen Kosten, um die Ausgaben aufzuschlüsseln. 

Zu den Fixkosten zählen laufende Betriebsausgaben wie:

• Mieten und Pachten
• Personalkosten
• Versicherungen und Leasingraten
• Abschreibungen

Variable Kosten steigen dagegen mit der Produktion und dem Umsatz:

• Materialkosten
• Verpackung und Versand
• Marketingausgaben
• Provisionszahlungen

Rechenbeispiel: Kosten und Aufwendungen in einer BWA

Ein Kleinbetrieb analysiert die Fixkosten und die variablen Kosten des vergangenen Monats. Ziel ist es, mögliche Einsparungspotenziale durch Kostenreduzierung zu erkennen. 

Mögliche Rückschlüsse: Die Materialkosten können durch ein besseres Einkaufsmanagement reduziert werden. Fixkosten wie Miete, Gehälter und Versicherung bleiben konstant und müssen durch Umsätze gedeckt werden, um monatlich einen Gewinn erzielen zu können. 

3. Deckungsbeiträge & Gewinnmargen

Wir haben uns jetzt die Einnahmen und Ausgaben des Geschäfts anhand einer BWA angeschaut. Nun ermitteln wir die Rentabilität, indem wir diese Bereiche miteinander vergleichen. Dazu gibt es zwei wesentliche Teilbereiche als Kennzahlen: Der Deckungsbeitrag und die Gewinnmargen. 

Deckungsbeitrag: 

Der Deckungsbeitrag zeigt, wie viel von den erzielten Einnahmen nach Abzug der variablen Kosten übrig bleibt, um die Fixkosten zu decken und Gewinne zu erzielen.

Formel:
Deckungsbeitrag = Umsatz – variable Kosten

Faustregel: Je höher der Deckungsbeitrag ausfällt, desto rentabler ist ein Produkt oder eine Dienstleistung. 

Gewinnmarge: 

Die Gewinnmarge zeigt, wie viel der Einnahmen durch ein Produkt oder eine Dienstleistung nach Abzug aller Kosten für das Unternehmen übrig bleibt. In einer BWA wird bei den Margen außerdem zwischen Brutto oder Netto unterschieden.  

• Bruttomarge: Die Bruttomarge gibt an, wie viel Prozent des Umsatzes nach Abzug der direkten Kosten (variable Kosten) als Bruttogewinn übrig bleibt.
• Nettogewinnmarge: Die Nettogewinnmarge zeigt, wie viel vom Umsatz nach Abzug aller Kosten (Fixkosten, variable Kosten, Steuern, Zinsen) als tatsächlicher Gewinn übrig bleibt.

Rechenbeispiel: Deckungsbeitrag & Marge

Ein Einzelhändler vergleicht drei Produkte auf Rentabilität, um Rückschlüsse über die eigene Preispolitik zu ziehen. 

Rückschlüsse: Die Deckungsbeitragsmarge beträgt für alle Produkte 60 %, was zeigt, dass das Unternehmen profitabel arbeitet. Sollte dieser Wert unter 40 % fallen, könnte eine Preiserhöhung oder Kostensenkung notwendig sein.

4. Liquidität und Zahlungsfähigkeit

Um die Liquidität als Kennzahl genau zu ermitteln, müssen wir sie in drei Grade aufteilen:

• Liquidität 1. Grades: (Formel: Flüssige Mittel ÷ kurzfristige Verbindlichkeiten)
• Liquidität 2. Grades: (Formel: Flüssige Mittel + Forderungen ÷ kurzfristige Verbindlichkeiten)
• Liquidität 3. Grades: (Formel: Gesamtvermögen ÷ kurzfristige Verbindlichkeiten)

Rechenbeispiele der Liquiditätsgrade

Ein selbständiger Unternehmer will in neue Maschinen investieren. Er erstellt eine BWA, um seine kurzfristige Zahlungsfähigkeit zu überprüfen. Er berechnet folgende Liquiditätsgrade:

Rückschlüsse: Eine Liquidität des 1. Grades unter 1,0 bedeutet, dass das Unternehmen kurzfristige Verbindlichkeiten nicht vollständig mit liquiden Mitteln decken kann. Jedoch stehen noch Forderungen aus, weswegen der 2. Liquiditätsgrad als solide bezeichnet werden kann. Berücksichtigt man das Gesamtvermögen des Unternehmens, ist die Liquidität als stabil zu bezeichnen. Anhand dieser Zahlen ist es ratsam, dass der Unternehmer einen Kredit für die Anschaffung der Maschinen aufnimmt, um hohe kurzfristige Kosten zu vermeiden. 

Vorteile der BWA für Unternehmen

Eine betriebswirtschaftliche Auswertung ist mehr als nur ein Analyseinstrument für Unternehmen. Sie dient als fundierte Entscheidungshilfe für Investitionen und ist ein wertvolles Steuerungsinstrument für Kosten- und Preisgestaltung. Folgend geben wir einen genaueren Überblick darüber, warum eine professionelle BWA für Unternehmen unerlässlich ist. 

1. Frühwarnsystem für finanzielle Risiken

Die BWA hilft, finanzielle Engpässe frühzeitig zu erkennen. Durch regelmäßige Auswertungen können Unternehmer negative Entwicklungen sofort identifizieren und gezielt gegensteuern, bevor ein größerer Schaden entstehen kann. 

2. Grundlage für fundierte Entscheidungen

Eine aktuelle BWA ist die Grundlage für wichtige Geschäftsentscheidungen. Unternehmen sehen anhand der Daten in der Buchhaltung, ob Investitionen sinnvoll sind, wo Einsparpotenziale liegen und wie sich Umsätze über einen gewissen Zeitraum hinweg entwickeln.

Auch Steuerberater benutzen die BWA, um ihren Mandanten langfristige Ratschläge und Handlungsempfehlungen zu geben. Einige Experten, darunter auch Tobias Hirner, sehen genau darin auch die Aufgabe eines modernen Steuerberaters>>

Professionelle BWAs helfen also nicht nur den Unternehmern selbst, sondern auch Finanzdienstleistern und Experten in der Buchhaltung, Kunden bessere Ratschläge mit auf den Weg zu geben. 

3. Unterstützung bei der Beantragung von Krediten

Banken und Investoren nutzen die BWA als Bonitätsnachweis, um die Kreditwürdigkeit eines Unternehmens zu bewerten. Dadurch fällt es Unternehmen leichter, an Investoren, Sponsoren oder Kredite zu kommen. 

4. Optimierung der Unternehmenssteuerung

Durch regelmäßige Analysen können Unternehmer ihre Kostenstruktur, Liquidität und Rentabilität optimieren. Sie bietet eine detaillierte Grundlage für Budgetierung und Finanzplanung.

BWA selbst erstellen: Darauf müssen Sie achten

Unternehmer können eine BWA selber erstellen. Dies kann auf zwei unterschiedliche Arten erfolgen: manuell oder mit Hilfe von spezialisierter Software. Während die manuelle Methode zeitaufwendig ist, ermöglichen moderne Tools für die Buchhaltung eine automatisierte und fehlerfreie Erstellung.

Die Erstellung einer BWA umfasst drei zentrale Schritte:

1. Erfassung aller Geschäftszahlen

Bevor eine BWA erstellt werden kann, sollten Sie sämtliche relevanten Buchhaltungsdaten vollständig erfassen und speichern. Dazu gehören:

• Rechnungen und Einnahmen
• Ausgaben und Verbindlichkeiten
• Bank- und Kassenbewegungen
• Lohn- und Gehaltsabrechnungen
• Steuerliche Daten aus der Buchhaltung

Diese Daten können Sie entweder händisch in Excel-Tabellen eintragen oder direkt aus einem Buchhaltungsprogramm übernehmen.

2. Strukturierte Aufbereitung der Daten

Sobald Sie alle Daten gesammelt haben, müssen diese in eine übersichtliche und standardisierte Form gebracht werden. 

Hierbei werden:

• Einnahmen und Ausgaben klassifiziert (nach Umsatzarten, Wareneinsatz, Personalkosten etc.)
• Kostenarten nach Fix- und variablen Kosten unterschieden
• Ergebnisse berechnet (Gewinn oder Verlust, Liquidität, Deckungsbeiträge)

Um die Zahlen zu berechnen, verwenden Sie die in den Kennzahlen besprochenen Formeln oder lassen Sie sich diese direkt von modernen Softwareprogrammen für Buchhaltung auswerten. 

Um die Zahlen noch aussagekräftiger zu machen, sollten Sie Ihre Ergebnisse auch mit Vorjahreswerten oder Branchendurchschnitten vergleichen, um Ihre eigene Stellung zu erkennen.

3. BWA selbst erstellen mit einer Buchhaltungssoftware

Eine Buchhaltungssoftware ist der einfachste Weg, um eine BWA selbst zu erstellen. Denn im Gegensatz zur händischen und manuellen Erfassung der Kennzahlen übernimmt ein modernes Tool viele Aufgaben automatisch und fehlerfrei. Dazu zählt: 

• Erfassung & Verarbeitung von Buchhaltungsdaten in Echtzeit
• Automatische Kategorisierung von Einnahmen und Ausgaben
• Berechnung von Umsatz, Liquidität und Gewinnmargen
• Schnelle Erstellung von detaillierten Reports und Vergleichen mit Vorperioden

Vorteile der digitalen BWA:

• Zeitersparnis: Keine aufwendige manuelle Berechnung nötig
• Fehlervermeidung: Automatisierte Berechnungen garantieren Genauigkeit
• Schnelle Aktualisierung: Zahlen werden in Echtzeit aktualisiert
• Übersichtliche Darstellung: Grafische Analysen und Berichte erleichtern die Auswertung

Bei der Auswahl einer geeigneten Buchhaltungs Software sollten Sie jedoch auf das Preis-Leistungsverhältnis und den Funktionsumfang achten, damit die digitale Bereitstellung reibungslos möglich ist. 

Einige Tools bieten eine kostenlose Testversion an, um sich an das Programm zu gewöhnen. TaxDome zählt zu den führenden Softwareanbietern und bietet eine kostenlose Demo, die Sie einfach online anfordern können. 

Wie liest und interpretiert man eine BWA richtig?

Eines dürfte klar sein: Gut aufbereitete und korrekte Zahlen helfen nur dann weiter, wenn daraus dann auch die richtigen Schlüsse gezogen werden. Um die Ergebnisse einer BWA richtig zu interpretieren, sollten Sie sich folgende Tipps unbedingt merken. 

1. Tipp: Umsatzentwicklung mit Vorperioden vergleichen

Allein die Höhe des Umsatzes zu kennen, reicht für eine tiefgreifende Analyse der finanziellen Entwicklung nicht aus. Beispiel: Wenn ein Unternehmen in den vergangenen 3 Monaten leichte Umsatzrückgänge verzeichnet, sind nicht zwangsläufig immer neue und vielleicht sogar riskante Maßnahmen notwendig. 

Das sagt beispielsweise auch Cord-Christian Körner, Betriebsberater bei der Handelskammer Oldenburg auf der Plattform Handwerk.com: 

Bei monatlichen Schwankungen sollte man nicht in Panik geraten, sondern die Ursachen kennen.

Mögliche Ursachen für Umsatzrückgänge könnten etwa saisonale Schwankungen oder die generelle Marktlage sein, die vorerst keine notwendigen Maßnahmen nach sich ziehen. Um die Werte in den richtigen Kontext zu setzen, sollten Sie etwa Branchenergebnisse oder den gleichen Zeitraum des Vorjahres heranziehen.

2. Tipp: Nicht nur absolute Zahlen verwenden

Absolute Zahlen sind zwar kein unwichtiger Bestandteil einer BWA. Jedoch reichen diese allein nicht aus, um sich ein umfassendes Bild zu machen. 

Ein Beispiel: Die gesamten Kosten sind nur dann für die finanzielle Stabilität eines Unternehmens aussagekräftig, wenn wir diese mit Kennzahlen zur Kostendeckung wie etwa dem Deckungsbeitrag vergleichen. 

Als Lehre daraus schlägt Körner vor: 

Absolute Zahlen sind wichtig, aber für die Analyse sind Quoten schneller greifbar und besser vergleichbar.

3. Tipp: Gewinne bedeuten nicht automatisch finanzielle Stabilität

Dieser Tipp gilt für alle Unternehmen und Organisationen: Hohe Gewinne können trügerisch sein! Deshalb sollten Sie bei Gewinnanalysen immer auch Liquiditätsanalysen anstellen, um böse Überraschungen in der Zukunft zu vermeiden. Denn: Gewinn ist nicht gleich Liquidität! 

Das lässt sich besonders anhand eines Beispiels erklären: 

Ein Unternehmen macht laut Buchhaltung Jahresgewinn von 500.000 €, aber 200.000 € sind ausstehende Rechnungen (Forderungen), die Kunden erst in drei Monaten zahlen. Gleichzeitig muss das Unternehmen monatlich 50.000 € für Mieten, Gehälter und Lieferanten zahlen.

Das Ergebnis: Trotz hoher Gewinne kann das Unternehmen nicht alle Verbindlichkeiten rechtzeitig begleichen, weil es durch die hohen Forderungen noch nicht genug Bargeld hat.

Es gibt also eine mögliche Diskrepanz zwischen Gewinn und Liquidität/Cashflow auf. Gerade Unternehmen mit hohen Fixkosten sollten diesen Unterschied stets berücksichtigen

Fazit: Warum die BWA ein unverzichtbares Steuerungsinstrument ist

Gerade in wirtschaftlich herausfordernden Zeiten ist eine präzise BWA entscheidend, um finanzielle Risiken frühzeitig zu erkennen, Kosten zu optimieren und Investitionen gezielt zu steuern. Unternehmen, die ihre BWA regelmäßig analysieren, können schneller auf Veränderungen reagieren und nachhaltige Wachstumsstrategien entwickeln.

Klar ist auch, dass die Erstellung einer BWA mit einer modernen Buchhaltungssoftware ein echter Game-Changer ist. Steuerberater und Unternehmer sparen sich bei ihrer BWA ein Vielfaches an Zeit, wenn Sie auf diese modernen Technologien wie TaxDome zurückgreifen und einen großen Wettbewerbsvorteil haben. 

Wer seine Zahlen kennt und richtig interpretiert, trifft bessere Entscheidungen. Wenn Sie mit uns in das digitale Zeitalter der Buchhaltung starten wollen, fordern Sie einfach unsere Demo an. In dieser lernen Sie TaxDome umfangreich kennen und können sich mit der digitalen Buchhaltung vertraut machen.