Die “Brooklyn FI” Erfahrung: So verdreifachen Sie die Rentabilität Ihres Unternehmens mithilfe moderner Technologien

Treffen Sie Shane Mason, Mitgründer von Brooklyn FI. Shane ist seit über 10 Jahren ein CPA und begann mit der Erstellung von Steuererklärungen als Nebengeschäft. Aber in den letzten 3 Jahren haben Shane & Team den Pool an Dienstleistungen, die Brooklyn FI anbietet, erweitert: von reiner Steuerberatung zu Buchhaltung, Beratung und Strategie. Dies gibt Brooklyn FI einen vorhersehbaren Einkommensstrom und ermöglicht es ihnen stetig zu wachsen.

Wir waren erstaunt, wie schnell Brooklyn FI wuchs: von einem Einzelunternehmen auf 5 Mitarbeiter in zwei Jahren und auf 13 Mitarbeiter im ersten Jahr mit TaxDome. Wir fragten nach wie sie das geschafft haben:

„In Bezug auf das Wachstum des servicebasierten Geschäfts, sind wir bei einem Modell gelandet, das wirklich gut funktioniert. Prozess, Arbeitsabläufe, wie viel wir kommunizieren und welche Ergebnisse wir den Klienten liefern, sowie die Preise, die wir berechnen. Es ist wichtig, dass unsere Mitarbeiter die Erwartungen erfüllen und Klienten an Bord holen, die zu uns passen. So wird alles im Lot gehalten und ein exponentielles Wachstum ermöglicht.“

Shane hat auch ehrgeizige Pläne für weiteres Wachstum:

„Ich erwarte 25 Leute innerhalb der nächsten 2 Jahre. Ich erwarte, dass es einen Abteilungsleiter für Steuern, einen Abteilungsleiter der Buchhaltung und einen Abteilungsleiter der Finanzplanung geben wird, die jeweils für das Wachstum ihrer eigenen Abteilung zuständig sind.“

Workflow kommt zuerst

Wenn ein Unternehmen nachahmen möchte, was Brooklyn FI getan hat, empfiehlt Shane, sich auf Tools zu konzentrieren, die ihnen beim Prozessaufbau helfen.

„Sie müssen für sich herausfinden, wie Sie jemandem mit weniger Erfahrung und mit weniger Fachwissen erlauben, Ihre Arbeit zu erledigen. Setzen Sie auf Prozesse, Delegation und Workflow-Tools. Stellen Sie sicher, dass Ihr System Iterationen in Prozessen einfach und schnell zulässt. D.h., Sie bekommen zwar Vorlagen, aber Sie müssen diese leicht ändern können. Die Automatisierung in TaxDome hat es uns ermöglicht, wiederholbare Prozesse zu kreieren, die nicht von einer Person abhängig sind – das ist für das Wachstum entscheidend.“

Schauen Sie sich an, wie Boundless Tax ihren Workflow für das Kunden-Onboarding vollständig automatisiert hat.

Im Zuge ihres Wachstums benötigt Brooklyn FI immer mehr Funktionen, um ihren Klienten den besten Service zu bieten und interne Prozesse zu optimieren. Aus diesem Grund ist Shanes Team bestrebt, so wenig Tools wie möglich zu verwenden, und TaxDome ist dabei eine große Hilfe.

„Je mehr Tools ein Produkt bieten kann – desto besser. Durch den Einsatz von TaxDome verwenden wir nicht mehr QBO, Jetpack Workflow, Trello und Intuit Link. Wir sind in der Lage, vollständig remote zu arbeiten – und es gibt keine persönlichen Meetings mehr.“

Verfolgen Sie den Fortschritt Ihrer Aufträge in einer einfachen Ansicht.

Auf die Frage, wie er sich und sein Team in TaxDome eingearbeitet hat, sagte Shane, dass TaxDome für sein Team recht intuitiv zu bedienen sei. 

„Auch als neuer Benutzer ist alles relativ einfach zu finden. Es dauerte etwa 3 Monate, bis wir voll einsatzfähig waren. Und es kommen so viele neue Funktionen dazu, dass wir viele Dinge wiederholen, um die das Neue zu implementieren.“

Ein anderer wichtiger Punkt auf den Brooklyn FI achtet, sind die Integrationen in dem Workflow, insbesondere Zapier. Es ist eine gute Möglichkeit, neue Integrationen hinzuzufügen, wenn andere Tools zu Best-in-Class-Tools werden.

Wachsen im Startup-Modus

Aus geschäftlicher Sicht war es für Shane eine große Sache, einen Geschäftspartner zu haben. Er und sein Mitgründer AJ Ayers haben eine großartige Beziehung und sie halten sich beide immer an die abgemachten Pläne. 

„Ich habe die Ideen und mein Geschäftspartner konzentriert sich auf die Umsetzung. Diese Synergie ist entscheidend und ermöglicht uns so schnell zu wachsen. Es gibt ein Buch mit dem Titel „Rocket Fuel“, das ich empfehlen würde – es geht darum, wie man mit seinem Geschäft wächst, vor allem für diejenigen, die stagnieren, nachdem Sie ein paar Mitarbeiter mehr haben.“

Wir haben Shane gefragt, was Brooklyn FI für das Onboarding von Teammitgliedern verwendet, ohne den Prozess zu verlangsamen.

„Für das Onboarding verwenden wir eine Menge Loom-Videos und Guru für das interne Wiki zu Prozessen und Arbeitsabläufen. Und natürlich TaxDome – alle unsere Prozesse sind innerhalb unseres CRM-Tools.“

Shane Mason mit seinem Geschäftspartner AJ Ayers.

Verbesserung der Kundenkommunikation 

Die Klienten über den gesamten Arbeitsablauf auf dem neuesten Stand zu halten, war eine der größten Herausforderungen für Brooklyn FI. 

„Wir arbeiten wirklich hart, um die Informationen von den Klienten zu bekommen und um ihnen ihr Steuerjahr mit höchster Genauigkeit zu präsentieren. Das wollen wir dem Klienten vermitteln, damit er weiß, wofür er uns bezahlt. Wir brauchen ein oder zwei Wochen, um ihre Steuererklärung vorzubereiten, und sie fragen sich immer, was los ist. Sie auf dem Laufenden zu halten, war eine Herausforderung.“

Der Wechsel zu TaxDome war für beide Seiten eine Erleichterung.

„Wie bei jedem Unternehmen gibt es eine Menge, was hinter den Kulissen abläuft, in die der Klient nicht eingeweiht ist – Durchsicht, Vorbereitung, Überprüfung, Abschluss. Mit TaxDome haben wir automatisierte E-Mails, die jedes Mal versendet werden, sobald der Klient diesen Schritt im Arbeitsablauf durchläuft – so weiß der Klient immer, was hinter den Kulissen vor sich geht. Früher war dafür eine Menge manueller Arbeit erforderlich, deshalb sind wir jetzt umso glücklicher darüber, dass wir unsere Klienten nun automatisch auf dem Laufenden halten können.“

Mit automatisierten Aktionen können Sie Klienten immer auf dem Laufenden halten.

Der Einsatz des Kundenportals hat auch ein weiteres wichtiges Problem gelöst – ein einfach zu bedienendes Portal, das dem Klienten Freude bereitet. 

„Wir haben mit Intuit ein anderes Tool verwendet – das Zurücksetzen des Passworts war ein Problem. Es war nicht White-Label-fähig und es hatte nicht die Funktionalität, die wir brauchten. Jetzt haben wir nur positive Rückmeldungen von Klienten bekommen. Im Allgemeinen sprechen Klienten nicht über Portale, daher heißen wir es willkommen, wenn die Leute sich positiv darüber äußern.“

Kundenportal ist so einfach wie Whatsapp oder andere Apps, die Ihre Klienten nutzen.

In Bezug auf die Branche als Ganzes erkennt Shane, dass eine der größten Beschwerden über Buchhalter der Kommunikationsmangel ist – Klienten fragen sich immer, was los ist. Da Brooklyn FI weiter wächst, können sie mit solchen wiederholbaren Prozessen ihre Klienten noch mehr beeindrucken und sich von anderen abheben. Folgen Sie den Erfahrungen von Brooklyn FI, um das Wachstum Ihres Unternehmens zu sichern und so viele Prozesse wie möglich zu automatisieren. Brauchen Sie damit Hilfe? Nehmen Sie an unserem täglichen Live-Demo mit FAQ teil!