18 08 2022 / Produktivität

Dokumente, Kopien, Ablage: Wie viel Papier benötigt ein Unternehmen?

Dokumente, Kopien, Ablage: Wie viel Papier benötigt ein Unternehmen?

1Papier: Wie viel kostet es uns?

Die Abschaffung von Papier in den Büros ist nicht nur die verantwortungsvollste, sondern sicherlich auch die kostengünstigste Lösung. Aber haben die Unternehmen und Berufsverbände das schon bemerkt? Lassen Sie uns die Situation gemeinsam analysieren.

Papier und Aktenführung kosten die Unternehmen Ressourcen und Platz, während die Digitalisierung von Dokumenten sicherlich langfristige Vorteile bietet. 

Obwohl die Technologie einen Großteil der Prozesse in einem Unternehmen ersetzt hat, gehen durchschnittlich 10.000 Blatt Papier pro Jahr durch die Hände eines Mitarbeiters, und wenn man bedenkt, dass die Kosten für ein Ries Papier etwa 3,30 Dollar betragen, sind die Kosten für die Papierverwaltung in einem Unternehmen viel höher. Laut einer Studie von PairSoft kostet die Aufbewahrung eines Dokuments 20 Dollar, die Wiederbeschaffung eines verlorenen Dokuments 120 Dollar und die Vervielfältigung 220 Dollar… Zu all diesen Zahlen müssen die Kosten für die zur Aufbewahrung benötigten Regale, Schränke und Kisten hinzugerechnet werden, ganz zu schweigen von den Kosten für den Kauf oder die Miete eines Bürodruckers samt Toner. Und vergessen wir nicht einen der wichtigsten Kostenfaktoren: die Kosten für die Person, die druckt, fotokopiert und abheftet… Stunden über Stunden, die jemand für das Drucken und Abheften von Dokumenten aufwendet, die mit wenigen Klicks in der Cloud gespeichert werden könnten. Letzten Endes kostet Papier ein Unternehmen das 30-fache seines Anschaffungspreises. Die Digitalisierung von Dokumenten und deren Speicherung in der Cloud bedeutet, dass alle Dokumente an einem Ort gespeichert und organisiert sind: Das Auffinden des gesuchten Dokuments dauert nur wenige Augenblicke.

Abschaffung von Papier: Digitalisierung von Dokumenten

Die Hauptlösung für diese Ressourcenverschwendung ist die Umstellung auf die Digitalisierung, die durch zwei Schlüsselfaktoren begünstigt wird:

  1. Cloud-basierte Speicherung
  2. Verwendung eines integrierten Scanners

Zum Glück bietet TaxDome all dies mit seiner All-in-One-Software für Unternehmen. 

Durch eine sichere Dokumentenablage wird das Risiko des Verlusts von Dokumenten und Informationen minimiert. Die Unternehmen haben jederzeit Zugriff auf ihre Dateien, so dass kein Risiko eines Datenverlusts besteht. Die Dokumente werden digitalisiert und können von jedem Ort mit Internetanschluss aus erstellt oder archiviert werden. Einer der Gründe, warum digitale Dokumente dem Papier vorgezogen werden sollten, ist die Tatsache, dass Papier durch natürliche Einflüsse und Witterungseinflüsse stärker gefährdet sind. Dieser Aspekt sollte nicht unterschätzt werden, auch in Anbetracht der Zeit der schweren Unwetter und Naturkatastrophen, die wir derzeit erleben. All diese Aspekte unterstreichen die Tatsache, dass eine sichere Dokumenten-Management die Rentabilität und Professionalität eines Unternehmens erhöht. 

Das Scannen von Dokumenten hilft Unternehmen nicht nur, Betriebskosten zu sparen, sondern steigert auch die Produktivität des Unternehmens. All die Stunden, die mit dem Suchen und Ablegen von Dokumenten verbracht werden, können für gewinnbringendere Tätigkeiten verwendet werden.  Durch das Scannen von Dokumenten haben die Mitarbeiter sofortigen Zugriff auf alle Geschäftsdokumente. Die Dateien sind bearbeitbar und können gemeinsam genutzt werden, was die Zusammenarbeit am Arbeitsplatz verbessert. Durch die Digitalisierung von Dokumenten und die Beseitigung von Papier können die Fixkosten für Papier in einem Unternehmen aus dem Budget gestrichen werden, und diese Ressourcen können für andere Aktivitäten verwendet werden.

TaxDome fördert das nachhaltige Management von Steuerkanzleien und ermöglicht es ihnen, gleichzeitig umweltfreundlich, profitabel und wirtschaftlich effizient zu sein. Die Abschaffung von Papier ist nicht nur gut für die Umwelt, sondern auch gut für Ihr Unternehmen.

Elisabetta Radicati

Elisabetta Radicati

Elisabetta ist für die Expansion von TaxDome in Italien verantwortlich. Sie liebt es, Neues zu lernen und ist immer auf der Suche nach neuen Möglichkeiten, sich in ihrer Rolle weiterzuentwickeln und zu wachsen, sei es durch das Erlernen neuer Fähigkeiten, die Übernahme eines neuen Projekts oder die Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen.

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