Erweiterte Workflow-Automatisierung: Einführung von bedingten Stufen

Vor nicht allzu langer Zeit haben wir bedingte Automatisierungen eingeführt. Mit dieser leistungsstarken Funktion können Sie innerhalb einer Pipeline auf der Grundlage von Kontotags unterschiedliche Automatisierungen für verschiedene Kundentypen ausführen. So können Sie beispielsweise unterschiedliche E-Mail-Vorlagen an neue und wiederkehrende Kunden senden. 

In unseren Diskussionen mit der Community wurde deutlich, dass es ganze Stufen in der Pipeline gibt, die nur für bestimmte Kundentypen benötigt werden (z. B. Kunden mit einer Verlängerung). Für alle Ihre Steuererklärungs-Kunden ist der Prozess derselbe, aber einige Kunden haben Verlängerungen und einige nicht. Mit bedingten Stufen können Sie diese zusätzliche Flexibilität durch Automatisierung erreichen. 

Was sind bedingte Stufen?

Bedingte Stufen ermöglichen es Aufträgen, bestimmte Stufen in Ihrer Pipeline nur dann zu durchlaufen, wenn sie bestimmte Kriterien erfüllen. Anders ausgedrückt: Mit bedingten Stufen können Aufträge die Stufen Ihrer Pipeline überspringen, wenn sie bestimmte Kriterien nicht erfüllen. 

In unserem Beispiel unten haben wir die 3. Stufe in der Pipeline davon abhängig gemacht, ob das Konto den Tag “ Verlängerung“ hat. 

Kunde A hat den Tag “ Verlängerung “ nicht, also überspringt der Auftrag die 3. Stufe und fährt mit der 4.

Kunde B hat den Tag “ Verlängerung „, also durchläuft der Auftrag alle Stufen, einschließlich der 3.

Wann brauchen Sie bedingte Stufen?

Hier sind einige Anwendungsfälle, wie sie funktionieren können.

Eine Stufe anstelle von mehreren Automatisierungen

Sie können eine bedingte Stufe verwenden, wenn Sie mehrere Automatisierungen speziell für eine Art von Kunden haben. Anstatt Bedingungen für jede Automatisierung hinzuzufügen, können Sie eine Stufe mit spezifischen Automatisierungen erstellen und diese nur für Konten mit dem Tag „Neuer Kunde“ ausführen. Wenn ein Kundenkonto diese Markierung nicht hat, wird der Auftrag zur nächsten Stufe übergehen. 

Offshore- und Zeitarbeitskräfte

Wenn Sie zusätzliche Mitarbeiter einstellen, die Sie in der Hochsaison unterstützen, können Sie für diese eine bedingte Stufe einrichten. Zum Beispiel eine spezielle Stufe, in der Sie Konten an Offshore-Teams zuweisen und Aufgaben mit spezifischen Notizen für sie erstellen. 

Diese Pipeline könnte dann ähnlich aussehen wie diese:

In unserem Beispiel können Sie während der Stufe “ Dokumente prüfen“ manuell die Tags „intern“ für die interne Vorbereitung oder „offshore“ für ein Offshore-Team verwenden. Je nach Markierung landet der Auftrag entweder in der Stufe „Steuervorbereitung“ oder in der Stufe „Offshore-Steuervorbereitung“, so dass die Aufgaben und der Kontozugriff den richtigen Personen zugewiesen werden.

Mehrere Mitarbeiter in einem Workflow(Pipeline)

Mit der gleichen Logik wie bei Offshore- und Zeitarbeitskräften können Sie bedingte Stufen verwenden, um die Arbeit auf Ihr Team zu verteilen. Nehmen wir an, Sie haben eine große Steuerkanzlei, die 5000 Kunden betreut. In einem solchen Szenario arbeiten wahrscheinlich ~10 Steuerberater an Ihren Steuererklärungen. Mit bedingten Stufen können Sie für jeden Vorbereiter eine andere Stufe einrichten, den Prozess optimieren und es Aufträgen ermöglichen, von Stufe 3 zu Stufe 10 zu springen (Beispiel).

Die folgende Abbildung zeigt der Einfachheit halber 4 Ersteller, aber die gleiche Logik würde auch bei 50 Erstellern funktionieren. In diesem Szenario springen Bobs Kunden von Stufe 2 (Bobs Vorbereitung) zu Stufe 6 (Managerprüfung), sobald Bob mit seiner Vorbereitung fertig ist.

Auf Vorschuss warten

Wenn Sie Vorauszahlungen nur neuen Kunden in Rechnung stellen möchten, können Sie eine Stufe „Warten auf Vorschuss“ erstellen und eine Rechnung über 500 $ (oder wie viel Sie auch immer in Rechnung stellen möchten) erstellen und eine Bedingung hinzufügen, dass diese Stufe nur für diejenigen gilt, die mit „Neuer Kunde“ gekennzeichnet sind… Auf diese Weise können Sie auf einen Blick sehen, welche Ihrer Leads nicht weiterkommen, weil sie ihren Vorschuss noch nicht bezahlt haben. 

Verlängerungen

Bei unseren Benutzertests haben wir festgestellt, dass viele Mitglieder der Community eine bestimmte Pipeline-Stufe ausschließlich für Verlängerungen verwenden und Aufträge manuell hinein- und herausbewegen. Mit Hilfe von bedingten Stufen können Sie diesen Prozess nun automatisieren. 

Wenn Sie die oben beschriebene Logik anwenden und dem Kundenkonto die Markierung „Verlängerung nötig“ hinzufügen, gelangen die Aufträge nur bei Konten mit dieser Markierung in die Verlängerungsstufe, bei allen anderen wird sie übersprungen. Wenn diese Stufe die Aufgabe „Dateierweiterung“ hat und die automatische Verschiebung aktiviert ist, wird der Auftrag in die nächste Stufe Ihres Workflows verschoben, sobald die Aufgabe abgeschlossen ist. 

1. Überprüfung
2. Vorbereitung keine Verlängerung.
   1. Wenn Verlängerung erforderlich, manuelles Anbringen des Tags – Verlängerung erforderlich.
3. Verlängerung
   1. Bedingung „benötigt Verlängerung“
4. Vorbereitung nach Verlängerung

Beachten Sie: Einige Mitglieder der Community ziehen es vor, eine separate Pipeline für Verlängerungen zu haben. Bald werden Sie in der Lage sein, Aufträge zwischen Pipelines zu verschieben! 

Wie richtet man bedingte Stufen ein?

Bedingte Stufen werden auf der Grundlage von Konto-Tags ausgelöst. Um eine Stufe bedingt zu machen, klicken Sie einfach auf das Zahnradsymbol und wählen Sie die Tags aus, die erforderlich sind, damit Aufträge automatisch in diese Stufe wechseln. Wenn der Konto-Tag nicht vorhanden ist, überspringt der Auftrag die Stufe. 

Beachten Sie::

• Die erste und letzte Stufe einer Pipeline kann keine Bedingungen enthalten. 
• Zur Erinnerung: Das automatische Verschieben funktioniert, wenn eine binäre Aktion ausgelöst wird (z. B. Vertrag signiert, Rechnung bezahlt usw.).
• Bedingungen für Stufen wirken sich nur auf die automatische Verschiebung aus. Sie können jeden Auftrag manuell in jede beliebige Stufe verschieben. 

Lesen Sie mehr darüber, wie man bedingte Stufen einrichtet.

Was kommt als Nächstes?

Wie bereits erwähnt, werden Sie bald in der Lage sein, Aufträge zwischen Pipelines zu verschieben, und wir arbeiten an der Möglichkeit, unterschiedliche Zeitpläne für verschiedene Konten innerhalb derselben Pipeline festzulegen!

Vergessen Sie nicht, Ihre Ideen in unserem Feature Request Board zu teilen!