Januar 2025 Update

Ein neues Jahr bringt neue Chancen, neue Mandanten und eine neue Steuersaison mit sich. Das gesamte TaxDome-Team arbeitet rund um die Uhr daran, Ihnen die neuesten Updates zu präsentieren, damit diese Steuersaison und das Jahr 2025 Ihr bisher erfolgreichstes wird.

Von benutzerdefinierten Auftragsstatus über rollenbasierte Automatisierungen und erweiterte Zapier-Integration bis hin zur Option, Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) für Mandanten und Ihre Belegschaft verpflichtend einzuführen – TaxDome unterstützt Ihre Kanzlei dabei, im Jahr 2025 noch sicherer, mandantenorientierter und effizienter zu arbeiten.

Sehen Sie sich dieses Video an, um einen Überblick über die Funktionen und Verbesserungen dieses Monats zu erhalten:

🤖 Workflow

Benutzerdefinierte Auftragsstatus: Automatisierte Workflow-Ausnahmen

Unabhängig davon, wie perfekt Ihr Workflow ist, es gibt immer Ausnahmen. Deshalb haben wir die benutzerdefinierten Auftragsstatus entwickelt. Mit diesem Update können Sie Aufträgen benutzerdefinierte Status zuweisen – wie „Fehlende Info“ oder „Verlängerung erforderlich“ – und die Jobs dabei in derselben Stufe Ihres Workflows belassen.

Wenn Sie also mitten in einer Steuererklärung sind, aber noch eine Anlage EÜR fehlt, können Sie den Status auf „Fehlende Info“ setzen und eine Mandantenanfrage für die Anlage EÜR verknüpfen. Sobald diese bereitgestellt wird, setzt der benutzerdefinierte Auftragsstatus Ihren Auftrag automatisch wieder auf „aktiv“, und alles läuft normal weiter.

Um Ihnen den Einstieg zu erleichtern, haben wir einige Status für häufige Szenarien bereits voreingestellt. Die wahre Stärke liegt jedoch in der individuellen Anpassung. Die benutzerdefinierten Auftragsstatus werden ihrem Namen gerecht – Sie können so viele einzigartige Status erstellen, wie Ihre Kanzlei benötigt.

Rollenbasierte Automatisierung: präzise Aufgabenzuweisung

Um Ihren Workflow noch reibungsloser zu gestalten, haben wir die Rollenbasierte Automatisierung eingeführt. Diese definiert standardisierte Rollen für Ihre Belegschaft, wie „Buchhalter“, „Prüfer“ oder „Steuersachbearbeiter“.

Diese Bezeichnungen schaffen nicht nur Klarheit darüber, wer Ihrer Mitarbeitenden wofür verantwortlich ist, sondern steuern auch Ihre Automatisierungen.

Wenn ein Auftrag in eine neue Stufe übergeht, werden Aufgaben erstellt und automatisch der richtigen Person für diesen Mandanten auf Basis ihrer Rolle zugewiesen. Keine manuelle Neuzuweisung mehr, keine Verwechslungen – Ihre Mitarbeitenden wissen genau, wann der Einsatz erforderlich ist, sodass die Arbeit ohne Verzögerungen voranschreitet.

Da TaxDome stets bestrebt ist, Updates anzubieten, die Sie an die spezifischen Anforderungen Ihrer Kanzlei anpassen können, können Mitarbeitende mehrere Rollen für verschiedene Mandanten übernehmen. So lässt sich die Arbeit problemlos an wechselnde Arbeitsbelastungen oder sich entwickelnde Teamdynamiken anpassen.

🤝 Mitarbeitermanagement & Kollaboration

Aktivitäten-Feed: volle Transparenz über alle Mandantenkonten

Gewinnen Sie vollständige Einsicht in alle Aktivitäten Ihrer Kanzlei. Unser neuer Aktivitäten-Feed bündelt sämtliche Kontoaktivitäten an einem zentralen Ort mit umfassender Übersicht und verbessert dadurch Transparenz, Nachvollziehbarkeit und die kanzleiweite Sicherheit.

• Verbessertes Risikomanagement und Compliance: Identifizieren und beheben Sie Probleme schnell mithilfe des umfassenden Aktivitätsverlaufs aller Mitarbeitenden- und Mandantenaktionen im Feed
• Müheloses Verfolgen von Aktualisierungen: Sehen Sie alle Kontoupdates, wer sie vorgenommen hat und wann – mit der Möglichkeit, diese durch Filteroptionen nach Konto, Datum, Element und mehr zu analysieren
• Wertvolle Einblicke in Mitarbeitende und Mandanten: Überwachen Sie Mitarbeiterleistung und Mandanteninteraktionen – und nutzen Sie diese Verhaltenseinblicke, um Verbesserungspotenziale zu erkennen und Mandantenbeziehungen zu stärken

Mitarbeitendenpensum: Planen Sie für maximale Effizienz

Die Teameffizienz beginnt mit einer intelligenten Verteilung der Arbeitsbelastung. Mit unserer neuen Funktion Teamkapazität können Sie die wöchentlichen Arbeitsstunden für Mitarbeitende festlegen und deren Pensum durch präzises Reporting überwachen – für eine effektive Planung und optimale Teamleistung.

• Arbeitsbelastung ausgleichen und Teameffizienz steigern: Vermeiden Sie Über- oder Unterauslastung der Mitarbeitenden durch die Festlegung wöchentlicher Arbeitsstunden (einzeln und in Gruppen) und verteilen Sie die Arbeit entsprechend der Kapazitäten
• Leistung und Rentabilität analysieren: Vergleichen Sie die geplante Kapazität in Echtzeit mit den tatsächlich geleisteten Stunden und analysieren Sie wöchentliche, monatliche und quartalsweise Berichte für tiefere Einblicke in Produktivität und Rentabilität
• Effektiv und mit voller Zuversicht planen: Mit einem Überblick über die Teamkapazität treffen Sie fundierte, datengestützte Entscheidungen zur Aufnahme zusätzlicher Mandanten oder zur Einstellung weiterer Mitarbeitenden

Interne Notizen in sicheren Chats: unsichtbares Teamwork, sichtbare Ergebnisse

Zusammenarbeit ist der Schlüssel für ein außergewöhnliches Mandantenerlebnis – aber die Organisation im Hintergrund sollte Ihren Arbeitsablauf nicht stören. Mit Internen Notizen in sicheren Chats können Kollegen direkt in Mandanten-Chatverläufen miteinander kommunizieren – ohne dass Mandanten davon etwas mitbekommen.

Mit internen Notizen können Ihre Angestellten:

• Kollegen mit @Erwähnungen markieren, um Updates zu teilen, Fragen zu stellen oder Feedback anzufordern – alles im Kontext der Mandantengespräche
• Direkt auf interne Nachrichten antworten, um Gespräche übersichtlich und leicht nachvollziehbar zu halten
• Interne Notizen von Mandantenkommunikation unterscheiden durch visuell abweichende Formatierung, sodass keine Verwechslung zwischen privaten und mandantensichtbaren Inhalten entstehen kann

🔄 Integrationen

Zapier: Bessere Automatisierung für Ihre Kanzlei

Unsere Zapier-Integration ist noch intelligenter geworden und macht Ihre Arbeitsabläufe schneller und einfacher als je zuvor. Dieses Upgrade hilft Ihnen dabei, Ihre bevorzugten Tools wie Google Sheets und MailChimp zu verbinden.

Sie können jetzt automatisch Konten erstellen und Kontakte in TaxDome verknüpfen, basierend auf Ereignissen in anderen Systemen. Wenn Sie also ein Kontaktformular auf Ihrer Website zur Leadgenerierung nutzen, können Konten automatisch in TaxDome erstellt werden.

Wir arbeiten auch an weiteren Auslösern. Wenn Sie Ideen für zukünftige Auslöser oder Aktionen haben, können Sie diese gerne in unserem Feature-Request-Board teilen.

📞 CRM

Erweiterte Filter: Exakte Suche für wachsende Kanzleien

Die Verwaltung großer Mandantenstämme ist jetzt durch unsere Erweiterten Filter einfacher und genauer. Dieses Update macht die Arbeit mit mehreren Tags intuitiver und hilft Ihnen dabei, Suchergebnisse mit Präzision und Sicherheit zu verfeinern.

Möchten Sie alle neuen Mandanten erreichen, die Unterstützung bei der jährlichen Einkommenssteuererklärung benötigen? Gehen Sie einfach zur Kontenseite, wählen Sie den „Alle“ Operator und die Tags „Einkommenssteuererklärung“ und „Neuer Mandant“ aus der Liste. Zusätzlich können Sie den „Mindestens einer“ Operator mit Tags wie „Leads“ und „Interessenten“ verwenden, um Ihre Reichweite zu erhöhen und dabei trotzdem auf die richtige Zielgruppe fokussiert zu bleiben.

Möchten Sie noch mehr Kontrolle? Mit Operatoren wie „Keine von“ und „Alle ausgewählten ausschließen“ können Sie Ergebnisse ausfiltern, die nicht Ihren Kriterien entsprechen. Zum Beispiel können Sie Mandanten herausfiltern, die bereits Fristverlängerungen eingereicht haben, um sich auf diejenigen zu konzentrieren, die noch Ihre Unterstützung benötigen.

Dies ist nur der erste Schritt unserer erweiterten Filteraktualisierung, und wir freuen uns darauf, Ihnen noch mehr Werkzeuge zur Verfügung zu stellen, die Zeit sparen und Ihre Arbeitsabläufe optimieren.

🔒 Sicherheit

Möglichkeit zur verpflichtenden Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA)

Der Schutz sensibler Mandantendaten ist nicht nur eine Verantwortung – sondern eine Notwendigkeit. Laut TaxDomes exklusivem Mandantenzufriedenheitsbericht, für den wir 1.000 Buchhaltungsmandanten direkt befragt haben, sagen 77%, dass der digitale oder elektronische Informationsaustausch mit ihrem Steuerberater eine Zwei-Faktor-Authentifizierung beinhalten sollte.

Deshalb freuen wir uns bekannt zu geben, dass TaxDome die einzige Kanzleisoftware ist, mit der Sie Sicherheitsrichtlinien festlegen können, die 2FA sowohl für Ihr Team als auch für Ihre Mandanten vorschreiben.

Bisher konnten Mandanten die Zwei-Faktor-Authentifizierung selbstständig aktivieren. Mit dieser neuen Einstellung kann Ihre Kanzlei 2FA nun als verbindliche Sicherheitsrichtlinie durchsetzen. Wenn aktiviert, erhalten Mandanten übersichtliche Schritt-für-Schritt-Anleitungen auf dem Bildschirm, um die Zwei-Faktor-Authentifizierung mit vertrauenswürdigen Apps wie Google Authenticator oder Authy einzurichten.

Für Kanzleien, die einen schrittweisen Ansatz bevorzugen, ermöglicht unsere Soft-Launch-Funktion einen graduellen Übergang Ihres Teams und Ihrer Mandanten zu einem höheren Sicherheitsniveau – ganz nach Ihrem Zeitplan.

😍 Mandantenerlebnis

Im letzten Monat haben wir unseren branchenweit ersten Mandantenzufriedenheitsbericht für das Rechnungswesen veröffentlicht – einen bahnbrechenden Einblick in das, was Mandanten von ihren Steuerberatern wirklich schätzen. Statt uns auf traditionelle Anbietererkenntnisse zu verlassen, sind wir direkt zur Quelle gegangen und haben 1.000 Steuerberatungsmandanten befragt, um herauszufinden, was sie erwarten, wie man ihr Vertrauen im Zeitalter der Technologie gewinnt und für welche Dienstleistungen sie bereit wären, bis zu 50% mehr zu zahlen.

Um die Ergebnisse noch tiefgehender zu analysieren, haben wir ein Webinar mit Branchenexperten veranstaltet, darunter der CEO eines Inc. 5000 Unternehmens und der Geschäftsführer der Aprio Firm Alliance. Wir haben untersucht, was unsere Forschung für Steuerberater bedeutet und wie Kanzleien sich anpassen können, um die Mandantenanforderungen im Jahr 2025 zu erfüllen.

Wenn Sie ihn noch nicht gelesen haben, nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um den vollständigen Bericht herunterzuladen und die Webinar-Aufzeichnung anzusehen, damit Sie nicht länger rätseln müssen, was Ihre Mandanten wollen, sondern es direkt von ihnen erfahren.

Bitte beachten Sie, dass der Bericht und das Webinar in englischer Sprache verfügbar sind. Wenn Sie jedoch weitere Informationen oder Unterstützung in Ihrer Landessprache wünschen, kontaktieren Sie uns gerne – wir helfen Ihnen gerne weiter!

🔥 Weitere

• Zeiterfassungen in Serie mit Aufträgen verknüpfen: Sparen Sie Zeit, indem Sie mehrere Zeiterfassungen in einem Schritt mit einem einzelnen Auftrag verknüpfen. Dies gewährleistet eine präzise Ressourcenzuweisung und lässt sich mühelos für eine größere Belegschaft skalieren.
• Vorauszahlungserfordernis für Angebote: Sichern Sie sich finanziell ab, indem Sie eine Vorauszahlung vor Arbeitsbeginn verlangen. Rechnungen werden automatisch mit Angeboten verknüpft, was zusätzliche Schritte eliminiert und Arbeitsabläufe vereinfacht.
• Bezahlte Rechnungen bearbeiten und Offline-Zahlungen löschen: Korrigieren Sie Fehler schnell durch die Bearbeitung bezahlter Rechnungen oder das Löschen von Offline-Zahlungen. Dies hält Ihre Finanzunterlagen genau und stärkt das Vertrauen der Mandanten.
• Verbesserte Handhabung von Werbeaktions-Guthaben bei Zahlungen: Verfolgen Sie Werbeaktions-Guthaben getrennt von anderen Zahlungen für eine bessere Umsatzberichterstattung. Schließen Sie Werbeaktions-Guthaben einfach vom Gesamtumsatz aus, um Genauigkeit und Transparenz zu verbessern.
• Ordner für hochgeladene Dokumente in Fragebögen festlegen: Speichern Sie hochgeladene Dateien automatisch in vordefinierten Ordnern, reduzieren Sie manuelle Aufgaben und gewährleisten Sie eine einheitliche Dokumentenorganisation.

🎥 Schulung & Weiterbildung

Workflow-Webinare: So holen Sie mehr aus TaxDome heraus

Gespickt mit umsetzbaren Tipps und Erkenntnissen von Experten wie Jamie Gruol (Workflows For Tax Pros), Carlos Garcia (ExceedSales) und Russell Hoskins, CPA (HQOL), helfen Ihnen diese Sessions dabei, mehr in kürzerer Zeit zu erledigen und den Verwaltungsaufwand zu reduzieren – pünktlich zur Steuersaison.

Von der Erstellung Ihrer ersten Pipeline bis hin zur Beherrschung fortgeschrittener Automatisierungen führen Sie diese Webinare Schritt für Schritt durch die Workflow-Optimierung – ganz gleich, von welchem Ausgangspunkt Sie starten.

🌎 Haben Sie uns in 2024 getroffen?

Was für ein aufregendes Jahr 2024! Wir möchten uns bei jedem Einzelnen von Ihnen bedanken, der uns auf Veranstaltungen rund um den Globus getroffen und sich mit uns vernetzt hat. Im Jahr 2024 war TaxDome bei 43 Veranstaltungen in 34 Städten, 18 Ländern und auf fünf Kontinenten vertreten!

Die Vernetzung mit tausenden Kanzleien und Mandanten weltweit erinnert uns an die unverkennbare Energie und Leidenschaft innerhalb der TaxDome-Community. Sie alle sind es, die uns antreiben, weiter zu innovieren und ein noch besseres Erlebnis für Kanzleien und ihre Mandanten in 2025 und darüber hinaus zu schaffen.

Schauen Sie sich unser Jahresrückblick-Video 2024 an, um all die besonderen Momente noch einmal zu erleben.

Zusammenfassung

Wir bringen Ihnen all das oben Genannte — plus 124 weitere Optimierungen und Fehlerbehebungen in diesem Monat!

Weitere Updates erwarten Sie im nächsten Monat. In der Zwischenzeit laden wir Sie ein, unserer LinkedIn-Community beizutreten, um Fragen zu stellen, neue Verbesserungen vorzuschlagen oder sich mit anderen TaxDome-Nutzern auszutauschen.

Und falls Sie es verpasst haben, hier finden Sie eine Übersicht der wichtigsten Neuerungen aus unserem Dezember-2024-Update.