Kanzleiwachstum, dank Mitarbeitermanagement durch rollenbasierte Automatisierung von TaxDome

Mit zunehmender Mitarbeiterzahl steigt auch die Komplexität. Bei einer überschaubaren Belegschaft lassen sich individuelle Kompetenzen noch mühelos erfassen – Sie wissen ganz genau, wer die optimale Besetzung für spezifische Aufgaben ist, und die mentale Organisation erscheint beherrschbar. 

Sobald Sie jedoch Ihr Personal expandieren, wird die manuelle Aufgabenzuweisung zunehmend ineffizient. Wer verantwortet welchen Bereich? Ist die Zuordnung optimal? Was früher in Minuten erledigt war, beansprucht nun Stunden. 

An dieser Stelle greifen unser neuer „Rollen“-Bereich und die rollenbasierte Automatisierung. Durch eine strukturierte Aufgabenverteilung gewährleistet Ihr Team einen präzisen und termintreuen Service, der die Zufriedenheit Ihrer Mandanten sicherstellt und den reibungslosen Ablauf Ihrer Kanzlei garantiert.

Optimieren Sie Ihre Personalstruktur

Betrachten Sie den neuen „Rollen“-Bereich als Kompetenzübersicht Ihrer Kanzlei.

Für jede Tätigkeit in Ihrem Kanzleibetrieb können Sie eine standardisierte Rolle definieren, beispielsweise „Buchhalter“ oder „Prüfer“. Diese Rollen ermöglichen eine effiziente Aufgabenzuweisung an die entsprechenden Fachkräfte und gewährleisten deren Verständnis für ihren Prozessbereich.

Verzichten Sie auf fragmentierte Lösungen wie separate Kennzeichnungen für einzelne Mitarbeiter oder Vorlagen zur Personalstrukturierung. Die Rollenzuweisung erfolgt nun direkt in den Mandantenkonten.

Nehmen wir als Beispiel einen Mandanten aus dem Kleinunternehmenssegment: Die Zuweisung von Rollen wie „Buchhalter“, „Steuerberater“ und „Lohnbuchhalter“ stellt eine umfassende Betreuung sicher. Ihre Angestellten können sich dadurch auf ihre Kernaufgaben konzentrieren, ohne Unklarheiten bezüglich Zuständigkeiten oder Vertretungen. Die Mandanten erhalten stets die angemessene Betreuung.

Die Rollenzuweisung ist sowohl individuell im Mandantenprofil als auch durch Tabellenimport für Stapelzuweisungen möglich. Eine direkte Stapelzuweisung über die Benutzeroberfläche wird bald implementiert. Bei Einführung neuer Dienstleistungen, etwa der Lohnbuchhaltung, lässt sich die entsprechende Rolle effizient allen relevanten Konten zuordnen, ohne bestehende Prozesse zu beeinträchtigen.

Wie Sie Rollen in Ihren Workflow integrieren

Sobald die Struktur Ihrer Mitarbeiter festgelegt ist, geht TaxDome noch einen Schritt weiter, um Ihre Arbeitsabläufe flexibel und effizient zu gestalten – unabhängig davon, wie einzigartig oder dynamisch Ihre Prozesse sind.

Um sicherzustellen, dass Aufgaben den richtigen Personen zugewiesen werden, können Rollen als Variablen verwendet werden. Auf diese Weise können Aufgaben, wenn sie erstellt werden, dem zugewiesenen „Buchhalter“ auf dem Konto zugewiesen werden, anstatt für jeden Ihrer Buchhalter eine separate Aufgabe zu erstellen, wodurch Redundanzen in Aufgabenvorlagen reduziert werden.

Da Mitarbeiter häufig mehrere Funktionen erfüllen, wurde das Rollenkonzept flexibel gestaltet. Ein Mitarbeiter kann innerhalb eines Mandantenkontos mehrere Rollen ausüben – beispielsweise „Buchhalter“ und „Lohnbuchhalter“ – oder verschiedene Rollen bei unterschiedlichen Mandanten wahrnehmen. Diese Anpassungsfähigkeit ermöglicht eine flexible Reaktion auf schwankende Arbeitsaufkommen und Personalkonstellationen ohne Effizienzverluste.

Effiziente Delegation durch Automatisierung

Rollen dienen nicht nur der Teamorganisation – sie bilden das Fundament für intelligente Automatisierungen, die Ihre Workflows selbstständig steuern.

Ein Beispiel: Wechselt ein Auftrag in die Stufe „Vorbereitung“, generiert die Automatisierung nicht nur eine Aufgabe für einen „Steuerberater“, sondern weist diese unmittelbar dem zuständigen Mitarbeiter mit entsprechender Rolle für diesen Mandanten zu – ohne weitere Zwischenschritte. Dies reduziert den Bedarf an Vorlagen, da eine einzelne Vorlage für mehrere Anwender einsetzbar ist.

Ihre Angestellten können sich direkt den relevanten Aufgaben widmen, statt Zeit mit Zuständigkeitsklärungen zu verlieren. Die Automatisierung verhindert Unklarheiten, übersehene Aufgaben und ineffiziente Prozesse.

Diese nahtlose Integration verhindert Verzögerungen, minimiert Fehlerquellen und ermöglicht Ihrer Belegschaft die Konzentration auf qualitativ hochwertige Arbeit ohne administrative Ablenkungen.

TaxDome, wie für Sie gemacht

Bei TaxDome entwickeln wir Lösungen, die sowohl aktuelle Herausforderungen Ihrer Kanzlei adressieren als auch zukunftsorientiert ausgerichtet sind. Ob Workflow-Optimierung, Personalmanagement oder Skalierung Ihrer Mandantenbetreuung – TaxDome bietet Ihnen die Instrumente für effizienteres Arbeiten.

Werden Sie Teil von über 10.000 Kanzleien weltweit, die TaxDome für die Optimierung ihrer Arbeitsabläufe, Stärkung ihrer Mitarbeiter und die Entwicklung zukunftsfähiger Kanzleien vertrauen.