Volle Kontrolle über Ihren Workflow: Verwandeln Sie Ausnahmen in nahtlose Prozesse mit benutzerdefinierten Auftragsstatus

Workflows verlaufen selten linear. Versäumte Fristen, unvollständige Aufgaben, unerwartete Verlängerungen — diese plötzlichen Änderungen können selbst die sorgfältigst geplanten Prozesse verkomplizieren. Aber was wäre, wenn Ihr Workflow genauso anpassungsfähig wäre wie Ihre Praxis?

Mit benutzerdefinierten Auftragsstatus ist das möglich. Sie können jetzt Ausnahmen in einzigartig gestaltete Regeln umwandeln, die für jeden Mandanten anpassbar sind. Mit benutzerdefinierten Auftragsstatus können Sie Ihre Prozesse nahtlos verwalten und sicherstellen, dass jeder Auftrag wie gewünscht voranschreitet.

Es geht nicht nur um die Nachverfolgung — es geht darum, Ihnen die vollständige Kontrolle zu geben, egal wie komplex die Dinge werden.

So bleiben Ihre Aufträge auf Kurs

Die Behandlung von Workflow-Ausnahmen beginnt mit der Bewahrung Ihres Prozesses. Standardmäßig sind Aufträge entweder „aktiv“ oder „archiviert“ — aber mit benutzerdefinierten Auftragsstatus können Sie nun den Status Ihrer Arbeit klarer abgrenzen, ohne deren Kontext oder Ablauf zu stören.

Anstatt Aufträge aus ihren Stufen zu verschieben, können Sie jedem Auftrag, der es benötigt, einen einzigartigen Status wie „Fehlende Informationen“ oder „Verlängerung erforderlich“ zuweisen. Auf diese Weise bleibt der Auftrag in seiner ursprünglichen Stufe und bewahrt seine gesamte Workflow-Historie. Sie werden nie den Überblick verlieren, wo sich ein Auftrag befand, oder sich Sorgen machen müssen, ihn in die richtige Stufe zurückzuführen.

Wir haben für einen einfachen Einstieg einige Status für häufige Szenarien vorgeladen. Die wahre Stärke liegt jedoch in der Anpassung. Benutzerdefinierte Auftragsstatus werden ihrem Namen gerecht, und Sie können so viele einzigartige Status erstellen, wie Ihre Kanzlei benötigt.

Sehen Sie was Sie brauchen, wann Sie es brauchen

In einer gemeinsamen Pipeline können Prioritäten schnell verschwimmen. Welche Aufgaben sind pausiert? Was muss jetzt bearbeitet werden? Mit benutzerdefinierten Auftragsstatus erkennen Sie dies auf einen Blick.

Dank individueller Hintergründe und übersichtlicher Statusleisten fallen ausstehende Aufträge sofort ins Auge – so weiß Ihre Belegschaft genau, worauf sie sich konzentrieren muss.

Sie möchten gezielt Aufträge finden, die auf Mandanteninformationen warten? Oder Aufträge mit ausstehenden Fristverlängerungen im Blick behalten? Mit dem benutzerfreundlichen Filter fokussieren Sie sich einfach auf das Wesentliche.

Diese Übersichtlichkeit steigert die Effizienz Ihrer Mitarbeitenden, da sofort erkennbar ist, was Priorität hat und wo Arbeitskraft benötigt wird. Früher war diese Art der Übersicht zwar möglich, erforderte aber zusätzliche Arbeitsschritte. Das machte die Prozesse unnötig komplex und schränkte die Möglichkeiten zur Automatisierung ein.

Automatisieren Sie wiederkehrende Arbeiten

Benutzerdefinierte Auftragsstatus helfen nicht nur bei der Organisation — sie gewährleisten auch, dass Aufträge ohne manuelles Eingreifen fortschreiten.

Betrachten wir zwei häufige Workflows und deren optimale Einrichtung im Detail. Manche Szenarien sind einmalig, wie zum Beispiel fehlende Informationen, bei denen Ihre Angestellten oft konkret angeben müssen, was genau fehlt. Setzen Sie in diesem Fall den Auftragsstatus auf „Fehlende Informationen“ und erstellen Sie eine Mandantenanfrage mit einer detaillierten Auflistung der fehlenden Informationen. Sobald die Mandantenanfrage erledigt ist, wechselt der Auftragsstatus automatisch zurück zu „Aktiv“.

Während fehlende Informationen in der Regel von Fall zu Fall unterschiedlich sind, gibt es andere wiederkehrende Szenarien, die sich standardisieren lassen, wie zum Beispiel Fristverlängerungen. Hier können Sie den benutzerdefinierten Auftragsstatus „Verlängerung erforderlich“ nutzen und statusbasierte Automatisierungen einsetzen, etwa die automatische Zuweisung einer Aufgabe an einen Administrator zur Bearbeitung der Fristverlängerung. Nach Abschluss der Aufgabe kehrt der Auftrag automatisch in den Status „Aktiv“ zurück.

In beiden Fällen — sei es bei individuellen Mandantenanfragen oder standardisierten Kanzleiprozessen — bleiben die Aufträge in ihrer Phase, Ihre Mitarbeitenden behalten stets den Überblick über Aufträge außerhalb der Standardprozesse, und es gibt einen klaren Ablauf für die automatische Rückkehr zum Status „Aktiv“, damit Ihre Belegschaft das tun kann, was sie am besten kann.

Durch die Automatisierung dieser Übergänge minimieren Sie das Fehlerrisiko, sparen Zeit und stellen sicher, dass Aufträge direkt weiterlaufen, sobald sie bereit sind. Ihre Angestellten können sich auf wichtige Aufgaben konzentrieren und wissen, dass jeder Auftrag genau dort ist, wo er sein soll.

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