Wie TaxDome einer Steuerkanzlei für Kryptowährung während der Steuersaison hilft

Willkommen bei #TestimonialThursday! Das Interview dieser Woche ist mit Matt Metras, dem Gründer von MDM Financial Services, einer familiengeführten Steuerberatungskanzlei, die sich auf die Besteuerung von Kryptowährungen spezialisiert hat.

Warum haben Sie sich für TaxDome entschieden?

Ich war auf der Suche nach einem CRM-Tool und meine Kanzlei war auf vielen Plattformen verteilt. Es war schwer, meinen Workflow zu organisieren, zu wissen, was wann fällig war und welche Arbeitsabläufe in Arbeit waren. Das hat mich dazu motiviert, mich auf die Suche zu machen. 

Die Leute hatten TaxDome in Facebook-Gruppen für Steuerfachleute sehr empfohlen. Da es eine kostenlose Testversion gab, dachte ich mir, dass ich nichts zu verlieren hätte, wenn ich es ausprobieren würde.

Haben Sie davor eine andere Kanzleimanagement-Software verwendet?

Ich habe das eingebaute CRM in meiner Steuersoftware verwendet. Das war eine Zeit lang in Ordnung, aber meine Kanzlei hat sich auf die Buchhaltung von Kryptowährungen spezialisiert, die sich nicht in meine Software integrieren ließ, sodass ich Kryptoabstimmungen komplett außerhalb des Programms durchführte.

Ich habe auch ein kostenloses Tool namens Wunderlist verwendet, aber es war nicht detailliert genug, um mich zu organisieren. Und ich habe HubSpot benutzt, aber ich habe nie wirklich alle meine Daten dort eingepflegt. 

Eines der Dinge, die wirklich gut an TaxDome waren, war die Möglichkeit des Massenimports und nicht die Notwendigkeit, Kunden einzeln einzugeben oder E-Mail-Adressen manuell zu bearbeiten.

Wie war das Feedback Ihrer Klienten?

Die Möglichkeit, direkt im Portal zu unterschreiben und zu bezahlen, wurde von meinen Klienten sehr gut angenommen. 

Ich war gar nicht auf der Suche nach einem neuen Portal-Tool und zögerte eigentlich mit dem Wechsel, besonders mitten in der Steuersaison. Außerdem hatte ich schon viel Zeit damit verbracht, meine Klienten zu schulen, das Tool zu benutzen, das ich hatte. Aber es fehlte an Funktionalität. 

Am Ende war es ein sehr reibungsloser Übergang für meine Klienten. Der Prozess der Kontoregistrierung ist absolut problemlos – ein Klick und ein Passwort genügen. Ich muss keine speziellen Pins erstellen oder großen Aufwand betreiben, um jemanden einzurichten – es ist wirklich einfach.

Inwiefern hat die Integration Ihrer Geschäftsprozesse in TaxDome einen Unterschied für Ihr Unternehmen gemacht?

Ich bin noch nicht dort angelangt, an dem sie vollständig integriert sind. Ich mache meine Terminplanung immer noch außerhalb von TaxDome. Und ich benutze drei verschiedene Buchhaltungssoftware für Kryptowährungen. Ich warte darauf, dass jemand, irgendwo, etwas einführt, das alles auf einer Plattform vereint. 

Aber im Großen und Ganzen war ich bisher sehr zufrieden. Ich zögere immer, auf eine neue Software umzusteigen – vor allem im Januar, wenn die Steuersaison beginnt -, aber ich bin super zufrieden.

Die Tatsache, dass ich sofort Unterschriften anfordern und Rechnungen an Dokumente anhängen und verknüpfen kann, war entscheidend. 

Bei einer Steuererklärung können Sie auf ihr sitzen bleiben und sie nicht abgeben, bis Sie bezahlt werden. Bei Tabellenkalkulationen und Kryptoanalysen habe ich kein Druckmittel mehr, sobald ich die Dokumente verschicke.

Bei mir ging es mehr um verzögerte Zahlungen als um eine Nichtzahlung. Durch die Möglichkeit, die Dateien mit Rechnungen zu verknüpfen, werde ich jetzt wesentlich schneller bezahlt. Und es war sehr gut, dass ich den Leuten nicht nachlaufen musste. 

Ich mag auch den mobilen Aspekt – dass ich unterwegs schnelle Änderungen vornehmen kann. Ich wünschte, die Pipeline-Funktion sähe auf dem Telefon besser aus. Sie ist in Ordnung, aber nicht so ausgereift wie die Desktop-Version.

Verwenden Sie Pipelines oder eines der Tools zur Aufgabenverwaltung?

Aufgaben und Pipelines sind das, womit ich am meisten arbeite. Ich verbringe 90 Prozent meiner Zeit auf dem Pipeline-Bildschirm und behalte den Überblick über all die verschiedenen Kundenstatus und den jeweiligen Stand im Prozess. Das ist die größte Zeitersparnis!

Ich nutze auch die automatisierten Aktionen – aber nicht in ihrem vollen Umfang. Wenn ich einen Kunden zu einer Pipeline hinzufüge, werden automatische Aufgaben für mein Team ausgelöst. Und ich habe weitere automatisierte Aktionen eingerichtet, wenn eine e-Datei akzeptiert wird: Kunden erhalten eine automatische E-Mail, wenn ihre Steuererklärung von der IRS und dem Staat anerkannt wird. Viele Leute wissen das zu schätzen, und ich schätze es, dass ich nichts davon manuell machen muss!

Ich verwende Nachrichten auch, um für Kundenfragen organisiert zu bleiben.

Was für mich wirklich hilfreich wäre, ist, wenn der Inhalt der Nachricht direkt in der E-Mail stünde. Aber Sicherheit ist sehr wichtig, deshalb verstehe ich Vorsicht walten zu lassen!

Mussten Sie sich in sehr viel einarbeiten?

Nein, nicht wirklich. Es ist übersichtlich und gut organisiert. Wenn Sie einmal herausgefunden haben, wie man etwas beim ersten Mal macht, müssen Sie es nicht noch einmal lernen – es ist intuitiv.

Ich bin froh, dass bei Fragen das Support Team sehr schnell reagiert hat. Es ist sehr erfrischend, das in einem Unternehmen zu erleben. 

Arbeitet Ihr Team remote oder in einem Büro?

Wir arbeiten remote. Mit etwa 25 Prozent meiner Kunden treffe ich mich persönlich, der Rest findet remote statt.

Wir denken ständig über Verbesserungen in TaxDome nach und informieren Sie gerne über unsere Updates und die voraussichtlichen Einführungstermine. Gibt es Funktionen, die Sie vermissen? Oder Funktionen, von denen Sie sich wünschen, dass wir sie hinzufügen würden?

Ich weiß, dass KBA bald kommt – das wird super hilfreich sein. Ich würde gerne eine Zeit sehen, wie lange sich ein Kunde in einer Pipelinephase befindet.

[Diese Funktion ist jetzt geschaltet!]

Die Facebook-Gemeinschaft war großartig für Anregungen, und ich mag es sehr, dass die neuen Updates dort gepostet werden – falls ich sie in meinen E-Mails übersehe. 

Noch etwas, was Sie hinzufügen möchten?

Ich habe vergessen zu erwähnen, dass die Organizer-Bibliothek großartig ist! Ich verwende Organizer nur für neue Kunden, aber es ist schön, sie nicht von Grund auf neu erstellen zu müssen.