BHR Finans & Regnskap AS: Effizienzsteigerung um 9% in 12 Monaten mit TaxDome

Mitarbeiter: 13 Angestellte

Ort: Büros in Sandefjord und Sandnes in Norwegen 

Angebotene Dienstleistungen: Buchhaltung, Unternehmensregistrierung, Lohn- und Gehaltsabrechnungsdienste, Beratung 

Arbeit mit TaxDome seit: 16. Dezember, 2022

Wachstumsstatistik: 20 neue Kunden im vergangenen Jahr

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Lernen Sie Ekaterina Verulidze kennen, die Geschäftsführerin von BHR Finans & Regnskap, einer Wirtschaftsprüfungsgesellschaft mit Sitz in Norwegen. BHR Finans & Regnskap AS hat Büros in Sandefjord und Sandnes und ist ein mittelgroßes Unternehmen mit 13 Mitarbeitern, das rund 250 Kunden aus verschiedenen Branchen betreut, darunter aus dem Baugewerbe, aus dem Transportsektor und aus der Schifffahrt.

BHR Finans & Regnskap AS bietet eine Reihe von Dienstleistungen an – von Buchhaltung über Lohnabrechnung bis hin zu Finanzberichten und Jahresabschlüssen. Außerdem unterstützt das Unternehmen internationale Kunden bei der Registrierung bei der norwegischen Steuerverwaltung und ihre Mitarbeiter bei den erforderlichen Papieren.

In Anbetracht der jüngsten EU-Richtlinien zur Bekämpfung der Geldwäsche hat Norwegen sein Gesetz zur Bekämpfung der Geldwäsche aktualisiert und strengere Anforderungen an die Sorgfaltspflicht gegenüber Kunden und die Überprüfung von Transaktionen eingeführt. 

Um sicherzustellen, dass das Unternehmen gut aufgestellt ist, um seinen Kunden bei der Einhaltung der neuen Anforderungen zu helfen, suchte BHR Finans & Regnskap nach einer Lösung zur Rationalisierung und Automatisierung seiner Prozesse.

Erfahren Sie von Ekaterina, wie TaxDome BHR Finans & Regnskap dabei geholfen hat.

Die Challenge

Manueller, mehrstufiger Onboarding-Prozess

Von der Überprüfung der Kunden bis zur Sicherung der Verträge wurde alles von Hand über mehrere Systeme hinweg erledigt. Wie Ekaterina bemerkte:

Ich hatte tatsächlich eine manuelle Liste der neuen Kunden, die hereinkamen. Und dann musste ich eine Excel-Tabelle finden und alle Schritte markieren, die durchgeführt werden mussten.

Bei der gleichzeitigen Betreuung mehrerer neuer Kunden wurde dieser Prozess sogar noch schwieriger: anfällig für menschliche Fehler und extrem zeitaufwändig angesichts des Umfangs der damit verbundenen Verwaltungsaufgaben.

Erfahren Sie, wie Tatsiana Bender TaxDome nutzt, um den Prozess der Dokumentationserfassung für ihre über 100 Kunden zu automatisieren>>

Kein guter Überblick

Ohne eine zusammengelegte Lösung, existierte der Status für jeden Kunden an mehreren Stellen, und das Team musste sie alle überprüfen, wie Ekaterina berichtete:

Ich musste auch jedes Mal sowohl Excel als auch das Qualitätssicherungssystem überprüfen, um einen Überblick zu bekommen.….

Sie fügte hinzu, dass der wichtigste Aspekt des Prozesses darin besteht, „die Kontrolle über den Status zu erhalten und zu behalten, wenn es so viele verschiedene Kunden gibt“.

Während dieser Ansatz anfangs funktionierte, erforderte eine effiziente Skalierung die Rationalisierung dieses dezentralen Prozesses in einem System.

Sehen Sie sich an, wie eine Kanzlei 1.700 Kunden betreut, indem sie ihr technisches Paket für Projektmanagement, Dokumente, Kommunikation und andere Funktionen in TaxDome konsolidiert hat>>

Betreuung von Kunden aus verschiedenen Ländern

Darüber hinaus erschwerte die Berücksichtigung der Bedürfnisse von Kunden aus verschiedenen Ländern die Angelegenheit zusätzlich. Es bestand nun ein Bedarf an mehr Sprachen sowie an maßgeschneiderten Dokumenten, Fragebögen und E-Mails. Die manuelle Erstellung personalisierter Materialien belastete die Mitarbeiter der Kanzlei.

Die Lösung

Automatisierte Workflows for das Kunden-Onboarding

Mit der Integration der TaxDome-Website werden nun automatisch Onboarding-Workflows ausgelöst, wenn neue Kunden Anfragen stellen. Der Geschäftsführer des Unternehmens erklärte dies so:

Eines unserer Ziele ist es, zu wachsen…Und ich glaube, dass der erste Eindruck beim Kunden zählt.

Die in TaxDome integrierten Erinnerungen und Statusbenachrichtigungen sorgen für mehr Transparenz und vereinfachen die Nachverfolgung des Weges eines jeden einzelnen Kunden ohne manuelle Kontrolle. Diese Automatisierung wird durch die Funktion Inbox+ von TaxDome ergänzt, die wichtige Kundeninteraktionen wie Formularübermittlungen, Dokumentenfreigaben, neue Nachrichten und mehr zentralisiert.

Inbox+ ist mehr als nur eine Benachrichtigung, sondern dient als einheitlicher Knotenpunkt für die Erledigung von Aufgaben, die Anzeige von Dokumenten und die Kommunikation mit Kunden, so dass alles, was mit einem Projekt zusammenhängt, in einem gemeinsamen Bereich aufbewahrt wird.

Überblick über alle Prozesse der Kunden

In ihrem Streben nach nachhaltigem Wachstum entschied sich BHR Finans & Regnskap AS für TaxDome als zentrales System und einzige Lösung, um alle Kundeninformationen und -dokumente zu verfolgen – damit sie den Überblick behalten. Wie Ekaterina mitteilte:

Mit TaxDome ist es uns gelungen, einen Überblick über den gesamten Prozess zu bekommen… TaxDome hat uns geholfen, einen guten und strukturierten Überblick zu bekommen.

Dies wurde durch die TaxDome-Pipelines, ermöglicht, bei denen es sich um Visualisierungen von Projekten mit bestimmten Phasen handelt. Während die Aufträge die vordefinierten Schritte in der Pipeline durchlaufen, behalten die Teams den Überblick darüber, wo jeder Kundenauftrag steht.

Sehen Sie, wie TaxDome Polaris Tax & Accounting eine Vogelperspektive auf alle Aufgaben, Aufträge und Workflows bietet>>

Personalisierung und maßgeschneiderte Erlebnisse

Die Betreuung eines vielfältigen Kundenstamms erfordert Anpassungsfähigkeit – Sprachen, Dokumente und Prozesse müssen im Handumdrehen angepasst werden. TaxDome bot die Flexibilität, die BHR Finans & Regnskap benötigte, um Kunden weltweit zu unterstützen.

Die Mehrsprachigkeit von TaxDome spart wertvolle Zeit und gewährleistet gleichzeitig eine positive Erfahrung für globale Kunden. Ekaterina kommentiert:

Die Kunden sind sehr zufrieden, wenn sie Informationen in ihrer Sprache erhalten.

Das Unternehmen steigerte seine Effizienz auch durch die Erstellung von maßgeschneiderten E-Mails and Fragebögen.Beispielsweise vereinfachen die Fragebögen von TaxDome den Prozess der Kundenbefragung: Anstelle von generischen PDF-Formularen, passen sich die Fragebögen in Echtzeit mit einer bedingten Logik an, um nur die relevanten Fragen auf der Grundlage der Kundenantworten anzuzeigen.

Und die Vielseitigkeit von TaxDome geht sogar noch weiter: Sie können vollständig  anpassbare Workflows erstellen, um individuelle Kundenprozesse zu bearbeiten. Die auf zugewiesenen Tags basierende bedingte Logik ermöglicht es, spezielle Schritte hinzuzufügen, wie z. B. zusätzliche Dokumentationsanforderungen oder den Versand maßgeschneiderter E-Mails.

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Skalierbarkeit durch verbesserte Kundenerfahrung

• Signifikante Zeitersparnis: Automatisierung eliminiert manuelle Verwaltungsarbeit, so dass die Kanzlei ihre Ressourcen für das Wachstum und die Betreuung von mehr Kunden einsetzen kann
• Vereinfachte Kundenaquise: neue Kunden können den Einführungsprozess mit automatischer Schritt-für-Schritt-Anleitung in ihrer Sprache abschließen
• Verbessertes professionelles Auftreten: rechtzeitige personalisierte E-Mails und automatische Erinnerungen, zusätzlich zur gebrandeten Website, lassen die Kanzlei für neue Kunden professioneller und glaubwürdiger erscheinen

Mit intelligenten Workflows, einer konsolidierten Ansicht und der Möglichkeit zur Anpassung an die Bedürfnisse der Kunden hat TaxDome BHR Finans & Regnskap geholfen, das Kundenerlebnis zu verbessern und Skalierbarkeit und Wachstum zu ermöglichen.

Wenn auch Sie eine effiziente Skalierung anstreben, kann TaxDome Ihnen helfen, Ihre Arbeitsabläufe zu optimieren und die nötige Zeit freizusetzen. Kontaktieren Sie uns für eine personalisierte Demo.