Workflow-Automatisierung Aktualisierung: Informationen in Auftragskarten anpassen

Kanban-Boards eignen sich hervorragend, um die Projekte und Aktivitäten Ihres Unternehmens zu visualisieren: Wann sind die Fälligkeitstermine, woran arbeitet jedes Ihrer Teammitglieder, welche Aufgaben sind überfällig, usw. Wenn Sie kein Kanban-Board verwenden, würde Ihr Bildschirm oder Whiteboard wahrscheinlich mit Haftnotizen bedeckt sein.

TaxDome hilft Ihnen dabei, Ihre Projekte und Aufträge mit Hilfe von Workflow-Automatisierungen, die speziell für Buchhaltungs- und Steuerunternehmen entwickelt wurden, schneller zu visualisieren und abzuschließen. Heute führen wir die Möglichkeit ein, die Informationen, die Sie auf jeder Karte sehen, anzupassen: ein Blick – und Sie wissen genau, was mit Ihren Fristen, Verantwortlichen, Auftragsstatus und so weiter passiert.

Wie Sie die Ansichten der Auftragskarten anpassen können

Jedes Unternehmen (und innerhalb jedes Unternehmens jede Pipeline) ist anders; ohne auf jede Auftragskarte zu klicken, ist es wichtig, dass Sie so viele (oder so wenige) Details über jeden Auftrag sehen können, wie Sie möchten. Einige bevorzugen eine sehr detaillierte Ansicht, andere eher eine Basisansicht. 

Mit der heutigen Veröffentlichung bieten wir ein hohes Maß an Anpassungsmöglichkeiten für die Informationen, die Sie sehen möchten. Sie können nun wählen, ob Sie die folgenden wichtigen Auftragspunkte direkt auf der Karte in jeder Pipeline anzeigen lassen möchten: 

• Auftragsname
• Beschreibung 
• Priorität 
• Starttermin
• Fälligkeitsdatum
• Verantwortliche (bald)

Der Kontoname und die Zeit in der Stufe werden immer auf jeder Auftragskarte angezeigt.

Infolgedessen könnte Ihre Pipeline so aussehen:

In diesem Beispiel sind die Felder Priorität, Startdatum und Fälligkeitsdatum aktiviert.

Beachten Sie: Standardmäßig sind alle Kartenfelder ausgeschaltet.

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Wie man benutzerdefinierte Kartenansichten einrichtet

Sie können für jede Pipeline eine benutzerdefinierte Ansicht einrichten: Sie können wählen, ob Sie das Fälligkeitsdatum für Buchhaltungsaufträge, das Startdatum und die Verantwortlichen für die Steuervorbereitung usw. anzeigen möchten. 

Gehen Sie dazu zu Einstellungen > Pipelines. Wählen Sie eine Pipeline und schalten Sie die Felder ein, die angezeigt werden sollen:

Bitte beachten Sie, wenn das Feld leer ist, wird es nicht auf der Karte angezeigt. 

Mehr Automatisierungswege für das Hinzufügen von Kontext zu Aufträgen

Wenn Ihre Aufträge standardisiert werden können (was wir äußerst empfehlen), können Sie problemlos Hunderten von Auftragskarten gleichzeitig einen Kontext hinzufügen – mittels Auftragsvorlagen.

Damit die Auftragskarten die von Ihnen benötigten Informationen enthalten, müssen Sie sie in den Pipeline-Einstellungen aktivieren und die erforderlichen Felder für die vorhandenen Aufträge in dieser Pipeline ausfüllen. Wenn Sie bestehende Aufträge haben, denen der Kontext fehlt, können Sie sie mit Massenaktionen aktualisieren.

Und für zukünftige Aufträge können Sie die Vorlage so aktualisieren, dass sie diese Felder enthält. Zum Beispiel: Alle 1040-Aufträge beginnen mit dem Fälligkeitsdatum 15. April und der Priorität „Mittel“, die dem Mitarbeiter X zugewiesen wird:

Bei der Erstellung von Aufträgen in großen Mengen. 

1. Während Sie Aufträge in großen Mengen erstellen.Filtern Sie zum Beispiel nach all Ihren Buchhaltungskunden (verwenden Sie Tags) und erstellen Sie Aufträge mit einer monatlichen Buchhaltungsvorlage. Mehr>>
2. Durch das Einrichten einer standardmäßigen Auftragsvorlage. Wenn der Auftrag automatisch nach Zeitplan hinzugefügt wird oder wenn sich ein neuer Kunde bei Ihrer Firma anmeldet, können diese Aufträge einen vordefinierten Kontext haben (z. B. Fälligkeitsdaten, Verantwortliche, verknüpfte Elemente usw.), ohne dass Sie sie manuell hinzufügen müssen. Mehr>>

Profi-Tipp: Richten Sie Shortcodes für Auftragsnamen ein, damit die Auftragskarten das Erstellungsjahr, die Häufigkeit des Zeitplans und mehr widerspiegeln.

Wenn Sie Vorschläge zur Verbesserung von Pipelines und Workflows haben, lassen Sie es uns einfach im Feature Request Board wissen!