Acade Tax Services: La empresa en solitario crece hasta los más de 1.000 clientes con la ayuda de TaxDome

Conozca a Darren Dowdell, fundador de Acade Tax Services LLC en Buffalo, NY. Darren es un Agente Registrado, MBA, y contable activo enfocado en los servicios de preparación de impuestos durante más de 30 años. Desde 2008, ha conseguido hacer crecer su base de clientes hasta 600, y está agregando 400 más en el próximo año con la ayuda de la automatización del flujo de trabajo de TaxDome.

Creciendo con la ayuda de la tecnología

Nuestros oídos se agudizaron cuando escuchamos el número de clientes que Darren es capaz de procesar por sí solo.

«He estado haciendo crecer el negocio desde 2008. A través de mis propios esfuerzos de marketing conseguí hasta 600 clientes. Al estar solo, sin siquiera una secretaria y seguir creciendo un 20-30% año tras año, trato de resolver los problemas con la tecnología.»

Hace siete años, Darren comenzó a buscar el almacenamiento de documentos sin papel. Se decidió por SmartVault, pero pronto se dio cuenta de la necesidad de otros sistemas. Darren agregó un CRM (Cloze), correo electrónico y firmas (Encryo), software de ayuda fiscal (transcripciones), Outlook (correos electrónicos), Quickbooks y más.

Al tener una pila tecnológica tan grande, Darren se dio cuenta de que las cuotas de suscripción a todos estos servicios se estaban acumulando y, lo que es más importante, estaba dedicando demasiado tiempo al trabajo administrativo porque su información estaba dispersa entre muchas plataformas diferentes en la nube, y sus clientes eran enviados a una búsqueda inútil a través de diferentes sistemas para diferentes tareas.

«El año pasado fue un dolor de cabeza. Mi tiempo de administración me ocupaba casi la mitad del día. Me di cuenta de lo ridículo que era esto. Y mis clientes… estaban confundidos con todos los sistemas que estaba utilizando para comunicarme con ellos. Fue entonces cuando llegó TaxDome. Me encantó el enfoque «todo en uno»».

Mientras discutimos los planes de crecimiento de Acade, Darren insiste en quedarse solo. Con la ayuda de TaxDome, pretende dedicar mucho menos tiempo al trabajo administrativo y más a la preparación de impuestos. 

Ahora que está menos agobiado por el trabajo administrativo, Acade ha comprado otra empresa Con la adición de estos nuevos clientes, Darren es muy optimista en cuanto a la presentación de más de 1.000 declaraciones el próximo año con la ayuda de las automatizaciones de TaxDome.

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Digitalización de la experiencia del cliente

Antes de la COVID-19, la mitad de los clientes de Acade eran virtuales y la otra mitad presenciales. Sin embargo, la pandemia reveló muchos puntos débiles de otras pilas de software. 

Cuando los clientes venían a la oficina, no era necesario hacer KBA para firmar el formulario 8879 y la aceptación de los pagos también se hacía en el momento. Ahora que estos y otros procesos se gestionan a distancia, los clientes de Acade aprecian la facilidad de uso que ofrece el portal de TaxDome. 

«La mayoría de mi clientela tiene alrededor de 50 años. Algunos son expertos en tecnología. Les encanta el software, pero les molesta tener que conocer todos los sistemas, los inicios de sesión, etc. Así que me alegro de presentarles TaxDome. Es un beneficio para ambas partes, en lugar de depender de mí por teléfono, algo que ya no haré durante mi horario de trabajo».

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Cómo agilizar los procesos: escriba lo que ya hace 

Darren apostó por la automatización desde el principio.

«Se me da muy bien detectar patrones y ver eficiencias. Cuando utilizaba Outlook, revisaba todos los correos electrónicos, notaba patrones y los anotaba. Esto me mostró lo que estaba haciendo una y otra vez. Así que tenía un montón de plantillas de Outlook y trataba de deshacerme del trabajo repetitivo de poca importancia. TaxDome me permitió automatizar todo lo que ya había hecho a mi manera semi tecnológica».

TaxDome permite a las empresas fiscales sistematizar sus procesos, clientes y documentos en un solo lugar. Es totalmente personalizable, y nuestro equipo de éxito de clientes está listo para ayudarle a empezar.

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