Carta Compromiso en Contabilidad: Lo Que Se Debe Y Lo Que No Se Debe Hacer Para Proteger Su Empresa

Si su empresa quiere dar seguridad tanto a sus clientes como a usted mismo, es importante saber cómo redactar una carta compromiso. Los profesionales fiscales que se preguntan qué es una carta compromiso en contabilidad deben aprender lo que hay que hacer y lo que no hay que hacer en las cartas compromiso.

Pero antes de ver por qué su empresa necesita una carta compromiso y cómo escribirla, echemos un vistazo a lo que son estas cartas.

¿Qué es una Carta Compromiso para Empresas Contables o Fiscales?

Una carta compromiso es un contrato legalmente vinculante entre usted y un cliente. La carta define su relación e incluye detalles como los siguientes:

Las empresas deben exigir a todos los clientes que firmen una carta compromiso.

Por qué las Empresas Necesitan Cartas Compromiso con Cada Cliente

Todos los clientes deben firmar una carta compromiso antes de realizar cualquier trabajo, ya que en ella se describen las responsabilidades de su empresa y el alcance del trabajo que se va a realizar. Las cartas son legalmente vinculantes.

Cuando se firma, su empresa se beneficia de:

• Menos malentendidos 
• Acuerdo legalmente vinculante firmado por todas las partes
• Expectativas claramente definidas

Su cliente no puede volver y solicitar un trabajo fuera del alcance de la carta compromiso. Se pueden enumerar varios servicios dentro de la carta, pero a menudo es mejor que cada servicio tenga su propia carta de encargo en aras de la claridad.

Lo que sí hacer en las cartas compromiso

Las cartas compromiso deben estar redactadas correctamente para poder aprovecharlas al máximo. Las secciones correctas con la redacción adecuada son la clave. Algunos de los puntos imprescindibles dentro de su carta deben incluir lo siguiente:

Fije Expectativas

Las expectativas deben ser expuestas de la forma más clara y detallada posible. Debe establecer las siguientes expectativas:

• Cronograma. Asegúrese de incluir el cronograma del trabajo a realizar una vez satisfechos todos los documentos y obligaciones del cliente. Esto puede incluir hitos.
• Precios. Deben incluirse los precios y las condiciones de pago. Si se prestan varios servicios, asegúrese de proporcionar un desglose de los precios.
• Plazos. ¿Cuándo se completará el trabajo? Debe agregar estipulaciones que indiquen que el cliente debe proporcionar los documentos necesarios antes de una hora y fecha determinadas para que se cumpla el plazo.
• Alcance. Debe incluir el alcance del trabajo y los servicios concretos que ofrece.

Cuando usted establece sus expectativas para el cliente e identifica las expectativas que el cliente debe tener para su servicio, ayuda a eliminar los malentendidos.

Responsabilidades

Ambas partes, usted y el cliente, tendrán responsabilidades que deberán cumplir. Cuando se comprometen en un contrato, las responsabilidades deben incluir información y detalles pertinentes, como los siguientes:

• El cliente es responsable de proporcionar información precisa
• El cliente es responsable de proporcionarle todos los documentos financieros
• La empresa es responsable de proporcionar los informes y/o documentos
• Información sobre la pronta comunicación de cada parte
• Y más dependiendo de las circunstancias individuales

Si dedica tiempo a definir las responsabilidades de ambas partes, toda su relación con el cliente será mejor.

Detalles del Servicio

Su empresa puede ofrecer una variedad de servicios para satisfacer las necesidades de sus clientes. Los detalles de los servicios pueden ayudar a evitar malentendidos y a aclarar aún más las expectativas. Los plazos y las estructuras de honorarios pueden incluirse también en esta sección.

TaxDome puede ayudarle a detallar los servicios en su carta compromiso.

Puede configurar y enviar fácilmente los contratos utilizando TaxDome. Al desglosar los servicios, se asegurará de que ambas partes comprendan y estén de acuerdo con el servicio que se está prestando.

Cartas Compromiso Anuales

Cada año, debe emitir nuevas cartas de compromiso. Su servicio evolucionará y cambiará a lo largo del año, y al enviar nuevas cartas, puede estar seguro de que hace algunas cosas:

• Limite su responsabilidad para los años anteriores
• Agregue los aumentos de precios que puedan haber ocurrido

Si sus servicios han cambiado o su cliente ya no necesita un determinado servicio, las cartas compromiso anuales pueden asegurar que usted ya no es responsable de estos servicios.

Envíe Rápido las Cartas Compromiso

Los clientes necesitan su servicio ahora, pero usted también debe tomarse el tiempo necesario para asegurarse de que su cliente está bien incorporado. 

¿Por qué no agregar su carta compromiso a su proceso de incorporación?

Hemos escrito un artículo completo sobre el tema: Cómo automatizar la incorporación de clientes con TaxDome. Debería enviar una carta compromiso tan pronto como el cliente haya pasado por su proceso de incorporación.

Cuanto más rápido firmen todos, mejor.

Podrá empezar a prestar servicios una vez firmada la carta, y el cliente recibirá un servicio rápido.

Agregue estos extras

Debería considerar la posibilidad de agregar a la carta algunos de los siguientes puntos, si no todos:

• Políticas de retención de registros
• Cláusula de suspensión del trabajo
• Consecuencias y tasas asociadas a los retrasos en los pagos
• Mención de que la exactitud del trabajo depende de los datos que proporcione el cliente

Lo que No se debe hacer en las Cartas Compromiso:

Ya sabe lo que debe incluir en su carta compromiso, pero ahora es el momento de aprender lo que no debe hacer. A veces, los pequeños errores pueden suponer una gran diferencia en la satisfacción y la experiencia del cliente.

Algunas de las cosas que debe evitar al escribir y enviar cartas compromiso son las siguientes:

Envío en Google Docs

Google Docs es estupendo para muchas cosas, pero usted no quiere depender del servicio para sus cartas. En su lugar, querrá utilizar un servicio como TaxDome que le permita:

• Identifique completamente su carta compromiso
• Personalice su carta compromiso

Su negocio y sus servicios son únicos, y usted quiere utilizar una plataforma como TaxDome que le dé un control total sobre la creación y la marca de su carta.

Forzar la Firma de Documentos Físicos

Firmar un documento físico no es necesario ni fácil cuando el cliente no está en su oficina. Si obliga a los clientes a imprimir y firmar su carta, lo pospondrán hasta que tengan tiempo libre.

El periodo de espera no es beneficioso ni para usted ni para sus clientes.

En su lugar, haga uso de la firma electrónica y permita a sus clientes firmar los documentos justo después de que se hayan incorporado. 

Si ya utiliza TaxDome, puede solicitar a sus clientes que firmen su carta compromiso directamente a través del portal del cliente.

¿Cuál es la diferencia de tiempo entre la firma de un documento físico y la firma electrónica? 

• Los clientes firman electrónicamente en 37 minutos frente a los 5 días de la firma física.
• La firma electrónica también reduce drásticamente los errores de firma.

Si todavía solicita copias físicas de los documentos a los clientes, asegúrese de cambiar a la firma electrónica.

Cláusulas “En efecto” 

Debe crear un contrato permanente que mantenga su responsabilidad al día. Si tiene un contrato que establece que está en vigor hasta que una de las partes lo cancele, puede dar lugar a posibles lagunas de responsabilidad. 

El Lenguaje que se considera «Omnipresente»

El lenguaje que incluya en su carta compromiso debe ser conciso y preciso. Si es demasiado vago o incluye el alcance del trabajo con un lenguaje que se considere omnipresente, ampliará el alcance del trabajo proporcionado.

Usted quiere que el alcance del trabajo esté escrito con tanta claridad que nunca pueda haber una disputa sobre lo que se requiere de su empresa.

Agregar en la jerga

Su cliente no está tan versado y, en la mayoría de los casos, no estará tan familiarizado con la jerga legal o contable como usted. Como profesional de la contabilidad, es fácil olvidar que los clientes pueden no entender las abreviaturas o el lenguaje complicado que usted agrega en su carta compromiso.

Por lo tanto, asegúrese de revisar su carta y eliminar (o explicar claramente) lo siguiente:

• Jerga jurídica 
• Abreviaturas
• Términos que sólo un asesor fiscal conoce

Asegúrese de que sus clientes puedan leer y comprender la carta de compromiso en su totalidad, y modifíquela si es necesario.

No Promocione Sus Servicios

Algunas empresas utilizan la carta compromiso como una especie de impulso de venta final, y éste es el peor momento para intentar vender a los clientes servicios adicionales. Su carta compromiso es un contrato y nunca debe utilizarse para promocionar o vender.

Cuando revise su carta, pregúntese si cada sección limita sus servicios a lo que el cliente solicitó o no.

Ahora que sabe cómo redactar una carta compromiso, es importante poner en marcha procesos que garanticen que todos los clientes firmen antes de que se preste cualquier servicio. Desde el punto de vista empresarial, su carta le protege a usted y a su cliente: es un beneficio para todos.