Introducción de la firma electrónica avanzada (AdES) y la firma electrónica reconocida (QES) en TaxDome

Nos complace anunciar una nueva gran actualización que mejorará aún más nuestras capacidades de firma electrónica para las empresas de contabilidad de la Unión Europea (UE): firmas electrónicas avanzadas (AdES) y firmas electrónicas cualificadas (QES). 

AdES y QES son firmas electrónicas legalmente vinculantes que cumplen las últimas normativas de la UE. Aunque ambos métodos ofrecen altos niveles de garantía, la QES se considera el tipo de firma electrónica más seguro y fiable para las empresas de la UE, ya que implica la verificación de la identidad del firmante por parte de un tercero cualificado. 

En este artículo, exploraremos cómo funcionan AdES y QES en TaxDome. Pero antes, respondamos a una pregunta importante.

¿En qué se diferencian AdES y QES de otras firmas electrónicas?

En la Unión Europea, el reglamento sobre identificación electrónica, autenticación y servicios de confianza, conocido como eIDAS, establece las normas para tres tipos diferentes de firma electrónica: 

• Firma electrónica simple (SES)
• Firma electrónica avanzada (AdES)
• Firma electrónica reconocida (QES)

Veamos qué implica cada tipo de firma electrónica.

Firma electrónica simple (SES)

El SES, la forma más básica de firma electrónica disponible, no requiere una autenticación sólida del firmante ni la verificación de su identidad. Basta con conocer la dirección de correo electrónico del firmante o saber que ha recibido un código de acceso único antes de firmar. 

Las SES se utilizan para transacciones cotidianas, acuerdos de compraventa o como parte de formularios sencillos que requieren una firma.

Firmas electrónicas avanzadas (AdES)

AdES exige el cumplimiento de normas más estrictas en materia de seguridad, validez y confianza de los datos. eIDAS establece los tres requisitos clave siguientes para AdES:

1. El firmante debe estar vinculado a la firma mediante un identificador único: imaginemos que se trata de un bolígrafo digital propiedad del firmante.
2. El firmante tiene el control exclusivo de este «bolígrafo digital»: nadie más puede acceder a él.
3. La firma debe poder detectar si ha sido manipulada.

Firmas electrónicas reconocidas (QES)

El QES cumple los tres requisitos antes mencionados, pero va un paso más allá: utiliza certificados cualificados y verificación multifactor para identificar al firmante. El QES también recurre a terceros, conocidos como proveedores de servicios de confianza cualificados (más información al respecto más adelante), para verificar la identidad del firmante, lo que proporciona una capa adicional de garantía. 

Como resultado, el QES ofrece el mayor nivel de seguridad y fiabilidad posible para las firmas electrónicas en la UE. De hecho, las QES son las únicas firmas electrónicas reconocidas explícitamente como legalmente equivalentes a las firmas manuscritas en la UE.

Estos tres tipos de firma electrónica ya están disponibles en TaxDome. La licencia de TaxDome incluye un número ilimitado de SES gratuitas, mientras que tanto AdES como QES conllevan una pequeña tarifa por firma para cubrir el proceso de verificación. También ofrecemos autenticación basada en el conocimiento (KBA) para nuestros clientes con sede en EE.UU. para garantizar el cumplimiento con el IRS. 

Además de cumplir las normas eIDAS, todas nuestras firmas electrónicas cumplen los requisitos clave de la Electronic Signatures in Global and National Commerce Act (ESIGN), así como de la Uniform Electronic Transactions Act (UETA).

¿Cómo funcionan AdES y QES en TaxDome?

QES/AdES está activado como opción de firma por defecto para las empresas con sede en Europa. Si tu empresa está fuera de Europa, puedes elegir si quieres mostrar la verificación QES/AdES como opción de firma en la sección Firma de la pestaña Configuración de la empresa.

Cuando esté activada, podrás ver una lista de proveedores de QES y AdES, los países de la UE que cubren y el valor que cuestan por firma. Todos los proveedores están seleccionados por defecto. Para anular la selección de los que no cumplen sus requisitos, basta con hacer clic en las casillas correspondientes. 

Nota: los proveedores de AdES tienen «AdES» entre paréntesis junto a su nombre; todas las demás opciones son proveedores de QES. El proceso de solicitud de una QES o AdES es idéntico hasta la fase de verificación propiamente dicha.

Ahora, cuando abras un documento y solicites una firma, tendrás la opción de elegir QES/AdES. Si la dejas desactivada, solicitarás una SES por defecto. 

Si optas por QES/AES, tendrás que especificar quién debe firmar el documento: por ejemplo, tú mismo y tu cliente o clientes. También tendrás que organizar a los firmantes en el orden en que quieres que se firme el documento. A diferencia del SES, el orden de los firmantes es muy importante para el QES/AdES y dicta cuándo se notifica a las personas que deben firmar. 

En esta fase también puede activar los recordatorios automáticos y crear mensajes personalizados para los clientes.

Una vez solicitado, el primer firmante recibirá una notificación de que el documento está listo para ser firmado. Cuando haga clic en el botón «Firmar documento», aparecerá una ventana emergente mostrando los diferentes métodos disponibles para el país seleccionado. Estos métodos corresponderán a las casillas que se dejaron marcadas en la pestaña Configuración de la empresa.

Al seleccionar un proveedor, el firmante será guiado a través de los pasos necesarios y la información requerida, que será diferente para cada proveedor. También hay procesos de verificación ligeramente diferentes para QES y AdES.

Después de que la primera persona lo haya firmado, se avisará a la siguiente para que haga lo mismo, y así sucesivamente hasta que todos los firmantes hayan firmado el documento.

¿Por qué utilizar AdES y QES en TaxDome?

Hay muchas situaciones en las que AdES y QES son obligatorios por ley, y cada país de la UE tiene sus propios casos de uso. Incluso si el uso de estos métodos no es obligatorio, tiene sentido hacerlo para cualquier documento sensible o de gran valor, ya que te da la mayor garantía posible de que el documento fue firmado por el firmante, y que la firma no ha sido manipulada.

Antes de esta actualización, tenías que ir a otra herramienta de firma electrónica y luego volver a TaxDome si querías obtener un AdES o QES. Ahora, puedes hacer todo en TaxDome, haciendo la vida más fácil para ti y tus clientes.

Esta nueva función también es rentable, ya que la mayoría de los métodos cuestan tan solo 3 euros por firma, lo que es significativamente menos de lo que cobran la mayoría de los competidores. No hay necesidad de pagar paquetes por adelantado para cubrir sus necesidades: puede reunir firmas de forma flexible sobre la base del pago por uso. 

Si tu empresa opera en la UE, esta actualización te permitirá obtener las firmas electrónicas más seguras, fiables y conformes a la legislación. Estamos deseando que lo pruebes. Si tienes alguna pregunta sobre su funcionamiento, no dudes en ponerte en contacto con nuestro equipo de asistencia.