La experiencia de Brooklyn FI: Cómo escalar su empresa 3x gracias a tecnologías modernas

Conozca a Shane Mason, co-fundador de Brooklyn FI. Shane ha sido un contador público autorizado por más de 10 años y empezó haciendo declaraciones de renta como un negocio secundario. Pero en los últimos 3 años Shane y su equipo han ampliado los servicios que ofrece Brooklyn FI: de solamente impuestos a contabilidad, consultoría y estrategias. Esto ha generado un flujo de ingresos constante para Brooklyn FI y les ha dejado desarrollar el negocio.

Nos impresionó lo rápido que creció Brooklyn FI: desde un solo empresario a 5 empleados en dos años y aumentando a 13 personas durante su primer año con TaxDome. Le preguntamos cómo lo logró: 

“En términos de aumentar el negocio basado en servicios, hemos encontrado un modelo que funciona muy bien. Procesos, flujos de trabajo, qué tan a menudo nos comunicamos con y los resultados que le entregamos a los clientes, además de los precios que cobramos. Es importante manejar las expectativas, a nuestro equipo e incorporar clientes que encajan con nuestra personalidad. Esto mantendrá todo en orden y nos permitirá crecer exponencialmente.” 

Shane también tiene planes ambiciosos para su crecimiento a futuro:

“Esperaría tener a 25 personas dentro de 2 años. Espero tener un Director de Impuestos, Director de Contabilidad y Director de Planificación Financiera, cada uno a cargo de desarrollar sus propias verticales.”

El flujo de trabajo es lo más importante

Si una empresa quiere imitar lo que Brooklyn FI ha hecho, Shane recomienda enfocarse en las herramientas que les ayuden a construir procesos. 

“Tienes que determinar cómo lograr que alguien con menos experiencia que tú, menos dominio en el campo que tú, pueda hacer tu trabajo. Dedicate a definir tus procesos, delegar, y a herramientas de flujo de trabajo. Asegurate que tu sistema permita flexibilidad en los procesos fácil y rápidamente. Por ejemplo, puede que uses plantillas, pero debes poder modificarlas fácilmente. Las automatizaciones en TaxDome nos han dejado crear procesos reproducibles que no dependen de una sóla persona- esto ha sido crucial para nuestro crecimiento.”

Observe cómo Boundless Tax automatizó su flujo de incorporación de clientes completamente.

Mientras crecen, Brooklyn FI requiere más y más funciones para ofrecer el mejor servicio a sus clientes y agilizar sus procesos internos. Como tal, el equipo de Shane intenta usar la menor cantidad de herramientas posible, algo con lo que TaxDome los ha ayudado mucho. 

“Entre más herramientas pueda ofrecer un producto, mejor. Al usar TaxDome dejamos de usar QBO, Jetpack Workflow, Trello e Intuit Link. Podemos trabajar totalmente a distancia así que ya no tenemos que tener reuniones en persona.”

Haga seguimiento de todos sus trabajos desde una simple vista.

Cuando le preguntamos acerca de cómo le fue introduciendo TaxDome a su equipo, Shane opinó que TaxDome fue bastante intuitivo al momento de aprenderlo a usar.
“Es relativamente fácil encontrar todo, incluso como un nuevo usuario. Nos tomó como 3 meses para ponernos al día con todo el sistema. Y hay nuevas funciones siendo estrenadas constantemente, entonces siempre nos estamos adaptando para implementar nuevas funciones.”

Una de las otras cosas que Brooklyn FI busca en términos de flujo de trabajo son las integraciones, especialmente con Zapier. Es una buena manera de agregar nuevas integraciones mientras otras herramientas van mejorando. 

Crecer como una startup

Desde una perspectiva comercial, tener un socio empresarial siempre fue muy importante para Shane. Su co-fundadora AJ Ayers y él tienen una gran relación en la cual se responsabilizan mutuamente de los planes que hacen. 

“Yo soy él de las ideas y mi socia se enfoca en la implementación. Esa sinergia es vital y nos permite crecer tan rápido. Hay un libro que se llama Rocket Fuel que recomiendo- se trata de cómo obtener rendimiento en tu empresa, especialmente para los que se estancan al tener algunos empleados. 

Le preguntamos a Shane que usa Brooklyn FI para incorporar nuevos miembros al equipo sin frenar el flujo de trabajo. 

“Para incorporar y entrenar empleados usamos muchos videos de Loom y Guru para explicar procesos internos y flujos de trabajo. Y TaxDome, claro- todos nuestros procesos ya estan dentro de nuestra herramienta de CRM.”

Shane Mason con su socia AJ Ayers.

Mejorar la comunicación con el cliente

Mantener a los clientes informados de todo el trabajo que ocurría detrás de cámaras fue uno de los obstáculos más difíciles para Brooklyn FI.

“Trabajamos muy duro para recolectar toda la información de los clientes y nos esforzamos por crear una representación precisa de su año. Queremos comunicarle eso al cliente para que estén conscientes de por qué nos pagan. Nos toma una semana o dos preparar sus declaraciones y siempre están preguntándose qué está pasando. Mantenerlos informados fue un gran reto.”

Pasar a TaxDome fue un gran alivio para ambos lados. 

“Como en cualquier negocio, hay mucho que ocurre detrás de cámaras de lo cual los clientes no saben- analizar, preparar, revisar, finalizar. Con TaxDome hemos automatizado correos electrónicos que se activan cada vez que un cliente avanza a una nueva etapa en el proyecto- así que el cliente sabe qué está pasando en todo momento. Esto solía tomar un montón de trabajo manual, así que mantener a nuestros clientes informados ahora es algo realmente posible.”

Con acciones automatizadas puede mantener a los clientes informados automáticamente.

El uso del portal de clientes de TaxDome también ha resuelto otro problema importante- tener un portal que fuera fácil de usar y agradable para los clientes.

“Estábamos usando otra herramienta con Intuit, pero reestablecer contraseñas era un problema. No nos daba la opción de ponerle nuestra propia marca y no tenía muchas de las funciones que necesitábamos. Ahora solo hemos recibido buena retroalimentación de clientes. Normalmente los clientes no suelen comentar sobre portales, entonces ver que la gente tiene comentarios positivos es muy bienvenido.”

El portal de clientes es tan simple como Whatsapp u otras aplicaciones que sus clientes usan.

Comentando sobre la industria en general, Shane reconoce que una de las quejas más comunes sobre los contadores es sobre la comunicación- los clientes siempre se están preguntando qué está pasando. Mientras Brooklyn FI sigue creciendo, tener procesos reproducibles les permite impresionar a sus clientes y los diferencia de la competencia. 

Siga la experiencia de Brooklyn FI para escalar su empresa y automatice todos los procesos que pueda. ¿Necesita ayuda con eso? ¡Únase a nuestra demostración en vivo con sesión de preguntas y respuestas!