Novedades Enero 2025

Es un nuevo año, y con él llegan nuevas oportunidades, nuevos clientes y una nueva temporada fiscal. Todo el mundo en TaxDome ha estado trabajando sin descanso para traerte las últimas actualizaciones para que esta temporada de impuestos y 2025 sean tu mejor año.

Desde los estados personalizados de Trabajo, las automatizaciones basadas en roles y la integración Zapier mejorada hasta la opción de ordenar la autenticación de dos factores (2FA) tanto para los clientes como para los miembros del equipo, TaxDome está preparando a tu empresa para ser una empresa más segura, centrada en el cliente y eficiente para este 2025.

Mira este vídeo para obtener una visión general de las funciones y mejoras de este mes:

🤖 Flujo de Trabajo

Estados personalizados de Trabajo: excepciones automatizadas del flujo de trabajo

Por muy perfecto que sea tu flujo de trabajo, pueden surgir excepciones; por eso hemos creado los estados personalizados de Trabajo . Esta actualización te permite asignar estados personalizados a los trabajos -como «Falta información» o «Necesita ampliación»- y mantener los trabajos en la misma fase de tu flujo de trabajo.

Así, si estás en medio de un trabajo de preparación de impuestos, pero te falta un K-1, puedes establecer el estado en «Falta información» y vincular una solicitud de cliente para el K-1. En cuanto te lo proporcione, el estado personalizado de Trabajo devolverá automáticamente tu trabajo a «activo», y todo seguirá avanzando con normalidad.

Para empezar, hemos precargado algunos estados para escenarios comunes. Sin embargo, el verdadero poder aquí reside en la personalización. Los estados personalizados de trabajo hacen honor a su nombre, y puedes crear tantos estados únicos como necesite tu empresa.

Automatizaciones basadas en roles: asignación de tareas con precisión

Además, para ayudar a que tu flujo de trabajo funcione sin problemas, hemos introducido las automatizaciones basadas en roles, que definen roles estandarizados para tu equipo, como «Contable», « Evaluador» o «Preparador de impuestos».

Aunque estas etiquetas ofrecen claridad sobre quién es responsable de qué dentro de tu equipo, son más que simples etiquetas: también impulsan tus automatizaciones.

Cuando un trabajo pasa a una nueva etapa, se crean tareas y se asignan automáticamente a la persona adecuada para esa cuenta en función de su función. Se acabaron las reasignaciones manuales y las confusiones: tu equipo sabe exactamente dónde intervenir, manteniendo el trabajo en movimiento y eliminando retrasos.

Como TaxDome siempre se esfuerza por ofrecer actualizaciones que puedas personalizar para adaptarlas a las necesidades específicas de tu empresa, los miembros del equipo pueden asumir múltiples funciones en diferentes cuentas, lo que facilita la adaptación a las cargas de trabajo cambiantes o a la evolución de la dinámica del equipo.

🤝 Gestión y colaboración de equipos

Feed de actividad: visibilidad completa de todas las cuentas de clientes

Consigue una visibilidad completa de todo lo que ocurre en tu empresa. Nuestra nueva función Feed de actividad centraliza toda la actividad de las cuentas en un solo lugar con supervisión completa, mejorando la transparencia, la responsabilidad y la seguridad de toda la empresa.

• Mejora la gestión de riesgos y el cumplimiento: identifica y aborda rápidamente cualquier problema con el historial completo de todas las acciones de empleados y clientes del feed de Actividad.
• Haz un seguimiento de las actualizaciones sin esfuerzo: visualiza todas las actualizaciones de cuentas, quién las hizo y cuándo, y desglosa fácilmente con operadores de filtro por cuenta, fecha, elemento, etc.
• Obtén información valiosa sobre tu personal y tus clientes: controla el rendimiento del personal y las interacciones con los clientes, y aprovecha esa información sobre el comportamiento para localizar áreas de mejora y fortalecer las relaciones con los clientes.

Capacidad del equipo: planifica la máxima eficiencia

La eficiencia del equipo comienza con una distribución más inteligente de la carga de trabajo. Con nuestra nueva función Capacidad del equipo, puedes establecer horas de trabajo semanales para el personal y controlar su capacidad con informes precisos, garantizando una planificación eficaz y un rendimiento óptimo del equipo.

• Equilibra las cargas de trabajo y aumenta la eficiencia del equipo: evita la sobrecarga o infrautilización del personal estableciendo las horas de trabajo semanales (individualmente y en bloque), y asignando el trabajo en función de la capacidad.
• Analiza el rendimiento y la rentabilidad: compara la capacidad planificada con las horas reales trabajadas en tiempo real, y analiza los informes semanales, mensuales y trimestrales para obtener una visión más profunda de la productividad y la rentabilidad
• Planifica eficazmente y con total confianza: con una visión de alto nivel de la capacidad de tu equipo, toma decisiones informadas y basadas en datos sobre la aceptación de clientes adicionales o la contratación de más personal

Notas internas en chats seguros: trabajo en equipo invisible, resultados visibles

La colaboración es la clave para ofrecer una experiencia excepcional al cliente, pero gestionarla entre bastidores no debe interrumpir tu flujo de trabajo. Con las Notas internas en los chats seguros, puedes comunicarte con tu equipo directamente en las cadenas de chat de los clientes, sin que éstos vean nada.

Con las notas internas, tu equipo puede

• Etiquetar a los compañeros de equipo con @menciones para compartir actualizaciones, hacer preguntas o solicitar aportaciones, todo ello en el contexto de las conversaciones con los clientes.
• Responder directamente a los mensajes internos para mantener las conversaciones organizadas y fáciles de seguir.
• Diferenciar las notas internas de las comunicaciones con los clientes con un formato visualmente distinto, para que no haya confusión entre lo que es privado y lo que está de cara al cliente.

🔄 Integraciones

Zapier: mejor automatización para tu empresa

Nuestra integración con Zapier es ahora más inteligente, para que tus flujos de trabajo sean más rápidos y sencillos que nunca. Esta actualización te ayuda a conectar tus herramientas favoritas, como Google Sheets y MailChimp.

Ahora puedes crear cuentas y vincular contactos automáticamente en TaxDome basándote en eventos de otros sistemas. Así, si utilizas un formulario de admisión en tu sitio web para captar clientes potenciales, ahora puedes crear cuentas en TaxDome automáticamente.

También estamos trabajando para añadir más activadores, así que si tienes alguna idea para futuros activadores o acciones, no dudes en publicarla en nuestro tablero de solicitud de funciones.

📞 CRM

Filtros avanzados: búsqueda de precisión para empresas en crecimiento

Gestionar grandes bases de clientes es ahora más sencillo y preciso con nuestros Filtros avanzados . Esta actualización hace que trabajar con múltiples etiquetas sea más intuitivo, ayudándote a refinar las búsquedas con precisión y confianza.

¿Necesitas llegar a todos los clientes nuevos que necesitan ayuda con los impuestos anuales? Sólo tienes que ir a la página Cuentas, seleccionar el operador «Todas» y elegir las etiquetas «1040/IRPF» y «Nuevo cliente» de la lista. Además, puedes utilizar el operador «Cualquiera de» con etiquetas como «Clientes potenciales» y «Prospectos» para ampliar tu alcance sin dejar de centrarte en el público adecuado.

¿Quieres aún más control? Operadores como «Ninguno de» y «Excluir todos los seleccionados» te permiten eliminar los resultados que no coincidan con tus criterios. Por ejemplo, filtra a los clientes que ya han solicitado prórrogas para centrarte en los que aún necesitan tu ayuda.

Éste es sólo el primer paso de nuestra actualización de filtros avanzados, y estamos encantados de ofrecerte aún más herramientas para ahorrar tiempo y agilizar tus flujos de trabajo.

🔒 Seguridad

Opción de exigir la autenticación de dos factores (2FA)

Proteger los datos sensibles de los clientes no es sólo una responsabilidad: es un requisito. Según el exclusivo Informe de Satisfacción del Cliente de TaxDome , en el que encuestamos directamente a 1.000 clientes contables, el 77% afirma que compartir información con su contable digital o electrónicamente debería incluir la autenticación de dos factores.

Por eso nos complace anunciar que TaxDome es la única plataforma de gestión de consultas que te permite establecer políticas de seguridad que requieren 2FA tanto para tu equipo como para tus clientes.

Antes, los clientes podían activar la autenticación de doble factor por su cuenta. Ahora, con esta nueva configuración, tu empresa puede imponer la 2FA como política de seguridad obligatoria. Cuando se activa, los clientes reciben instrucciones claras y paso a paso en pantalla para configurar la autenticación de doble factor mediante aplicaciones de confianza como Autenticador de Google o Authy.

Y, para las empresas que prefieran un enfoque gradual, nuestra función de lanzamiento progresivo te permite pasar gradualmente a tu equipo y a tus clientes a un mayor nivel de seguridad según tu calendario.

😍 Experiencia del cliente

El mes pasado publicamos nuestro primer Informe de Satisfacción del Cliente de Contabilidad, una mirada innovadora a lo que los clientes valoran realmente de sus contables. En lugar de basarnos en los datos tradicionales de los proveedores, fuimos directamente a la fuente, encuestando a 1.000 clientes contables para descubrir qué esperan, cómo ganarse su confianza en la era de la tecnología y por qué servicios estarían dispuestos a pagar hasta un 50% más.

Para profundizar aún más en los resultados, organizamos un seminario web con expertos del sector, entre ellos el director general de una empresa Inc. 5000 y el Director Ejecutivo de la Aprio Firm Alliance. Exploramos qué significa nuestra investigación para los profesionales de la contabilidad y cómo pueden adaptarse las empresas para satisfacer las demandas de los clientes en 2025.

Si aún no lo has leído, tómate un momento para descargar el informe completo y ver la grabación del seminario web para dejar de preguntarte qué quieren tus clientes y empezar a oírlo directamente de ellos.

Ten en cuenta que el informe y el seminario web están disponibles en inglés. Sin embargo, si deseas más información o ayuda en tu idioma local, no dudes en ponerte en contacto con nosotros: ¡estaremos encantados de ayudarte!

🔥  Otros

• Vincula registros de tiempo a trabajos en bloque: Ahorra tiempo vinculando varios registros de tiempo a un único trabajo en un solo paso. Esto garantiza una asignación precisa de recursos y se adapta sin esfuerzo a equipos más grandes.
• Exigencia de pago anticipado para los presupuestos: Garantiza la seguridad financiera exigiendo el pago por adelantado antes de comenzar el trabajo. Las facturas se vinculan automáticamente a las propuestas, eliminando pasos adicionales y simplificando los flujos de trabajo.
• Edita facturas pagadas y elimina pagos sin conexión: Corrige rápidamente los errores editando las facturas pagadas o eliminando los pagos sin conexión. Esto mantiene tus registros financieros precisos y aumenta la confianza de los clientes.
• Mejor gestión de los créditos promocionales en los pagos: Realiza el seguimiento de los créditos promocionales por separado de otros pagos para mejorar los informes de ingresos. Excluye fácilmente los créditos promocionales de los ingresos totales para mejorar la precisión y la transparencia.
• Establece carpetas para los documentos subidos en los organizadores: Guarda automáticamente los archivos cargados en carpetas predefinidas, reduciendo las tareas manuales y garantizando una organización coherente de los documentos.

🎥 Educación y formación

Seminarios web sobre flujos de trabajo: haz que TaxDome trabaje más para ti

Estas sesiones, repletas de consejos prácticos e ideas de los expertos invitados Jamie Gruol (Workflows For Tax Pros), Carlos García (ExceedSales) y Russell Hoskins, CPA (HQOL), te ayudarán a hacer más, más rápido y a reducir el tiempo de administración, justo a tiempo para la temporada de impuestos.

Desde la creación de tu primer proyecto hasta el dominio de las automatizaciones avanzadas, estos seminarios web te llevan paso a paso a través de la optimización del flujo de trabajo, sea cual sea tu punto de partida.

🌎 ¿Nos conociste en 2024?

¡Qué año tan emocionante fue 2024! Queremos dar las gracias a todos y cada uno de los que vinieron a conocernos y a conectar con nosotros en eventos de todo el mundo. En 2024, TaxDome asistió a 43 eventos en 34 ciudades, 18 países y cinco continentes.

Conectar con miles de empresas y clientes de todo el mundo nos recuerda la innegable energía y pasión de la comunidad TaxDome. Son todos ustedes los que nos impulsan a seguir innovando y a crear una mejor experiencia para los despachos y sus clientes en 2025 y más allá.

Echa un vistazo a nuestro vídeo sobre los eventos de 2024 para revivir todos los momentos increíbles.

Concluyendo

Te traemos todo lo anterior, ¡además de 124 ajustes y correcciones más este mes!

El mes que viene llegarán más actualizaciones. Mientras tanto, únete a nuestra Comunidad LinkedIn para hacer preguntas, sugerir nuevas actualizaciones o charlar con otros usuarios de TaxDome.

Y por si te lo perdiste, aquí tienes un resumen de las principales actualizaciones que cubrimos en nuestra actualización de diciembre de 2024.