7 étapes clés pour automatiser le flux de travail comptable

Les tâches comptables telles que la saisie de données et la facturation exigent de la précision, ce qui augmente le risque d’erreur humaine. D’autres tâches, telles que la rédaction d’e-mails et l’organisation de documents, prennent souvent plus de temps que prévu, ce qui peut rendre difficile le maintien de l’efficacité.

Grâce à l’automatisation, les tâches comptables de ce type peuvent être effectuées de manière fiable et efficace, ce qui vous permet de gagner du temps :

• Améliorer la valeur de vos services
• Fournir des services supplémentaires
• Augmenter votre capacité à prendre en charge plus de clients

Alors, comment mettre en place l’automatisation avec succès ? Voici sept étapes clés pour automatiser vos flux de travail comptables, de la planification à l’optimisation.

Etape 1 : poser sur papier votre flux de travail actuel

Que vous fassiez de la préparation fiscale, de la comptabilité, de la gestion des salaires ou tout autre travail comptable, la cartographie de votre flux de travail comptable du début à la fin est une première étape importante pour une mise en œuvre efficace de l’automatisation.

Globalement, votre diagramme de processus doit vous donner une vue d’ensemble claire de votre flux de travail actuel – adoptez donc l’approche qui vous convient le mieux. Vous pouvez cartographier votre processus horizontalement ou verticalement, et utiliser des couleurs et des symboles pour distinguer facilement les différentes étapes, telles que les processus alternatifs.

Étape 2 : identifier les processus inefficaces 

Une fois votre flux de travail sur papier, l’étape suivante consiste à identifier les zones inefficaces. Il peut s’agir de processus manuels répétitifs ou chronophages, ainsi que de goulets d’étranglement qui entraînent des retards ou vous empêchent de terminer une tâche.

Il peut s’agir par exemple de la rédaction et de l’envoi d’e-mails, de la facturation, de la collecte et de l’organisation de documents, de l’établissement de rapports ou de toute autre forme de saisie manuelle de données. En identifiant les inefficacités de votre flux de travail, vous comprendrez mieux les processus potentiels qui méritent d’être automatisés.

Étape 3 : choisir le bon logiciel d’automatisation

TaxDome vous permet d’automatiser des tâches et des travaux personnalisables grâce à une logique conditionnelle avancée. 

Il peut être difficile de trouver le meilleur logiciel d’automatisation pour votre cabinet, mais il s’agit en fin de compte de trouver un outil qui automatisera efficacement tous vos processus inefficaces – ceux que vous avez peut-être déjà identifiés.

Recherchez différents logiciels de gestion des flux comptables en gardant à l’esprit vos besoins et en tenant compte de facteurs importants tels que la convivialité, la personnalisation, l’évolutivité, les intégrations, les fonctions de sécurité et la conformité. 

Au moment de prendre une décision finale, il peut être utile de peser le pour et le contre du logiciel, de consulter les commentaires des utilisateurs et de demander l’avis de collaborateurs ou de collègues.

Étape 4 : mettre en place et tester vos automatisations

Les pipelines de TaxDome offrent de puissantes automatisations de flux de travail qui déplacent les tâches et les travaux à travers chaque étape. 

Une fois que vous avez mis en place votre logiciel d’automatisation, commencez à configurer et à tester différentes automatisations. De nombreux outils logiciels proposent des guides d’utilisation de leurs fonctions d’automatisation ou des modèles d’automatisation que vous pouvez tester et personnaliser.

Dans un premier temps, testez des automatisations simples avant de passer à des automatisations complexes qui nécessitent généralement des règles et une logique supplémentaires. Au fur et à mesure que vous comprendrez mieux le fonctionnement des fonctions d’automatisation, vous pourrez commencer à les appliquer à un plus grand nombre de vos processus.

Étape 5 : former votre personnel à l’utilisation de l’automatisation

TaxDome propose des cours utiles sur l’utilisation de toutes ses puissantes fonctionnalités, y compris les automatisations.   

Si vous avez du personnel, il est essentiel qu’il comprenne également comment utiliser le logiciel d’automatisation que vous avez mis en place. Il s’agit notamment de comprendre comment les fonctions d’automatisation fonctionnent et comment personnaliser les automatisations pour améliorer les flux de travail individuels.

Orientez les membres de votre cabinet vers les guides, les vidéos éducatives et les cours de formation proposés par le logiciel. Dans le même temps, demandez-leur leur avis sur la manière dont l’automatisation s’intégrera le mieux dans leurs flux de travail et sur les autres processus manuels qui pourraient être automatisés.

Étape 6 : contrôle des performances

Les rapports alimentés par l’IA dans TaxDome vous permettent de surveiller les performances de votre cabinet avec des données en temps réel.   

Une fois l’automatisation des flux de travail mise en place, commencez à contrôler les performances de vos processus nouvellement automatisés. Ce contrôle doit être effectué à intervalles réguliers, car il vous fournira des données exploitables que vous pourrez comparer à divers indicateurs clés de performance (ICP), ainsi qu’à votre retour sur investissement (RSI).

Quelques exemples d’indicateurs clés de performance de l’automatisation sont le temps gagné, les coûts économisés, le taux d’erreur et la productivité du personnel. Dans l’ensemble, l’objectif est d’analyser si les automatisations que vous avez mises en place profitent à vos processus ou si elles ne fonctionnent pas aussi bien que vous le pensiez au départ.

Étape 7 : optimisez vos automatisations

La dernière étape est continue ; il s’agit d’évaluer et d’optimiser régulièrement vos automatisations de flux de travail pour une plus grande efficacité.

Utilisez des données régulières sur les performances comme indicateurs pour la prise de décision, obtenez un retour d’information de la part de votre personnel et de vos clients pour savoir ce qui peut être amélioré, et tenez-vous toujours au courant des dernières tendances et des meilleures pratiques en matière d’automatisation.

Au fur et à mesure que vous intégrerez des automatisations dans vos processus, vous découvrirez de nouvelles façons d’utiliser l’automatisation pour rationaliser les opérations de votre cabinet – et vous fixerez des objectifs plus ambitieux en matière de productivité, de réduction des coûts et de croissance.

Conclusion 

L’automatisation de vos flux comptables peut offrir des avantages majeurs, tels qu’une efficacité accrue, une meilleure satisfaction des clients et une plus grande capacité de croissance du cabinet – mais comme pour tout nouveau processus, il est important d’y aller avec un plan de bataille.

Pour conclure, n’oubliez pas que l’automatisation n’est qu’un moyen parmi d’autres d’améliorer les opérations de votre cabinet. En mettant en œuvre l’automatisation avec un logiciel de gestion de cabinet tel que TaxDome, vous pouvez stimuler la collaboration au sein de l’équipe, améliorer la prise de décision grâce à des rapports de données en temps réel, améliorer l’expérience de vos clients, et bien d’autres choses encore.

Essayez TaxDome gratuitement dès aujourd’hui pour découvrir comment ses puissantes automatisations de flux de travail peuvent accélérer les processus manuels de votre cabinet – et vous faire gagner du temps.