Qu’est-ce qu’un flux de travail comptable ? Le guide complet avec exemples 

Lorsque votre charge de travail augmente, il est essentiel d’être organisé. Bien entendu, l’organisation est différente pour de nombreuses personnes et cabinets en fonction de leurs objectifs et de leurs besoins. Pour les comptables, il est essentiel de rester organisé si l’on veut réussir à concilier la communication, le marketing, la croissance et un travail comptable ciblé. C’est là qu’intervient la mise en place d’un flux de travail comptable efficace. 

Qu’est-ce qu’un flux de travail comptable?

Un flux de travail comptable présente les étapes nécessaires à la réalisation d’un processus. Il s’agit d’un outil d’organisation. Votre flux de travail vous emmène de la première étape de l’exécution d’un projet particulier jusqu’à la fin.

Pour les comptables, les flux de travail permettent de normaliser les processus mensuels. Qu’il s’agisse de passer des écritures de journal tout au long du mois, de clôturer et de rapprocher ces écritures, un flux de travail comptable crée un processus organisé à suivre.

Pour les fiscalistes, un flux de travail peut inclure la collecte de documents sur les revenus et les dépenses, la préparation et l’examen des déclarations fiscales, l’examen et la signature des clients, la déclaration des revenus et la collecte des paiements pour les services. 

Pourquoi il est essentiel de gérer les flux de travail dans un cabinet comptable

Bien que les particularités du flux de travail de chaque cabinet varient en fonction des services spécifiques offerts, l’importance d’un flux de travail organisé est universelle. La mise en place d’un flux de travail efficace offre les avantages suivants aux cabinets comptables de toutes tailles.

Examinons ces avantages de plus près.

• Efficacité accrue : un flux de travail bien défini réduit le temps et les efforts nécessaires à l’accomplissement des tâches. En clarifiant qui fait quoi et quand, vous pouvez éliminer les redondances et accélérer la réalisation des tâches.
• Amélioration de la précision : chaque étape étant conçue pour détecter et corriger les erreurs, les flux de travail structurés réduisent la probabilité d’erreurs. Cette précision n’est pas seulement vitale pour la conformité, mais aussi pour instaurer la confiance avec vos clients. 
• Responsabilité personnelle : des flux de travail clairement définis signifient que des tâches spécifiques sont assignées à chaque membre de l’équipe. Cela favorise la responsabilisation au sein de l’équipe, car chaque membre sait de quoi il est responsable et comprend l’impact de son travail sur le résultat global.
• Satisfaction des clients : des flux de travail efficaces et précis permettent d’accélérer les délais d’exécution, ce qui se traduit par une plus grande satisfaction des clients. 
• Conformité réglementaire : un flux de travail efficace intègre des contrôles de conformité à des points critiques pour s’assurer que tous les rapports financiers et les déclarations fiscales rencontrent les normes réglementaires. Cela permet d’éviter les infractions et de consolider la réputation de fiabilité et de conformité de votre cabinet. 
• Amélioration continue : l’évolution de votre cabinet s’accompagne de celle de vos flux de travail. Cette adaptation est essentielle pour évaluer l’efficacité de vos flux de travail et découvrir des améliorations en termes d’efficacité. 

Éléments clés d’un flux de travail comptable efficace

Un flux de travail comptable efficace comprend plusieurs éléments essentiels. Voici ce dont vous avez besoin pour rendre votre flux de travail fonctionnel, stratégique et adaptable.

Outils et logiciels d’automatisation

Trouver le bon outil pour vous aider à faire votre travail est la première étape de la création d’un meilleur flux de travail. Heureusement, la technologie met à la disposition des comptables des outils étonnants, tels que les logiciels de gestion du flux de travail. 

Les logiciels de gestion des flux de travail améliorent considérablement l’efficacité des cabinets comptables en automatisant une variété de tâches administratives, telles que :

• Envoi de lettres de mission
• Demandes de documents
• Demandes de signature électronique
• Factures
• Rappels

Cela permet à votre cabinet de gagner du temps en réduisant les tâches manuelles, ce qui permet au personnel de se concentrer sur des tâches plus importantes.

Certains logiciels offrent même des informations sur l’efficacité et la productivité de votre équipe, ce qui vous permet d’affiner vos flux de travail afin de maximiser ces avantages clés. 

L’utilisation des modèles

Les modèles comptables permettent non seulement d’économiser le temps et les efforts nécessaires pour tout reprendre à zéro à chaque fois, mais aussi d’assurer la cohérence et la normalisation de tous les documents ou rapports. Ils facilitent l’efficacité en permettant au personnel de remplir rapidement les documents sans se préoccuper de la mise en page ou de la conception. Ils réduisent également la probabilité d’erreurs. 

Les modèles servent également d’outils de formation précieux pour les nouveaux membres de l’équipe. Ils illustrent les procédures standard de création et de traitement des documents au sein de votre cabinet. Cela facilite la formation et garantit que les membres moins expérimentés de l’équipe peuvent toujours produire un travail qui rencontre les normes de votre cabinet. Les modèles permettent également de déléguer plus facilement des tâches en toute confiance, en sachant que les résultats obtenus rencontreront toujours les exigences requises.

Processus standardisés

La standardisation des processus dans un flux de travail comptable consiste à créer une approche cohérente de la gestion des tâches. Il s’agit de disposer d’un modèle pour l’exécution des tâches par les membres de l’équipe. En fait, les processus normalisés offrent les mêmes avantages que les modèles. Ils contribuent à améliorer l’efficacité et la précision et facilitent la formation des nouveaux employés à l’exécution de leurs tâches. 

Les cabinets dont les processus sont normalisés peuvent également être plus sûrs de respecter les normes de conformité en cours de route. 

Tout cela se traduit par une plus grande cohérence lorsqu’il s’agit d’offrir à vos clients une expérience de qualité et conforme. 

Évolution

L’amélioration de l’efficacité permet d’accepter davantage de clients et de développer le cabinet. Toutefois, l’adaptation de votre flux de travail à un nombre important de nouveaux clients comporte des défis. Pour adapter efficacement votre flux de travail, tenez compte des éléments suivants :

• Mettre en place des solutions technologiques globales : les logiciels de gestion des flux de travail sont conçus pour s’adapter à la croissance des cabinets, il est donc indispensable de les utiliser pour réimaginer votre flux de travail comptable.
• Offrir une formation et un développement approfondis : plus votre équipe connaît le logiciel que vous utilisez, mieux elle est équipée pour tirer le meilleur parti de ses solutions.
• Optimisez l’affectation de vos ressources : utilisez des outils de suivi du temps pour mieux connaître l’efficacité de votre équipe et éliminer les goulets d’étranglement et autres inefficacités.
• Examinez et affinez votre flux de travail : identifiez les domaines susceptibles d’être améliorés en examinant régulièrement vos processus et en y apportant les modifications nécessaires.

Mécanismes de retour d’information

L’examen et l’amélioration des flux de travail ne se limitent toutefois pas à l’étude des chiffres. Les cabinets disposent de plusieurs ressources pour obtenir un retour d’information sur l’efficacité de leurs flux de travail.

Le retour d’information du personnel est inestimable, car les employés interagissent quotidiennement avec les processus de travail. Encourager le personnel à faire part de ses observations et de ses suggestions permet de mettre au jour des inefficacités, des redondances ou des questions qui nécessitent des éclaircissements.

Le retour d’information des clients est une autre source d’information essentielle. En interrogeant régulièrement les clients sur leur expérience des services du cabinet, on s’assure que le flux de travail est centré sur le client et qu’il rencontre ses besoins. Ce retour d’information peut mettre en évidence les aspects de la prestation de services qui fonctionnent bien ou révéler les domaines dans lesquels les clients rencontrent des difficultés. 

En outre, les revues de direction apportent un niveau stratégique de retour d’information, en se concentrant sur la manière dont le flux de travail s’aligne sur les objectifs globaux du cabinet. Cela permet de créer un flux de travail comptable qui fonctionne bien au quotidien et qui soutient les objectifs et les stratégies plus larges du cabinet.

5 exemples de flux de travail comptables

Bien entendu, il existe différents flux de travail au sein d’un cabinet comptable, qui visent à atteindre des objectifs différents. Voici quelques exemples de flux de travail que vous pourriez vouloir améliorer au sein de votre cabinet. 

1. Onboarding client

Une intégration efficace des clients permet de rationaliser la communication, de définir des attentes claires et d’obtenir les informations nécessaires pour servir vos clients. Vous commencerez par rédiger une lettre de mission initiale qui décrit clairement vos conditions générales, vos services, vos prix et d’autres informations essentielles dont vos clients ont besoin.

Une fois que tout est convenu et que votre client a signé la lettre de mission, vous devez rassembler toutes les informations et tous les documents essentiels. C’est là que les outils de CRM (gestion de la relation client) et de gestion de cabinet se révèlent utiles. Ils peuvent : 

• Envoi automatique de la première communication
• Collecter et stocker le document signé
• Fournir les documents de bienvenue
• Envoi d’une liste des informations et documents nécessaires que le client doit fournir
• Importer automatiquement ces informations dans votre CRM 

Vous pouvez gagner beaucoup de temps dans ce processus si votre flux de travail est normalisé et automatisé – en particulier lorsque vous accueillez un grand nombre de nouveaux clients en même temps.

2. Communication client

La communication est un aspect essentiel de la gestion d’un cabinet comptable, qu’il s’agisse d’informer les clients de l’état d’avancement de leurs projets ou de leur demander des informations complémentaires. Pour que cette communication soit aussi organisée et efficace que possible, il est préférable de disposer de canaux de communication clairs passant par une source unique, afin de ne pas perdre de temps à passer d’une boîte aux lettres électronique à l’autre ou à d’autres chats que vous pourriez utiliser. 

Cette source unique peut vous aider à communiquer avec vos clients de différentes manières. Par exemple, TaxDome permet aux clients de communiquer en toute sécurité avec les professionnels de la comptabilité par le biais d’e-mails synchronisés, de chats dans le portail, de l’application mobile du client. Toutes ces communications sont ensuite transmises aux comptables et aides-comptables au sein de la plateforme TaxDome, ce qui facilite le suivi de toutes les données et permet de gagner du temps. 

3. Bilan comptable

Le bilan est essentiel pour garantir que vos documents financiers reflètent avec précision la situation financière réelle de votre cabinet. Il permet d’ajuster les estimations préliminaires, les charges à payer et les provisions pour qu’elles correspondent aux montants réels et de corriger tout décalage entre les chiffres estimés et les résultats réels. 

Les éléments clés de ce flux de travail sont les suivants :

• Ajustement des provisions fiscales après l’envoi des déclarations d’impôts 
• Mise à jour des provisions pour les dépenses telles que les services publics et les loyers sur la base des factures réelles 
• Rapprochement des coûts d’inventaire
• Ajustement de la dépréciation des actifs en fonction de leur utilisation

Pour en savoir plus, consultez notre blog sur les meilleures processus en matière de bilan pour vous aider à créer un flux de travail efficace.

4. Bilan mensuelle

En ce qui concerne les flux de travail permettant de maintenir les documents financiers de votre cabinet en ordre, vous ferez gagner du temps et de l’énergie à votre équipe si vous disposez d’un flux de travail cohérent pour votre clôture financière mensuelle. Pour ce faire, vous devrez établir des processus clairs pour chaque étape, déterminer qui est responsable de chacune d’entre elles et fixer des délais pour l’accomplissement de ces tâches.

• Réconcilier tous les comptes
• Examen des comptes débiteurs
• Examen des comptes créditeurs
• Ajuster les écritures de journal
• Préparer les états financiers
• Examiner et approuver

Une fois que tout est terminé et approuvé, partagez les rapports finaux avec toutes les personnes concernées. Cela permet à chacun d’être informé des performances financières de l’entreprise et de connaître l’ensemble du flux de travail, de sorte qu’il puisse faire part de ses commentaires en vue d’améliorations.

5. Comptes débiteurs

Le suivi des sommes que les clients vous doivent est essentiel pour comprendre la santé financière de votre cabinet. Les modèles vous aident à organiser et à clarifier tout ce que vous avez à faire, tout en rationalisant le processus.

L’utilisation d’un modèle pour les comptes clients offre une multitude de valeurs et d’avantages, tels que :

• un processus cohérent et normalisé qui réduit la probabilité d’erreurs
• un gain de temps grâce à l’absence de formatage 
• une meilleure capacité à suivre et à gérer les données financières
• un gain de temps lors de la préparation des audits
• la réduction des efforts nécessaires pour former les nouveaux membres de l’équipe tout en maintenant les normes.

Comment mettre en place et maintenir un flux de travail comptable

La création d’un flux de travail comptable efficace n’est pas toujours un processus simple – il faut faire des essais et des erreurs. Mais ces ajustements font partie du développement d’un système qui répond vraiment aux besoins uniques de votre cabinet. En suivant une approche structurée, vous pouvez établir une base de travail solide. 

Commencez par les étapes suivantes :

1. Évaluation des processus actuels

Réalisez un examen approfondi des processus comptables et des flux de travail existants au sein de votre cabinet. Évaluez comment les transactions sont enregistrées, comment les données circulent dans le système et comment les tâches telles que la facturation, les paiements et les rapports sont gérées. Cela permettra d’identifier les inefficacités, les redondances et les domaines dans lesquels votre flux de travail actuel présente des lacunes.

2. Recherche d’outils de gestion du flux de travail comptable

Recherchez un logiciel de workflow comptable qui réponde à vos besoins. Tenez compte des fonctionnalités, des coûts, de l’intégration et de l’évolutivité. Vous voulez un logiciel facile à utiliser, qui vous fasse gagner du temps grâce à l’automatisation, qui vous aide à améliorer la précision grâce à l’organisation et qui offre d’autres fonctions utiles à vos flux de travail.

3. Former votre personnel

Organisez des sessions de formation complètes sur la manière d’utiliser efficacement les nouveaux outils, sur les changements apportés aux processus de travail et sur la manière de traiter les problèmes qui se posent. Veillez à prévoir suffisamment de temps pour cette formation afin que votre personnel soit bien préparé à l’entrée en vigueur des nouveaux flux de travail. 

4. Suivi de l’optimisation

Surveillez en permanence vos nouveaux flux de travail pour découvrir tout ce qui a été oublié ou les possibilités d’amélioration. Cela permettra non seulement d’accroître l’efficacité au fil du temps, mais aussi d’apprendre à votre entreprise à s’adapter aux changements. 

Une fois votre flux de travail mis en place, élaborez des indicateurs clés de performance (ICP) pour vous aider à contrôler et à optimiser vos automatisations de flux de travail. Recueillir les commentaires des membres de l’équipe à tous les niveaux vous aidera également à procéder à des ajustements qui amélioreront l’efficacité de tous.

Points clés à retenir

La création de flux de travail comptables rationalisés qui utilisent l’automatisation permet à votre cabinet d’économiser du temps et de l’argent en permettant aux membres de l’équipe de se concentrer sur des tâches plus importantes et de servir plus de clients. 

Si vous êtes à la recherche d’une solution de gestion de cabinet qui non seulement rationalise vos flux de travail, mais offre également de puissantes fonctions de reporting alimentées par l’IA, une application mobile client de premier ordre, ainsi qu’une communication et une gestion de documents sécurisées, demandez une démonstration pour découvrir comment TaxDome permet aux cabinets comptables de toutes tailles de passer à la vitesse supérieure.