Automatisation du flux de travail des déclarations de revenues: Le guide du débutant

En tant que fiscaliste, l’un des plus gros défis de votre cabinet est d’essayer de rester à jour en gérant plusieurs clients et tâches administratives. Essayer de gérer votre cabinet comptable manuellement peut vite être accablant.

Il existe une meilleure façon de faire!

Nous vous présentons Brian Newman de Brian Newman CPA. Il a toujours eu un petit cabinet et était capable de tout gérer par lui-même. Mais quand son cabinet à augmenter sa croissance et qu’il était de plus en plus occupé, Brian réalisa qu’il avait besoin d’un outil pour mieux gérer ses clients et ses tâches administratives.

En cherchant sur des groupes Facebooks où les fiscalistes partagent leurs conseils, Brian a découvert TaxDome. Ces pairs lui en ont tellement parlé de façon positive, il a donc décidé d’essayer.

Le portail client, CRM, les signatures électroniques, et d’autres éléments que fournit TaxDome semblent facile. Mais pas l’automatisation du flux de travail. Le flux de travail n’est pas quelque chose à laquelle les professionnelles pensent avant qu’ils ne doivent l’expliquer à de nouveaux membres d’équipe ou doivent le mettre en place automatiquement.

Pourquoi avez-vous besoin d’un flux de travail?

Le flux de travail est un processus écrit de toutes les actions que vous faites: à partir du lead en passant par l’onboarding, puis à travers tout le service de préparation de la déclaration de revenue, jusqu’à la touche finale.

Prenons l’exemple de la conception d’une voiture. Vous devez créer le moule et assembler les parties de la structure ensemble avant de pouvoir mettre des pneus et des portes et tout le reste. C’est la même chose pour la préparation des déclarations : Vous ne pouvez pas préparer les déclarations avant que le client ne signe un contrat et envoie les documents.

Chaque service requiert différentes étapes à accomplir: les déclarations de revenus personnels sont différentes des déclarations d’entreprise ou de vente. Quand vous avez ces étapes couchées par écrit, cela rend les choses plus faciles pour faire grandir votre entreprise.

 Voici comment une entreprise fiscale de New York a triplé en 2020 juste avec leur processus interne et TaxDome.

En utilisant un logiciel comme TaxDome, vous serez aidé dans l’automatisation totale de vos tâches. Donc au lieu de devoir avoir à traquer si un client pour qu’il signe un contrat, TaxDome leur rappellera et leur enverra un organisateur.

Pour que cette magie se produise, vous devez décrire soigneusement comment vous voulez que le processus fonctionne. Chaque cabinet est unique, et vous connaissez votre entreprise mieux que n’importe qui, donc personne ne peut faire ce travail à votre place.

Si vous vous trouvez à la place de Brian, ne sachant pas où commencer, nous vous suggérons de commencer avec une checklist simple pour débuter.

Regardez la vidéo entière sur comment les fiscalistes automatisent leur travail avec des exemples de flux de travail. Nous parlons d’utilisateurs de TaxDome: Brian Newman (Brian Newman CPA) et Jessica Smith (Tax Savvy Jessica). Jessica avait déjà plus d’expérience avec les systèmes de flux de travail, alors que Brian savait qu’il avait à travailler son processus de flux de travail. Au début, Brian était inquiet, mais après avoir parlé avec Jessica, tout a commencé à faire sens, et Brian a été capable de constater les avantages que TaxDome a offert à son cabinet.

Comment commencer à automatiser vos projet

Les pipelines peuvent semer la confusion au début, mais une fois que vous entrez dans le processus de comment vous voulez commencer à automatiser vos projets du début à la fin, vous comprendrez pourquoi vous avez commencé.

Pensez à une vue d’ensemble de ce à quoi votre flux de travail ressemble et notez chaque tâche que vous avez l’habitude de faire. Utiliser un tableur excel et organiser le pour indiquer les tâches que vous avez besoin systématiquement.

Commencez par le résultat final et remonter à partir de là. Imaginez que vous alliez préparer un flux de travail ou le résultat final serait un message de remerciement à un client et leur document final. Qu’est-ce que vous avez à faire avant et dans l’ordre pour arriver à ce résultat? Cette approche vous assure de ne pas manquer une étape clef dans votre flux de travail.

Les étapes basiques d’un flux de travail de préparation de déclarations de revenus.

1. Email de bienvenue – Quand les clients font appel à vos services, ils reçoivent un email de bienvenue. Nous vous suggérons de créer un modèle pour cela. 
2. Fournissez à vos clients la liste des documents nécessaires – Demandez aux clients de vous donner accès à certaines choses. Vous pouvez utiliser un modèle de message avec les tâches à faire pour le client pour qu’il puisse cocher à chaque fois qu’il en a terminé une.
3. Envoyer un organisateur– Si vous envoyez un organisateur sur TaxDome, vos clients recevront une notification amicale disant: “Hey, je vous ai envoyé ceci. Veuillez le faire.”
4. Créer une tâche pour vérifier les documents et organiser ce que vos clients vous ont envoyé- Vous pouvez vous l’assigner ou à n’importe quel membre de votre équipe.
5. Créer une tâche pour préparer la déclaration – Encore une fois, ça peut vous être assigné si vous êtes un solopreneur, ou quelqu’un de votre équipe.
6. Créer une tâche pour déposer une extension
7. Requête de documents manquants de vos clients – Vous pouvez passer celle-ci si besoin ou contacter vos clients via email ou message.
8. Révision supplémentaire de document – Vous avez besoin de cette étape si la présente l’a été.
9. Envoyer un rendez-vous au client – Ajouter cette étape si vous voulez passer en revue tous les documents envoyés avec vos clients. Vous pouvez leur envoyer un email ou un message avec le lien du calendrier que vous utilisez (Calendly, Google Calendar, ScheduleOnce, etc)
10. Ajouter des tâches pour visualiser où vous en êtes avec un client – si vous avez opté pour la tâche précédente, vous pouvez vouloir en ajouter une autre — attendre que le client revienne vers vous pour le rendez-vous. Quand il réagira, leur projet sera automatiquement déplacé à l’étape suivante.
11. Déclaration terminée – À cette étape, vous pouvez télécharger des documents pour le client dans TaxDome et les verrouiller à la facture. Les clients recevront une notification, mais ne pourront pas le télécharger jusqu’à ce qu’il vous ait payé.
12. 8879 signée -Vous pouvez avoir des clients qui signent des droits de document dans TaxDome incluant 8879 qui requiert la KBA. 
13. Créer une tâche pour envoyer la déclaration
14. Envoyer un message de remerciements au client 

Se débarrasser des problèmes de communication

Nous avons tous ces clients avec lesquels nous sentons que nous devons être plus en contact. Il se passe tellement de choses dans les coulisses. Mais le client vous envoie les informations et ensuite reste assis là dans le noir total.

Avec TaxDome, vous pouvez ajouter différents points de contact pendant que vous travaillez sur un client. Ça vous permet d’ajouter des points de contact customisés à un client à chaque étape de telle manière que vous n’ayez rien à faire. Votre client est tenu au courant, et vous ne recevez pas ces emails de : Hey, qu’est-ce qui se passe? Où en sommes-nous dans le processus? Et vous êtes capable de garder une attention personnelle.

Pour commencer, envoyez leur un email de bienvenue automatique. Ou un message groupé du coup d’envoi de la saison des impôts.

Qu’est-ce qu’il faut inclure dans l’email de coup d’envoi de la saison des impôts

• Qu’est-ce qui change dans votre cabinet/ vos services cette année
• Quelles sont vos heures de bureau
• Comment vous contacter (TaxDome permet d’envoyer des emails et des messages en toute sécurité)
• Il y aura-t-il une avance à faire
• Comment vous faites en sorte que leurs documents soient en sécurité (TaxDome s’occupe des aspects de sécurité pour vous)
• Comment les clients peuvent accéder au portail client (si vous n’en avez pas, jetez un oeil à Le portail client mobile-friendly de TaxDome)

Dernière ligne droite

Les fiscalistes savent comment préparer une déclaration, mais les automatisations rendent vraiment méthodique et claire chaque étape en cours pour avancer. Ça aide aussi à minimiser votre marge d’erreur.

Pour que les automatismes s’enchaînent, utiliser notre checklist:

1. Préparer des modèles de messages, emails, contrats, et organisateurs — tout ce que vous envoyez à vos clients de manière répétitive. 
2. Décider comment vous voulez aménager votre pipeline. Noter tout ce dont vous avez besoin pour envisager différents scénarios. Par exemple, vous pouvez avoir un flux de travail qui est différent pour des nouveaux clients ou des anciens ou en créer un pour les clients auquel vous faites un travail de représentation et vos clients pour les déclarations d’impôts.
3. Commencez à mettre tout ça en place.