Factures récurrentes : éliminez les tâches administratives répétitives et garantissez un flux de trésorerie stable en facturant les clients automatiquement.

Des milliers de cabinets TaxDome utilisent notre fonctionnalité de facturation. Elle permet aux praticiens – et à leurs clients – d’éviter les tracas administratifs liés à l’impression et à l’envoi des factures. Les employés du cabinet n’ont pas non plus besoin de pousser leurs clients à signer ou à payer : Les rappels de TaxDome font le travail à leur place.

Avec notre dernière mise à jour, nous introduisons les factures récurrentes. Elles sont particulièrement utiles pour les cabinets qui fournissent régulièrement des services répétitifs à leurs clients. Les factures récurrentes automatisent le processus de facturation, de sorte que les employés ne mettent en place les factures qu’une seule fois. En même temps, vous pouvez donner aux clients la possibilité d’entrer leurs coordonnées de paiement une seule fois avec l’autorisation de paiement. Au lieu de devoir régler manuellement les factures chaque mois, l’argent sera automatiquement prélevé à la date convenue.

Qu’est-ce qu’une facture récurrente ?

Les factures récurrentes permettent à un cabinet d’envoyer des factures à ses clients sur une base régulière prédéterminée (hebdomadaire, mensuelle, etc.) pour les services fournis au cours de cette période. Pour vos clients, il s’agit simplement d’un paiement récurrent qu’ils effectuent – un peu comme Netflix ou Spotify, qui facturent leurs abonnés sur une base mensuelle.

Qu’est-ce qu’une autorisation de paiement ?

L’autorisation de paiement permet à un cabinet d’encaisser automatiquement de l’argent à une date prédéterminée, que ce soit par carte de crédit ou par prélèvement automatique (ACH, SEPA, BECS…..). Nous recommandons cette pratique car les clients peuvent autoriser le paiement une seule fois et tous les paiements se feront ensuite automatiquement, sans que ni le cabinet ni le client n’aient à y consacrer du temps. Actuellement, les factures récurrentes avec autorisation de paiement ne sont activées que pour Stripe.

Vous pouvez facturer vos clients automatiquement (si Stripe est votre fournisseur de paiement)

Si l’autorisation de paiement est désactivée, les factures sont toujours envoyées automatiquement aux intervalles choisis, mais les clients doivent saisir manuellement les informations de paiement à chaque fois. De nombreux cabinets utilisent déjà cette option ailleurs – l’avantage de le faire dans TaxDome permet aux praticiens d’offrir à leurs clients une expérience utilisateur exceptionnelle. Oubliez les formulaires d’autorisation manuels qui doivent ensuite être traités par un administrateur – les clients peuvent saisir les informations relatives à leur compte dans votre portail sécurisé et personnalisé – à partir d’un ordinateur de bureau ou d’un téléphone portable.

Dans les prochaines versions : pour ceux qui ont déjà des formulaires d’autorisation de paiement dans leur dossier, nous prévoyons de vous permettre de les transférer sur TaxDome, vous n’aurez pas à demander encore une fois au client.

Comment créer une facture récurrente sur TaxDome

Pour plus de détails sur la création d’une facture récurrente, veuillez consulter notre article d’aide. Pour les besoins de ce blog, en dehors de l’autorisation de paiement décrite ci-dessus, voici quelques options principales que nous souhaitons mettre en évidence :

• Méthode de paiement : soit par carte de crédit, soit par débit bancaire, soit à la fois par carte de crédit et par débit bancaire
• Acceptation : la facture peut commencer immédiatement, ou seulement après acceptation, ou à une certaine date, ce qui offre une certaine souplesse au cabinet.
• Message personnalisé : Vous pouvez ajouter un message personnalisé qui figurera à la fois dans l’e-mail envoyé au client et sur la page où il peut le consulter.

Factures récurrentes, l’expérience du client

Lorsqu’un praticien crée une facture récurrente, le client reçoit une notification par courriel et/ou une notification push sur son application mobile. La demande d’examen et de signature de la facture récurrente apparaîtra également dans la liste des « tâches à faire » de leur portail client.

Une fois que le client a cliqué sur la notification, il peut consulter les détails de la facture. Le processus est rationalisé et simple – aucune information superflue n’apparaît à l’écran. 

Si une autorisation de paiement a été demandée, le client devra saisir sa carte de crédit ou ses coordonnées bancaires (n’oubliez pas que le cabinet peut choisir le mode de paiement de ses factures !) Tant que les informations de paiement n’ont pas été fournies, le client ne peut pas signer.

Le récapitulatif de la facture et l’autorisation de paiement pour les clients

Une fois que le client a signé, que se passe-t-il ensuite du côté du cabinet ?

Une fois signée, la facture récurrente devient active – vous pouvez en vérifier l’état dans l’onglet Factures, sous l’onglet Factures récurrentes. N’oubliez pas que vous pouvez modifier une facture récurrente (à l’exception du champ « Compte »), aussi bien avant que le client n’accepte la facture qu’après. Dans ce dernier cas, vous ne pourrez pas modifier les champs suivants :

• Date de début
• Date de la première facture
• Récurrence (hebdomadaire, mensuel, etc.)

Une fois qu’une facture récurrente est établie, les praticiens peuvent, si nécessaire, l’éditer, la mettre en pause et la modifier.

Avantages des factures récurrente

1. Automatiser votre processus de facturation (en particulier avec l’autorisation de paiement)

Vous n’avez pas besoin de vous rappeler d’envoyer une facture à une certaine date chaque semaine/mois, ni de rappeler à vos clients de la payer. Tout se fait automatiquement, ce qui vous permet de gagner du temps et d’éliminer les tâches administratives.

Remarque : L’autorisation de paiement de TaxDome n’est disponible que pour les cabinets qui utilisent Stripe comme fournisseur de paiement par défaut.

2. Programmez vos factures

Vous pouvez faire en sorte que les factures soient payées à l’acceptation ou à une certaine date chaque mois. Quelle que soit l’option choisie, les factures récurrentes vous permettent d’établir des calendriers différents pour chaque client, ce qui améliore incontestablement leur expérience avec votre cabinet.

3. Augmenter les revenus en mettant en place un système de débit bancaire

TaxDome prend en charge plusieurs options de débit bancaire à l’échelle mondiale – ACH aux États-Unis, SEPA en Europe, débit BECS en Australie et débit préautorisé au Canada. Les débits bancaires comportent des frais moins élevés que les cartes de crédit, ce qui permet aux cabinets d’économiser une somme considérable sur les commissions liées aux cartes de crédit/débit.

4. Automatiser l’envoi des factures

La création de factures récurrentes automatise une grande partie de votre travail, que vous utilisiez Stripe ou CPA Charge comme fournisseur. Actuellement, les factures récurrentes avec autorisation de paiement ne sont activées que pour Stripe.

Améliorations à venir

Dans un avenir proche, nous allons améliorer encore plus les factures récurrentes  :

• Permettre le paiement sans se connecter au portail : les clients pourront examiner et signer les factures récurrentes et régler les factures existantes
• Permettre aux membres du cabinet de modifier les informations de paiement et de régler les factures au nom des clients
• Permettre aux administrateurs du cabinet de désactiver les options de prépaiement dans le portail client.

Si vous avez des suggestions pour améliorer la fonctionnalité de facturation de TaxDome, faites-le nous savoir sur le Tableau des demandes de fonctionnalités !