Alex Wells
3 Min.
Migliaia di studi TaxDome utilizzano la nostra funzionalità di fatturazione. Questa funzionalità consente ai professionisti – e ai loro clienti – di evitare la seccatura amministrativa di stampare e inviare le fatture. Inoltre, i dipendenti dello studio non hanno bisogno di sollecitare i clienti quando devono firmare o pagare: i promemoria di TaxDome faranno il lavoro per loro.
Con il nostro ultimo aggiornamento abbiamo introdotto le fatture ricorrenti. Sono particolarmente utili per gli studi che forniscono continuamente servizi ripetuti ai clienti. Le fatture ricorrenti automatizzano il processo di fatturazione, in modo che i dipendenti possano impostare le fatture una sola volta. Allo stesso tempo, è possibile dare ai clienti la possibilità di inserire i dati di pagamento una sola volta con l’autorizzazione al pagamento. Invece di dover saldare manualmente le fatture ogni mese, il denaro verrà prelevato automaticamente alla scadenza concordata.
Cosa sono le fatture ricorrenti?
Le fatture ricorrenti consentono a uno studio di inviare ai clienti fatture su base regolare e predeterminata (settimanale, mensile, ecc.) per i servizi forniti in quel periodo. Per i clienti si tratta semplicemente di un pagamento periodico, non diverso da Netflix o Spotify, che fatturano agli abbonati su base mensile.
Che cos’è l’autorizzazione al pagamento?
L’autorizzazione al pagamento consente allo studio di riscuotere automaticamente il denaro a scadenze prestabilite, sia con carta di credito che con addebito diretto (ACH, SEPA, BECS…..). Si tratta di una prassi ottimale, in quanto i clienti possono autorizzare il pagamento una sola volta e tutti i pagamenti avverranno automaticamente, senza che né lo studio né il cliente debbano dedicarvi tempo. Attualmente, le fatture ricorrenti con autorizzazione al pagamento sono abilitate solo per Stripe.
Potete fatturare automaticamente ai clienti (se Stripe è il vostro fornitore di pagamenti)
Se l’autorizzazione al pagamento è disattivata, le fatture vengono comunque inviate automaticamente agli intervalli prescelti, ma i clienti devono inserire manualmente le informazioni sul pagamento ogni volta. Molti studi utilizzano già questo sistema altrove; il vantaggio di farlo su TaxDome consente ai professionisti di fornire ai propri clienti un’esperienza d’uso eccezionale. Dimenticate i moduli di “autorizzazione” manuali che devono essere gestiti da un amministratore: i clienti possono inserire le informazioni sul loro account nel vostro portale sicuro e personalizzato, da desktop o da mobile.
Nelle versioni future: per coloro che hanno già in archivio i moduli di autorizzazione al pagamento, prevediamo di consentire la transizione di tali moduli su TaxDome come professionista, senza doverli richiedere nuovamente al cliente.
Come creare una fattura ricorrente su TaxDome
Per tutti i dettagli su come creare una fattura ricorrente, consultate il nostro articolo di supporto. Ai fini di questo blog, oltre all’autorizzazione di pagamento descritta in precedenza, vogliamo mettere in evidenza alcune altre opzioni principali:
- Metodo di pagamento: carta di credito, addebito bancario o sia carta di credito che addebito bancario.
- Accettazione: la fattura può essere impostata per iniziare immediatamente, o solo dopo l’accettazione, o in una certa data, fornendo flessibilità allo studio.
- Messaggio personalizzato: È possibile aggiungere un messaggio personalizzato che sarà presente sia nell’email inviata al cliente sia nella pagina in cui il cliente potrà controllarla.
Fatture ricorrenti, l’esperienza del cliente
Quando un professionista crea una fattura ricorrente, il cliente riceve una notifica nella sua email e/o una notifica push nella sua app mobile. La richiesta di controllare e firmare la fattura ricorrente apparirà anche nell’elenco “Da fare” del portale clienti.
Quando il cliente cliccherà sulla notifica, potrà esaminare i dettagli della fattura. Il processo è semplice e snello, senza informazioni eccessive sullo schermo.
Se è stata richiesta l’autorizzazione al pagamento, il cliente dovrà inserire i dati della carta di credito o della banca (ricordate che lo studio può scegliere come pagare le fatture!). Finché non vengono fornite le informazioni sul pagamento, il cliente non potrà firmare.
Come appare il riepilogo della fattura e l’autorizzazione al pagamento per i clienti
Cosa succede dal punto di vista dello studio, quando il cliente firma
Una volta firmata, la fattura ricorrente diventa attiva – si può controllare lo stato nella scheda Fattura, nella sottoscheda delle Fatture Ricorrenti. Tenete presente che è possibile modificare una fattura ricorrente (a parte il campo “Account”) sia prima che il cliente accetti la fattura, sia dopo. In quest’ultimo caso, non sarà possibile modificare i seguenti campi:
- Inizia il
- Data della prima fattura
- Ricorrenza (settimanale, mensile, ecc.)
Una volta impostata una fattura ricorrente, se necessario, gli operatori possono aggiornarla, metterla in pausa e modificarla.
Vantaggi dell’utilizzo delle fatture ricorrenti
1. Automatizzare il processo di fatturazione (soprattutto con l’autorizzazione al pagamento)
Non dovete ricordarvi di inviare una fattura entro una certa data ogni settimana/mese, né di ricordare ai vostri clienti di pagarla. Tutto avviene con il pilota automatico, facendovi risparmiare tempo ed eliminando l’impegno amministrativo.
Nota: l’autorizzazione al pagamento di TaxDome è disponibile solo per gli studi che utilizzano Stripe come fornitore predefinito di pagamenti.
2. Programmare le fatture
È possibile impostare il pagamento delle fatture all’accettazione o a una certa data ogni mese. In ogni caso, le fatture ricorrenti vi permettono di avere orari diversi per i vari clienti, migliorando sicuramente la loro esperienza con lo studio.
3. Aumentare le entrate impostando l’addebito bancario
TaxDome supporta diverse opzioni di addebito bancario a livello globale: ACH negli Stati Uniti, SEPA in Europa, addebito BECS in Australia e addebito pre-autorizzato in Canada. Gli addebiti bancari comportano commissioni più basse rispetto alle carte di credito, consentendo alle aziende di risparmiare notevolmente sulle commissioni delle carte di credito/debito.
4. Automatizzare l’invio delle fatture
La creazione di fatture ricorrenti automatizzerà gran parte del vostro lavoro, sia che vi affidiate a Stripe o a CPA Charge come provider. Attualmente, le fatture ricorrenti con autorizzazione al pagamento sono abilitate solo per Stripe.
Miglioramenti futuri
Nel prossimo futuro renderemo le fatture ricorrenti ancora più avanzate:
- Fornendo il pagamento senza accedere al portale: i clienti potranno controllare e firmare le fatture ricorrenti e saldare le fatture esistenti.
- Permettendo ai membri dello studio di modificare le informazioni di pagamento e di saldare le fatture per conto dei clienti.
- Possibilità per gli amministratori dello studio di disabilitare le opzioni di pagamento anticipato nel portale clienti.
Se avete dei suggerimenti per migliorare la funzionalità di fatturazione di TaxDome, fatecelo sapere nella Bacheca delle richieste di funzionalità!
Alex Wells
Alex scrive contenuti per TaxDome e ha un background nell'e-commerce e nell'email marketing. Scavando a fondo per comprendere le sfumature delle pratiche contabili, fiscali e di contabilità, riesce a scomporre il complicato codice del linguaggio fiscale per creare contenuti utili per i clienti di TaxDome. Nel tempo libero, Alex guarda The Big Bag Theory, ascolta i Muse e si diverte a leggere le ultime tendenze di marketing.
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