Les demandes clients deviennent plus rapides et plus faciles : modèles, automatisations et envoi en masse

L’obtention d’informations de la part des clients est l’un des plus gros problèmes pour les préparateurs de déclarations de revenus, les comptables et les experts-comptables du monde entier. Chez TaxDome, nous nous engageons à fournir des solutions innovantes qui simplifient et améliorent votre pratique. C’est la raison pour laquelle nous avons présenté les demandes clients au début de l’année, un moyen sûr et efficace de recueillir des informations et des documents ad hoc auprès des clients.

Après être devenu le favori des cabinets, nous avons rendu les demandes clients plus puissantes que jamais avec des modèles, des automatisations plus personnalisables et des actions en masse, permettant aux cabinets de gérer les besoins complexes des clients, du conseil à la comptabilité et, bien sûr, à la préparation des déclarations de revenus. 

Qu’est-ce qu’une demande client ?

Si vous ne connaissez pas encore les demandes des clients, sachez qu’elles vous permettent d’obtenir rapidement et facilement des informations et des documents ad hoc de la part des clients. C’est aussi simple que d’envoyer un message par chat, mais c’est organisé et traçable, ce qui garantit que toutes les informations nécessaires sont collectées de manière efficace.

• Rapide et personnalisable : les demandes clients sont entièrement personnalisables et peuvent être envoyées rapidement, ce qui vous permet de faire des demandes ad hoc en cours de mission. 
• Réponses plus rapides des clients : créez et envoyez des demandes d’informations ou de documents directement aux clients sans qu’ils aient à se connecter à TaxDome.
• Flux de travail automatisé : liez les demandes à des projets spécifiques, ce qui permet de faire avancer le travail automatiquement une fois que les informations demandées ont été fournies.

En outre, nous veillons toujours à la sécurité de vos données, et cette fonction peut être utilisée en toute sécurité pour communiquer avec les clients :

• Toutes les données transférées via les demandes des clients sont cryptées de bout en bout. Cela garantit que seules les parties autorisées peuvent accéder aux informations partagées, offrant ainsi une protection solide contre l’interception ou l’accès non autorisé.
• Avec la certification SOC 2, TaxDome a été vérifié de manière indépendante afin de fournir une sécurité de pointe pour tous les outils en contact avec les clients, y compris les demandes des clients.
• La plateforme de TaxDome dispose de mécanismes 2FA et SSO pour fournir une couche supplémentaire de sécurité.

Les demandes des clients, ainsi que les questionnaires et les tâches des clients, vous permettent d’obtenir facilement des informations de la part de vos clients. Elles complètent nos fonctionnalités existantes, en offrant une approche holistique de la gestion des clients. Nos questionnaires vous aident à envoyer des formulaires d’admission de nouveaux clients par le biais de formulaires, tandis que les tâches clients rappellent à vos clients de s’occuper de tâches vitales – telles que remplir un formulaire d’autorisation sur le site web de leur banque. Les demandes des clients vous aident à obtenir des réponses aux questions de clarification en cours de projet, vous assurant que vous avez tout ce dont vous avez besoin pour que vos projets avancent et que vos clients soient satisfaits. 

Demandes clients 2.0 : plus rapides, plus intelligentes et plus évolutives

Avec nos dernières mises à jour – modèles, automatisations et envoi en masse – nous avons supprimé les limitations. Associées à ses capacités déjà puissantes, ces améliorations permettent aux entreprises de gérer des opérations complexes avec facilité, d’évoluer sans stress supplémentaire et d’offrir une expérience client de haut niveau.

Modèles réutilisables

Certaines demandes reviennent fréquemment et les recréer manuellement fait perdre un temps précieux. Grâce aux modèles de demande du client, vous pouvez éliminer cette inefficacité en normalisant et en réutilisant les demandes fréquemment envoyées. 

Qu’il s’agisse de collecter des récapitulatifs de paie mis à jour ou d’obtenir des listes détaillées de frais kilométriques de la part de clients qui se déplacent pour leur travail, les modèles simplifient la demande régulière de ces informations et garantissent que tous vos clients reçoivent des demandes soignées et précises.

Comment utiliser les modèles 

1. Naviguez vers Demandes des clients et créez une nouvelle demande.
2. Ajoutez vos questions, vos instructions ou vos exigences en matière de documents.
3. Enregistrez la demande en tant que modèle, qui peut être géré et modifié ultérieurement dans l’onglet Modèles.
4. Le cas échéant, sélectionnez le modèle, affectez-le à un client ou à un travail et envoyez-le. Pour les processus récurrents, liez les modèles aux flux de travail afin d’automatiser le processus.

Automatisation personnalisé

L’automatisation est à la base de ce que TaxDome fait pour les cabinets. Grâce à la personnalisation améliorée des demandes des clients, les cabinets peuvent désormais intégrer complètement les demandes dans leur flux de travail – des demandes qui touchent un groupe spécifique de clients jusqu’aux besoins uniques d’un seul client récurrent. 

Qu’il s’agisse de demander des inventaires de fin de mois dans le cadre d’un travail de comptabilité récurrent ou des preuves de dons caritatifs lors du calcul d’une déclaration d’impôts, les demandes des clients vous permettent d’obtenir les informations dont vous avez besoin quand vous en avez besoin et sans avoir à les demander manuellement à chaque fois. Voici comment cela fonctionne :

1. Créez un modèle de demande client pour normaliser les demandes fréquemment envoyées.
2. Attribuez le modèle à une étape spécifique de votre flux de travail.
3. Activez la fonctionnalité d’automatisation de sorte que lorsqu’un client répond à la demande, le travail passe à l’étape suivante.
4. Contrôlez en temps réel l’état des demandes et des tâches correspondantes pour que votre équipe reste sur la bonne voie.

Envoi en masse

Envoyer la même demande à plusieurs clients peut rapidement devenir répétitif et inefficace. L’envoi en masse de demandes vous permet d’envoyer une seule demande à plusieurs comptes simultanément. Que vous travailliez avec des agents immobiliers qui doivent déclarer leur kilométrage ou avec des clients qui louent des biens à titre accessoire et qui doivent fournir des relevés de revenus et de dépenses locatives, l’envoi groupé garantit que tous les clients concernés sont couverts sans effort supplémentaire.

Comment utiliser l’envoi en masse 

1. Accédez à la section Demandes clients et créez ou sélectionnez un modèle de demande.
2. Utilisez le champ multi-sélection pour choisir les comptes ou les contacts spécifiques que vous souhaitez inclure.
3. Envoyez la demande en une seule action, et chaque compte aura sa propre demande de client pour le suivi et les réponses.
4. Suivez la progression en temps réel pour vous assurer que toutes les réponses sont reçues et prises en compte.
5. Assurez-vous d’avoir créé et enregistré un modèle de demande client avant de procéder à l’envoi en masse. De cette façon, le modèle est prêt à être utilisé à chaque fois que vous en avez besoin. 

Comment les clients répondent-ils aux demandes ?

Les clients peuvent répondre à vos demandes de plusieurs manières. Comme toujours, ils peuvent répondre via le portail client ou via notre application mobile très appréciée sur iOS et Android ; ils recevront une notification push et pourront répondre en déplacement. 

En outre, vous avez la possibilité d’indiquer si vous souhaitez que le client puisse répondre à la demande sans se connecter. Lorsque vous envoyez une demande, vous avez un contrôle total sur le paramètre d’autorisation dans chaque demande du client. Vous pouvez sélectionner l’option « Exiger une connexion » si vous souhaitez que les clients soient obligés de se connecter pour répondre à votre demande, ou la désélectionner si vous souhaitez que les clients puissent répondre plus facilement à votre demande.

TaxDome a été conçu pour vous

Chez TaxDome, nous concevons des logiciels qui non seulement répondent aux besoins des professionnels de la comptabilité et des clients d’aujourd’hui, mais qui s’adaptent continuellement pour répondre aux besoins que vous aurez demain. TaxDome est conçu pour vous tous qui comptez sur nous pour vous aider à sortir des chaînes d’e-mails sans fin et des feuilles de calcul qui consomment votre temps et limitent votre marge de manœuvre pour croître. 

Nous voulons nous associer à vous pour construire une meilleure industrie de la comptabilité. Si vous ne faites pas encore partie de la communauté TaxDome, réservez une démonstration gratuite et rejoignez plus de 10 000 cabinets dans le monde entier pour redéfinir ce que signifie travailler en tant que professionnel de la comptabilité.