L’expérience de Carter Cook CPAs: construire un cabinet d’expertise comptable d’un nouveau genre  

Voici Michelle Cook, une des partenaires chez Carter Cook CPAs qui aide les petites entreprises locales à mieux se gérer et à maximiser leurs bénéfices.

Michelle a une formation dans la comptabilité publique et elle cherche maintenant à concevoir une entreprise ou les clients sentent qu’on se soucie d’eux. Elle est aussi soucieuse de l’équilibre de la vie privée et de la vie professionnelle pour s’assurer que ces employés ne fassent pas de burn out.

“J’ai décidé de commencer ma propre entreprise, car je sentais que l’industrie comptable avait beaucoup de potentiel à offrir. Si une entreprise est bien gérée, nous pouvons fournir un service supérieur et en même temps faire attention à nos employés. Donc, j’élabore une entreprise ou les employés n’auront pas à travailler plus dans la saison des impôts, quelque chose qu’on ne trouve pas dans le métier. Ce serait impossible sans TaxDome”.

Organiser la structure d’entreprise

Michelle est passionnée de la conception d’une nouvelle ère pour les entreprises comptables, donc nous avons décidé de creuser plus profond dans sa structure.

“ Un des problèmes majeurs auquel j’ai pu faire face en tant qu’employé dans une entreprise comptable publique est que je travaillais pour 10 patrons différents sur différents projets. J’essaie de me débarrasser de ça en créant des ‘pods’. 

Chaque pod travaille en équipe sur les mêmes clients. Nous proposons des packs mensuels pour les impôts, les déclarations de taxes sur les ventes, la comptabilité et les appels trimestriels avec les clients. Un groupe est composé de comptables, d’un expert-comptable, d’un gestionnaire et d’un assistant virtuel pour couvrir tous les services. Nous sommes en train de construire notre premier pod et de mettre en place tous nos systèmes. TaxDome et les pipelines que nous avons mis en place y sont pour beaucoup. »

Au moment de la publication, Carter Cook CPAs a 6 employés et prévoit de s’agrandir, en construisant des pods supplémentaires sur la base de la structure mentionnée ci-dessus

Voir Michelle Cook expliquer comment les pods fonctionnent:

Découvrez comment Brooklyn FI s’est agrandi de solopreneur à 5 employés en deux ans puis 13 leur première année avec TaxDome.

Améliorer la performance d’équipe

Mettre en place une nouvelle entreprise signifie concevoir de nouveaux processus de zéro. Michelle repense au moment où ils ont commencé.

“Nous n’avions pas de système en place. Nous utilisions Google Drive pour le partage de documents, les questionnaires et le suivi des tâches. C’était compliqué de savoir ou nous en étions sur les projets. Puis, j’en suis arrivé au point où je devais constituer une équipe. Je savais que je ne pouvais pas tout gérer seule, mais dès que vous faites appel à d’autres personnes, le manque d’organisation ne passe pas. J’avais besoin d’un système qui permettrait à mon équipe de savoir où en était chaque projet. »

Michelle avoue qu’elle a passé beaucoup de temps à faire des recherches sur un bon nombre de solutions logicielles. La plupart des options n’étaient pas tout-en-un, comme TaxDome. Carter Cook CPAs a fini par choisir entre TaxDome et Canopy, mais s’est décidé pour TaxDome pour sa transparence de prix. 

Une solution tout-en-un était un critère non-négligeable pour Carter Cook CPAs. Michelle sait qu’un changement de logiciel est l’une des pires choses pour être productif. Avec TaxDome, son équipe a un système de projets, clients et des documents centralisés qui les aide à suivre tout ce qui est le plus important.

Top 5 des outils TaxDome qui ont amélioré l’efficacité de son équipe, selon Carter Cook CPAs:

1. Synchronisation e-mail: boîte de réception partagée pour envoyer des  e-mail aux clients et garder l’équipe informée de toutes les communications.
2. CRM: Possibilité de suivre les interactions, les notes et les informations personnelles des clients.
3. Questionnaires conditionnels: une méthode efficace et professionnelle pour obtenir des informations de vos clients. Des questions supplémentaires apparaissent en fonction des réponses données par le client (êtes-vous marié, avez-vous vendu une propriété, etc).
4. Scanner mobile: beaucoup de clients n’ont pas de scanners, maintenant ils peuvent facilement scanner leurs documents dans les applications mobile Android ou iOS. 
5. Tableau de gestion de projets: garder un suivi de tout ce qui se passe sans perdre le contexte est la clef d’une équipe efficace.

Voir Michelle Cook parler de comment TaxDome l’a aidé à améliorer l’efficacité de son équipe: 

Construire une meilleure expérience client

Carter Cook CPAs travaille à distance avec des clients partout aux Etats-Unis. Le partenaire de Michelle a une clientèle plus âgée, ses clients conduisent jusqu’au bureau pour leur déposer leurs papiers. Michelle,elle, suit une approche différente:

“J’ai des clients millenials, tout le monde s’y connaît en technologie. J’ai eu d’excellents avis sur l’application mobile. J’adore pouvoir envoyer des questionnaires par le biais du portail. J’ai enregistré une vidéo Loom qui explique comment utiliser des questionnaires. Avec les instructions de la vidéo, les clients sont capables de les remplir au meilleur moment pour eux. S’ils veulent le faire à 10h du matin, très bien! Ça libère de la place dans mon agenda pour me concentrer sur d’autres choses plutôt que du travail ennuyeux.”

Voir Michelle Cook parler de son expérience avec les clients:

Carter Cook CPAs se concentre sur la communication et la construction d’une relation de confiance avec ces clients — les petites entreprises.

« Lorsque j’ai des appels avec des prospects, 90% du temps, la raison pour laquelle ils changent de comptable est qu’ils ne peuvent pas mettre la main sur leur comptable et qu’ils ne peuvent pas obtenir de réponses. Nous voulons donc utiliser TaxDome de manière proactive pour pouvoir garder les gens heureux et informés. »

Carter Cook CPAs a tout un processus conçu pour ça dans TaxDome:

1. Premier appel, où les clients remplissent un questionnaire. 
2. L’administrateur crée un compte dans TaxDome.
3. Les clients téléchargent leurs informations en toute sécurité.
4. Appel téléphonique avec le client pour déterminer ses besoins.
5. Envoi et signature du contrat.
6. Envoi d’un e-mail de bienvenue contenant des instructions.
7. Étiquettes appliquées.
8. Mise en place du dépôt direct ACH.

Carter Cook CPAs prévoit d’améliorer leur communication encore plus en ajoutant des descriptions visuelles pour savoir où en sont leurs clients dans le processus pour automatiser les e-mails. Nous avons recréé à quoi pourrait ressembler ces descriptions:

Découvrez comment Joseph & Hetrick, LLC ont augmenté leur clientèle avec une expérience client excellente.

Ces points de contact avec les clients ne demandent pas de temps supplémentaire à Carter Cook CPAs, mais créent des relations plus profondes avec eux, comme Michelle en rêvait. 

Vous cherchez à faire grandir votre clientèle et fournir une meilleure expérience pour votre équipe et vos clients? Découvrez comment vous pouvez le faire avec TaxDome.