Mise à jour de la communication avec les clients: nouvelles fonctionnalités interactives dans les chats et option d’afficher le contenu des messages dans les notifications e-mail

Selon l’enquête récente de notre équipe de recherche UX, la majorité des cabinets et de leurs clients considèrent les messages sécurisés (chats) comme le format le plus efficace pour une communication rapide et fluide. Grâce aux chats, votre cabinet peut communiquer en temps réel avec les clients, télécharger des documents, joindre des fichiers, demander des données manquantes par le biais de tâches client et utiliser des rappels automatiques pour rappeler les clients s’ils oublient de répondre. 

La même enquête nous a donné un aperçu de la manière dont nous pourrions améliorer les chats pour rendre votre communication encore plus interactive et plus proche des autres outils de messagerie tels que WhatsApp et iMessage. Voici un bref aperçu des récentes mises à jour.

Vous et vos clients pouvez désormais joindre des images et intégrer des vidéos de YouTube, Loom, Vimeo et Google Drive dans les chats sans avoir à utiliser d’autres applications de messagerie ou de partage de fichiers. Les fichiers peuvent être visualisés dans le chat grâce à notre nouvelle visionneuse multimédia intégrée.

Comme son nom l’indique, les messages sécurisés sont cachés, sauf si l’utilisateur a été authentifié. Cependant, nous reconnaissons que toutes les entreprises ne souhaitent pas ce niveau de sécurité. Vous pouvez maintenant choisir d’afficher le corps entier du message dans l’e-mail (vous pouvez également choisir d’afficher les tâches en cours du client dans le corps de l’e-mail).  

Voyons comment vous pouvez mettre en œuvre ces mises à jour dans votre cabinet.

Les chats prennent désormais en charge les vidéos et les images

On dit qu’une vidéo d’une minute vaut 1,8 million de mots ; si l’on peut discuter de l’échelle, nous sommes tous d’accord pour dire que la communication moderne ne se limite pas au texte, mais utilise de plus en plus les images et les vidéos. Notre nouvelle visionneuse de médias intégrée à l’application permet à votre entreprise et à vos clients de regarder tous les fichiers multimédias, images et vidéos joints, dans le fil de discussion, ce qui vous permet de rester concentré et de ne pas ouvrir un nouvel onglet. 

• Joindre des images. Vous pouvez joindre jusqu’à 10 images dans les formats suivants: .png,.jpg, .jpeg, .gif et .svg. Une fois joint, vous et vos clients pouvez les faire pivoter, zoomer en fonction de la taille de fichier (par exemple, les captures d’écrans de relevés bancaires). 
• Vidéos intégrées à partir de YouTube, Loom, Vimeo et Google Drive dans les chats pour que les clients puissent instantanément y accéder et n’importe quand plus tard (par exemple, guide vidéo d’onboarding, aperçu de déclaration d’impôts, marche à suivre pour effectuer un prépaiement, etc.)
• Renommer les liens. Vous pouvez toujours ajouter des liens aux chats, mais maintenant, vous pouvez choisir le texte que le client verra. À la place de long liens (https://search.google.com/search-console/about) – vous pouvez le changer pour, par exemple : Comment nous allons travailler ensemble.

Voici une vidéo de comment les images et les vidéos peuvent être ajoutés aux chats et comment votre client les verra de son point de vue.

Pour plus de détails sur comment ajouter des éléments interactifs à vos chats, allez sur notre Centre d’aide.

Option pour voir le contenu d’un message dans les notifications e-mail

Par mesure de sécurité, les notifications de nouveaux messages ressemblent à ce que vous attendez d’une banque ou d’une société de cartes de crédit : une notification vous informant qu’un message vous attend.

Toutefois, les discussions avec notre communauté ont montré que toutes les entreprises ne souhaitaient pas ce niveau de sécurité et préféraient avoir la possibilité d’afficher le contenu du message directement dans la notification e-mail. Auparavant, nous avions publié la possibilité de contrôler la visibilité des tâches des clients dans les notifications correspondantes. Avec cette version, vous pouvez désormais choisir d’afficher l’intégralité du contenu du message dans la notification par e-mail. Cette pratique s’est avérée être un gain de temps et de productivité, car vos clients n’ont pas besoin de se connecter au portail client pour savoir ce que l’on attend d’eux. Pour les entreprises qui souhaitent maintenir un niveau de sécurité plus élevé, il s’agit d’une fonctionnalité optionnelle que vous pouvez choisir de laisser désactivée.

Sur la base de cette expérience, nous introduisons l’option permettant de contrôler l’affichage du contenu du message dans le corps des e-mails pour les cabinets, les clients et les membres de l’équipe afin d’améliorer la rapidité et l’efficacité de la communication. Vous pouvez activer cette fonctionnalité dans les paramètres de l’entreprise.

Voici comment la notification e-mail apparaîtra pour votre client:

En savoir plus sur comment gérer le contenu d’un message dans les notifications e-mail dans notre Centre d’aide.

Prochainement:

La prochaine étape pour améliorer l’expérience de communication de vos clients est la mise à jour Inbox+, qui permet de retrouver rapidement les messages, les e-mails et les SMS non lus. La fiche du compte client comportera un onglet Messages supplémentaire avec une liste de fils de discussion redessinée, une recherche de messages améliorée et un tri des fils de discussion non lus. Restez connecté! 

Si vous avez des suggestions sur la façon d’améliorer les chats et la communication avec les clients dans TaxDome, faites-nous en part sur le tableau des demandes de fonctionnalités!