Mise à jour janvier 2025

C’est une nouvelle année, et avec elle de nouvelles opportunités, de nouveaux clients et une nouvelle saison fiscale. Toute l’équipe de TaxDome a travaillé sans relâche pour vous apporter les dernières mises à jour afin de faire de cette saison fiscale et de 2025 votre meilleure année.

Des statuts de projet personnalisés, des automatisations basées sur les rôles et une intégration Zapier mise à jour avec l’option de rendre obligatoire l’authentification à deux facteurs (2FA) pour les clients et les membres de l’équipe, TaxDome met en place votre cabinet pour qu’il soit plus sûr, plus centré sur le client et plus efficace en 2025.

Watch this video for an overview of this month’s features and improvements:

🤖 Flux de travail

Statuts personnalisés des projets : exceptions automatisées du flux de travail

Quelle que soit la perfection de votre flux de travail, des exceptions peuvent survenir. C’est pourquoi nous avons créé les statuts personnalisés de projets. Cette mise à jour vous permet d’attribuer des statuts personnalisés aux projets, tels que « Informations manquantes » ou « Extension nécessaire », et de maintenir les projets à la même étape de votre flux de travail.

Ainsi, si vous êtes au milieu d’un travail de préparation des déclarations de revenus mais qu’il vous manque un formulaire fiscal, vous pouvez définir le statut  « Informations manquantes » et lier une demande de client pour le formulaire en question. Dès qu’il est fourni, le statut personnalisé du projet rétablit automatiquement le statut « actif » et tout se poursuit normalement.

Pour vous aider à démarrer, nous avons préchargé quelques statuts pour les scénarios les plus courants. Cependant, la véritable puissance de ce système réside dans la personnalisation. Les statuts projet personnalisés sont à la hauteur de leur nom, et vous pouvez créer autant de statuts uniques que votre cabinet en a besoin.

 Automatisations basées sur les rôles : attribution des tâches avec précision

En outre, pour que votre flux de travail se déroule sans heurts, nous avons introduit des automatisations basées sur les rôles, qui définissent des rôles standardisés pour votre équipe, comme « aide-comptable “, ” vérificateur “ ou ” préparateur de déclarations fiscales ».

Si ces tags permettent de savoir clairement qui est responsable de quoi au sein de votre équipe, elles sont bien plus que de simples tags : elles alimentent également vos automatisations.

Lorsqu’un projet passe à une nouvelle étape, des tâches sont créées et automatiquement attribuées à la bonne personne pour ce compte, en fonction de son rôle. Plus de réaffectation manuelle, plus de confusion – votre équipe sait exactement où intervenir, ce qui permet de faire avancer le projet et d’éliminer les retards.

TaxDome s’efforce toujours d’offrir des mises à jour que vous pouvez personnaliser pour répondre aux besoins spécifiques de votre cabinet. Les membres de l’équipe peuvent assumer des rôles multiples sur différents comptes, ce qui facilite l’adaptation aux charges de travail changeantes ou à l’évolution de la dynamique de l’équipe.

🤝 Gestion d’équipe et collaboration

Flux d’activité : visibilité totale sur tous les comptes clients

Bénéficiez d’une visibilité totale sur tout ce qui se passe au sein de votre cabinet. Notre nouvelle fonction de flux d’activité centralise toutes les activités des comptes en un seul endroit avec une supervision complète, améliorant ainsi la transparence, la responsabilité et la sécurité à l’échelle du cabinet.

• Améliorez la gestion des risques et la conformité : identifier et traiter rapidement les problèmes grâce à l’historique complet de toutes les actions des employés et des clients dans le flux d’activité.
• Suivez les mises à jour sans effort : visualisez toutes les mises à jour de compte, qui les a effectuées et quand, et effectuez facilement des recherches avec des opérateurs de filtrage pour le compte, la date, l’élément, etc.
• Obtenez des informations précieuses sur votre personnel et vos clients : surveillez les performances du personnel et les interactions avec les clients, puis exploitez ces informations comportementales pour identifier les domaines à améliorer et renforcer les relations avec les clients.

Capacité de l’équipe : planifier pour une efficacité maximale

L’efficacité d’une équipe commence par une répartition plus intelligente de la charge de travail. Grâce à notre nouvelle fonction de capacité d’équipe, vous pouvez définir les heures de travail hebdomadaires de vos collaborateurs et contrôler leur capacité à l’aide de rapports précis, garantissant ainsi une planification efficace et une performance optimale de l’équipe.

• Équilibrez la charge de travail et améliorer l’efficacité des équipes : éviter la surcharge ou la sous-utilisation du personnel en définissant les heures de travail hebdomadaires (individuellement et en bloc) et en répartissant le travail en fonction de la capacité.
• Analysez les performances et la rentabilité : comparez la capacité planifiée avec les heures réellement travaillées en temps réel, et analysez les rapports hebdomadaires, mensuels et trimestriels pour obtenir des informations plus approfondies sur la productivité et la rentabilité. 
• Planifiez efficacement et en toute confiance : avec une vue d’ensemble de la capacité de votre équipe, prenez des décisions éclairées et étayées par des données pour accepter des clients supplémentaires ou embaucher plus de personnel.

Notes internes dans les chats sécurisés : travail d’équipe invisible, résultats visibles

La collaboration est essentielle pour offrir une expérience client exceptionnelle, mais sa gestion en coulisses ne doit pas perturber votre flux de travail. Avec les notes internes dans les chats sécurisés, vous pouvez communiquer avec votre équipe directement dans les fils de discussion des clients, sans que ces derniers n’en voient la couleur.

Grâce aux notes internes, votre équipe peut :

• Marquer les collaborateurs avec des @mentions pour partager des mises à jour, poser des questions ou demander des commentaires, le tout dans le contexte des discussions avec les clients.
• Répondre directement aux messages internes pour que les conversations soient organisées et faciles à suivre.
• Différencier les notes internes des communications avec les clients grâce à un formatage visuellement distinct afin d’éviter toute confusion entre ce qui est privé et ce qui est destiné aux clients.

🔄 Intégrations

Zapier : une meilleure automatisation de votre cabinet.

Notre intégration Zapier vient de devenir plus intelligente, rendant vos flux de travail plus rapides et plus faciles que jamais. Cette mise à jour vous aide à connecter vos outils préférés tels que Google Sheets et MailChimp.

Vous pouvez maintenant créer des comptes et lier des contacts automatiquement dans TaxDome en fonction d’événements dans d’autres systèmes. Ainsi, si vous utilisez un formulaire d’admission sur votre site web pour capturer des clients potentiels, vous pouvez maintenant avoir des comptes créés automatiquement dans TaxDome.

Nous travaillons également à l’ajout d’autres déclencheurs, donc si vous avez une idée pour de futurs déclencheurs ou actions, n’hésitez pas à la poster sur notre tableau de demandes de fonctionnalités.   

📞 CRM

Filtres avancés : recherche de précision pour les cabinets en croissance

La gestion de bases de clients importantes est désormais plus simple et plus précise grâce à nos filtres avancés. Cette mise à jour rend le travail avec des tags multiples plus intuitif, vous aidant à affiner les recherches avec précision et confiance.

Vous souhaitez contacter tous les nouveaux clients qui ont besoin d’aide pour leurs impôts annuels ? Il vous suffit de vous rendre sur la page Comptes, de sélectionner l’opérateur « Tous » et de choisir les tags « 2042 » et « Nouveau client » dans la liste. De plus, vous pouvez utiliser l’opérateur « Tous les » avec des tags tels que « Leads » et « Prospects » pour élargir votre portée tout en restant concentré sur le bon public.

Vous voulez encore plus de contrôle ? Des opérateurs tels que « Aucun de » et « Exclure tous les sélectionnés » vous permettent d’éliminer les résultats qui ne correspondent pas à vos critères. Par exemple, éliminez les clients qui ont déjà déposé une demande de prolongation pour vous concentrer sur ceux qui ont encore besoin de votre aide.

Il ne s’agit que de la première étape de la mise à jour des filtres avancés, et nous sommes impatients de vous apporter encore plus d’outils pour gagner du temps et rationaliser vos flux de travail.

🔒 Sécurité

Possibilité d’imposer l’authentification à deux facteurs (2FA)

Protéger les données sensibles des clients n’est pas seulement une responsabilité – c’est une exigence. Selon le rapport exclusif de TaxDome sur la satisfaction des clients, dans lequel nous avons interrogé directement 1 000 clients comptables, 77 % d’entre eux affirment que le partage d’informations avec leur comptable par voie numérique ou électronique devrait inclure une authentification à deux facteurs.

C’est pourquoi nous sommes heureux d’annoncer que TaxDome est la seule plateforme de gestion de cabinet qui vous permet d’établir des politiques de sécurité exigeant l’authentification à deux facteurs pour votre équipe et vos clients. 

Auparavant, les clients pouvaient activer eux-mêmes l’authentification à deux facteurs. Désormais, grâce à ce nouveau paramètre, votre cabinet peut appliquer l’authentification à deux facteurs en tant que politique de sécurité obligatoire. Lorsque cette option est activée, les clients reçoivent des instructions claires, étape par étape, à l’écran, pour configurer l’authentification à deux facteurs à l’aide d’applications de confiance telles que Google Authenticator ou Authy.

Et, pour les cabinets qui préfèrent une approche progressive, notre fonctionnalité de lancement en douceur vous permet de faire passer progressivement votre équipe et vos clients à un niveau de sécurité plus élevé selon votre timeline.

😍 Expérience client

Le mois dernier, nous avons publié notre premier rapport sur la satisfaction des clients de l’industrie de la comptabilité, un regard novateur sur ce que les clients apprécient vraiment chez leurs comptables. Au lieu de nous appuyer sur les données traditionnelles des fournisseurs, nous sommes allés directement à la source, en interrogeant 1 000 clients comptables pour découvrir ce qu’ils attendent, comment gagner leur confiance à l’ère de la technologie et quels services ils seraient prêts à payer jusqu’à 50 % de plus.

Pour approfondir les résultats, nous avons organisé un webinaire avec des experts du secteur, dont le PDG d’une entreprise Inc. 5000 et le directeur exécutif de l’Aprio Firm Alliance. Nous avons exploré ce que notre recherche signifie pour les professionnels de la comptabilité et comment les cabinets peuvent s’adapter pour répondre aux demandes des clients en 2025.

Si vous ne l’avez pas encore lu, prenez le temps de télécharger le rapport complet et de regarder l’enregistrement du webinaire pour cesser de vous demander ce que veulent vos clients et commencer à l’entendre directement de leur bouche.

Veuillez noter que le rapport et le webinaire sont disponibles en anglais. Toutefois, si vous souhaitez obtenir plus d’informations ou une assistance dans votre langue locale, n’hésitez pas à nous contacter – nous serons ravis de vous aider !

🔥 Autres

• Associez les saisies de temps aux projets en masse : gagnez du temps en liant plusieurs saisies de temps à un seul projet en une seule étape. Cela permet d’assurer une allocation précise des ressources et de s’adapter facilement pour les équipes plus importantes.
• Exigence de paiement anticipé avec les propositions : garantissez la sécurité financière en exigeant un prépaiement avant le début du travail. Les factures sont automatiquement liées aux propositions, ce qui élimine les étapes supplémentaires et simplifie les flux de travail.
• Modification des factures payées et suppression des paiements hors ligne : corrigez rapidement les erreurs en modifiant les factures payées ou en supprimant les paiements hors ligne. Cela permet d’assurer l’exactitude de vos données financières et de renforcer la confiance de vos clients.
• Amélioration de la gestion des crédits promotionnels dans les paiements : suivez les crédits promotionnels séparément des autres paiements afin d’améliorer les rapports sur les recettes. Vous pouvez facilement exclure les crédits promotionnels du total des recettes afin d’améliorer la précision et la transparence.
• Définition de dossiers pour les documents téléchargés dans les questionnaires : enregistrez automatiquement les fichiers téléchargés dans des dossiers prédéfinis, ce qui réduit les tâches manuelles et garantit une organisation cohérente des documents.

🎥 Education et formation

Webinaires sur le flux de travail : faire travailler TaxDome plus fort pour vous

Remplies d’astuces et de conseils pratiques de la part des experts invités Jamie Gruol (Workflows For Tax Pros), Carlos Garcia (ExceedSales) et Russell Hoskins, CPA (HQOL), ces sessions vous aideront à en faire plus, plus vite, et à réduire le temps d’administration, juste à temps pour la saison des impôts.

De la création de votre premier pipeline à la maîtrise d’automatisations avancées, ces webinaires vous guident pas à pas dans l’optimisation de votre flux de travail, quel que soit votre point de départ.

🌎 Vous nous avez rencontrés en 2024 ?

Quelle année 2024 passionnante ! Nous tenons à remercier chacun d’entre vous qui est venu nous rencontrer et nouer des liens lors d’événements organisés dans le monde entier. En 2024, TaxDome a participé à 43 événements dans 34 villes, 18 pays et cinq continents !

Se connecter avec des milliers de cabinets et de clients dans le monde entier nous rappelle l’énergie et la passion indéniables au sein de la communauté TaxDome. C’est vous tous qui nous poussez à innover davantage et à créer une meilleure expérience pour les cabinets et leurs clients en 2025 et au-delà. 

Revivez tous les moments extraordinaires de 2024 dans notre vidéo de rétrospective 

Récapitulatif

Nous vous offrons tout ce qui précède, ainsi que 124 autres améliorations et corrections ce mois-ci !

D’autres mises à jour vous parviendront le mois prochain. En attendant, rejoignez notre communauté LinkedIn pour poser des questions, suggérer de nouvelles mises à jour ou discuter avec d’autres utilisateurs de TaxDome.

Et au cas où vous l’auriez manqué, voici un résumé des principales mises à jour que nous avons couvertes dans notre mise à jour de décembre 2024. T