Présentation des signatures électroniques avancées (AdES) et des signatures électroniques qualifiées (QES) dans TaxDome

Nous sommes heureux d’annoncer une grande mise à jour qui améliorera encore nos capacités de signature électronique pour les cabinets comptables de l’Union européenne (UE) : signatures électroniques avancées (AdES) et signatures électroniques qualifiées (QES). 

Les signatures électroniques AdES et QES sont juridiquement contraignantes et répondent aux dernières réglementations européennes. Bien que les deux méthodes offrent des niveaux élevés d’assurance, les QES sont largement considérées comme le type de signature électronique le plus sûr et le plus fiable pour les cabinets de l’UE, car elles impliquent la vérification de l’identité du signataire par un tiers qualifié. 

Dans cet article, nous allons explorer comment les signatures AdES et QES fonctionnent dans TaxDome. Mais avant cela, répondons à une question importante.

En quoi AdES et QES sont-ils différents des autres signatures électroniques ?

Dans l’Union européenne, le règlement sur les services d’identification, d’authentification et de confiance électroniques, appelé eIDAS, définit les normes pour trois types différents de signature électronique : 

• Signatures électroniques simples (SES)
• Signatures électroniques avancées (AdES)
• Signatures électroniques qualifiées (QES)

Voyons ce que chaque type de signature électronique implique. 

Signatures électroniques simples (SES)

La forme la plus basique de signature électronique disponible, SES, ne nécessite pas d’authentification forte ou de vérification d’identité. Au lieu de cela, il suffit de connaître l’adresse e-mail du signataire, ou qu’il ait reçu un code d’accès unique avant de signer. 

Les signatures SES sont utilisées pour les transactions quotidiennes, les ventes quotidiennes et les contrats d’approvisionnement ou dans le cadre de formulaires simples nécessitant une signature. 

Signatures électroniques avancées (AdES)

AdES exige que des règles plus strictes soient respectées en matière de sécurité, de validité et de confiance des données. eIDAS définit les trois exigences clés suivantes pour AdES :

1. Le signataire doit être lié à la signature au moyen d’un identifiant unique, comme un stylo numérique appartenant au signataire.
2. Le signataire a le contrôle exclusif de ce « stylo numérique » — personne d’autre ne peut y accéder
3. La signature doit pouvoir détecter si elle a été altérée

Signatures électroniques qualifiées (QES)

Les signatures QES répondent aux trois exigences décrites ci-dessus, mais vont plus loin en utilisant des certificats qualifiés et une vérification multifactorielle pour identifier le signataire. QES fait également appel à des tiers, connus sous le nom de fournisseurs de services de confiance qualifiés (plus d’informations à ce sujet ci-dessous), pour vérifier l’identité du signataire, offrant ainsi un niveau d’assurance supplémentaire. 

En conséquence, les QES offrent le plus haut niveau de sécurité et de fiabilité possible pour les signatures électroniques dans l’UE. En fait, les QES sont les seules signatures électroniques explicitement reconnues comme étant juridiquement équivalentes aux signatures manuscrites dans l’UE.

Ces trois types de signature électronique sont maintenant disponibles dans TaxDome. Vous obtenez un SES gratuit illimité dans le cadre de votre licence TaxDome, tandis que les deux AdES et QES ont un petit supplément par signature pour couvrir le processus de vérification. Nous proposons également l’authentification basée sur la connaissance (KBA) pour nos clients basés aux États-Unis afin d’assurer la conformité avec l’IRS. 

En plus de répondre aux normes eIDAS, toutes nos signatures électroniques répondent aux exigences clés de la Loi sur les signatures électroniques dans le commerce mondial et national (ESIGN) ainsi que de la Loi uniforme sur les transactions électroniques (UETA).

Comment fonctionnent AdES et QES dans TaxDome ?

QES/AdES est activé comme option de signature par défaut pour les cabinets basées en Europe. Si votre cabinet se trouve en dehors de l’Europe, vous pouvez choisir si vous souhaitez afficher la vérification QES / AdES comme option de signature en allant à la section Signature de votre onglet Paramètres du cabinet. 

Une fois activé, vous pourrez voir une liste des fournisseurs QES et AdES, les pays de l’UE qu’ils couvrent et le montant qu’ils coûtent par signature. Tous les fournisseurs sont sélectionnés par défaut. Pour désélectionner ceux qui ne répondent pas à vos exigences, cliquez simplement sur les cases correspondantes. 

Remarque : Les fournisseurs AdES ont « AdES » entre parenthèses à côté de leur nom – toutes les autres options sont des fournisseurs QES. Le processus de demande d’une QES ou AdES est identique jusqu’à l’étape de vérification réelle.  

Désormais, lorsque vous ouvrez un document et que vous demandez une signature, vous avez la possibilité de choisir QES/AdES. Si vous laissez cette option désactivée, vous demanderez un SES par défaut. 

Si vous optez pour les QES/AES, vous devrez alors préciser qui doit signer le document, par exemple, vous-même et votre ou vos clients. Vous devrez également organiser les signataires dans l’ordre dans lequel vous souhaitez que le document soit signé. Contrairement à SES, l’ordre des signataires est très important pour les QES/AdES et dicte quand les gens sont avisés de signer. 

Vous pouvez également activer les rappels automatiques et créer des messages personnalisés pour les clients à ce stade. 

Une fois demandé, le premier signataire recevra un avis indiquant que le document est prêt à être signé. Lorsqu’ils cliqueront sur le bouton « Signer le document », une fenêtre contextuelle s’affichera pour indiquer les différentes méthodes disponibles pour le pays sélectionné. Ces méthodes correspondront aux cases qui ont été laissées cochées dans votre onglet Paramètres du cabinet. 

En sélectionnant un fournisseur, le signataire sera guidé à travers les étapes nécessaires et les informations requises, qui différent pour chaque fournisseur. Il existe également des processus de vérification légèrement différents pour les QES et les AdES.

Après que la première personne l’ait signé, la prochaine personne sera avisée de faire de même, et ainsi de suite jusqu’à ce que tous les signataires aient signé le document.

Pourquoi utiliser AdES et QES dans TaxDome ? 

Il existe de nombreuses situations où AdES et QES sont requis par la loi, et chaque pays de l’UE a ses propres cas d’utilisation. Même si l’utilisation de ces méthodes n’est pas obligatoire, il est logique de le faire pour tous les documents de grande valeur ou sensibles, car cela vous donne la meilleure assurance possible que le document a été signé par le signataire et que la signature n’a pas été falsifiée.

Avant cette mise à jour, vous deviez passer à un outil de signature électronique distinct, puis revenir à TaxDome si vous vouliez obtenir un AdES ou une QES. Maintenant, vous pouvez tout faire dans TaxDome, rendant la vie plus facile pour vous et vos clients.

Cette nouvelle fonctionnalité est également rentable, la plupart des méthodes ne coûtent que 3 euros par signature, ce qui est nettement moins cher que la plupart des concurrents. Il n’est pas nécessaire de payer les colis à l’avance pour couvrir vos besoins – vous pouvez recueillir des signatures de manière flexible sur une base de paiement à l’utilisation. 

Si vous êtes un cabinet opérant dans l’UE, cette mise à jour vous permettra d’obtenir les signatures électroniques les plus sécurisées, fiables et conformes à la loi possible. Si vous avez des questions sur la façon dont cela fonctionne, n’hésitez pas à communiquer avec notre équipe de soutien.