“Téléchargement terminé” – nouveau bouton et nouvelles options pour le portail client 

Comment les clients peuvent avertir mon entreprise lorsqu’ils ont terminé de télécharger des documents?

“Comment mon client peut-il me faire savoir quand le téléchargement des documents est terminé? ”, c’est un problème que beaucoup d’entreprises rencontrent.

En général, nous recommandons aux entreprises d’utiliser le flux de travail et les fonctionnalités utiles qui ont des statuts “Terminé” clairs tels que les questionnaires (que les clients peuvent soumettre) et les tâches clients (que les clients peuvent compléter). Vous pouvez voir un exemple de ce fonctionnement dans cette courte vidéo de 2 minutes où nous montrons comment un projet (déclaration d’impôts, comptabilité mensuelle, etc.) peut passer de « l’attention du client » à « une attention nécessaire de votre part » automatiquement lorsqu’il soumet un questionnaire. Cela vous permet de toujours savoir qui doit faire quoi : attendez-vous le client, ou est-ce lui qui vous attend?

L’automatisation de flux de travail aide à partager et récolter les données, mais aussi à communiquer vos valeurs

Pour toutes les entreprises, que vous soyez une équipe de 5, une équipe de 20 ou un auto-entrepreneur, nous vous recommandons d’utiliser l’automatisation de flux de travail. Avec l’automatisation TaxDome, vous pouvez mettre en œuvre non seulement des mises à jour internes, mais aussi une communication externe qui peut mettre en avant la valeur que vous donnez à vos clients à chaque étape du processus.

Kellie Parks est comptable et partenaire de TaxDome – dans la capture d’écran ci-dessous elle partage son expérience comme cliente d’un service (lutte contre les nuisibles) qu’elle paie tous les mois. Pendant la prestation du service, elle ne savait pas ce qu’il se passait (elle est experte dans beaucoup de choses, mais pas dans la lutte contre les nuisibles). La clef, ici, c’est de comprendre que c’est comme ça que vos clients se sentent quand ils n’ont pas de nouvelles de vous. En utilisant les automatisations TaxDome, vous pouvez non seulement automatiser la collecte d’informations sur les clients, mais aussi automatiser les communications externes à chaque étape du processus. 

“C’est tellement bien que j’ai oublié à quel point ça pouvait être mauvais.” Alors que le travail que vous délivrez mensuellement est la ‘fonction’, en communiquant (avec une automation dans TaxDome) – vous pouvez expliquer la valeur (émotion). C’est ce qui va faire sortir du lot votre entreprise et l’expérience des clients avec vos concurrents, augmenter la fidélité et construire une relation plus proche entre l’entreprise et le client.

Ci-dessous, vous pouvez voir Eric Gray de Evolution Accounting parler de comment il a mis en œuvre celà dans TaxDome et l’effet que ça a eu sur l’expérience client.

Les ressources disponibles pour mettre en place une automatisation et mettre en place le flux de travail de votre cabinet

Pour rappel, l’assistance TaxDome est gratuite et incluse dans chaque licence. Nous avons aussi des modèles prêts à l’emploi à intégrer dans votre cabinet. Jetez un œil à notre Webinaire : être prêt pour la saison fiscale et vous pouvez aussi copier le modèle précis utilisé dans ce webinaire à partir de la bibliothèque de modèle. Depuis, de nouvelles fonctionnalités sont disponibles, mais l’idée générale que nous voulons transmettre reste la même.

Les étapes que nous recommandons pour bien commencer :

1. Cours TaxDome Academy – gratuit et inclus 
2. Formation 1:1 – gratuite et incluse 

Ci-dessous, vous trouverez un extrait de 2 minutes de notre cours sur l’Académie Taxdome pour mettre en place un flux de travail qui met en valeur les automatisations et la communication avec les clients.

Outre les options que TaxDome propose directement et gratuitement, vous pouvez également faire appel à des consultants certifiés TaxDome. Il s’agit de fournisseurs externes sélectionnés qui proposent des services et des installations individuelles aux entreprises. Il s’agit souvent d’autres praticiens ou d’experts en technologie qui fournissent des services personnalisés.

Le bouton “Téléchargement terminé” dans le portail client

Ceux qui n’utilisent pas ces fonctionnalités ont des flux de travail plus ambigus. Plus tôt, cette année, nous avons présenté les fonctionnalités qui visent à résoudre ce problème, à savoir la case à cocher « Téléchargement terminé » qui apparaît après qu’un client ait téléchargé un document. 

Les tests et le retour d’information ont montré que, bien que cela soit utile, les entreprises recherchaient une solution plus claire, visible à tout moment, et pas seulement après avoir téléchargé un document.

Avec cette nouveauté, un bouton “Téléchargement terminé” peut être ajouté à la page d’accueil de votre portail client et à la section Documents. Lorsque vous appuyez sur cette touche, les membres de votre équipe qui sont abonnés au compte seront avertis dans Inbox+ et/ou par e-mail, en fonction de vos paramètres de notification. Cette fonction est facultative et peut être activée ou désactivée dans vos paramètres d’entreprise.

Choisir les options qui fonctionnent le mieux pour votre entreprise

Avec cette version, vous pouvez choisir quels boutons, le cas échéant, vous souhaitez activer dans votre portail.

1. Le bouton “Téléchargement terminé” dans l’interface
   a. Lorsqu’il est activé, le bouton apparaît dans la zone d’accueil du portail client ainsi que dans la section des documents du portail client.
2. La case “Téléchargement terminé” dans le menu de téléchargement de documents
   a. Lorsqu’il est activé, le bouton apparaît dans la barre latérale de téléchargement des documents après le téléchargement d’un document.

En ce qui concerne cette fonctionnalité, nous ajouterons également un champ « commentaire » (facultatif) dans lequel les clients pourront ajouter un contexte supplémentaire pour vous après avoir appuyé sur le bouton « Téléchargement terminé ».

Pour une explication approfondie de cette fonctionnalité, veuillez vous référer à notre article d’aide.