F&S Projects su TaxDome ‘Portare l’industria fiscale e contabile nel 21° secolo’

Scopri come TaxDome ha permesso ad una società di servizi finanziari con 650 clienti di migliorare i propri processi e di rimanere organizzata nonostante COVID-19.

Benvenuti al #TestimonialGiovedì! L’intervista di questa settimana è con Rafael Ferrer di F&S Projects, un’azienda con sede in Florida che fornisce servizi integrati per gli imprenditori, in particolare nelle aree di strategia, tasse e contabilità e amministrazione.

Perché hai scelto TaxDome?

Ho scelto TaxDome perché è stata la migliore azienda di software che abbiamo incontrato all’IRS Tax Forum di Orlando.

Il loro prodotto ha tutte le funzionalità che stavamo cercando in una soluzione di gestione dello studio.

Stavo cercando qualcosa che ci permettesse di comunicare con il mio team di commercialisti e che avesse tutte le informazioni in un unico posto – e-mail, documenti, tutto – in modo da non perdere traccia di nulla. Volevamo anche qualcosa abbastanza facile per i nostri clienti così che fossero a proprio agio nell’usarlo ma, allo stesso tempo, che potesse adattarsi alle nostre esigenze.  

Un altro importante fattore è stato l’ampio percorso di verifica, che ci avrebbe permesso di dire che il cliente ci ha dato tale informazione in tale data, in modo che non ci potesse essere alcuna negazione o necessità di passare attraverso la nostra casella di posta per trovare quelle informazioni.

TaxDome era esattamente quello che stavamo cercando. 

Abbiamo anche cercato di sviluppare un software in loco, era però troppo complicato e costoso.

Gli altri servizi sono limitati. Quickbooks è buono, ma gestisce solo i pagamenti. Ci sono altri sistemi per raccogliere documenti, ma non sono flessibili e sono sistemi separati. TaxDome ci permette, tra molte altre cose, di fare flusso di lavoro, email, comunicare con il cliente, tutto in un unico posto, il che non è comune. Vado a tre forum e fiere durante l’anno, IRS Forum, NACVA, e Scaling New Heights, alla ricerca di software, ma non ho potuto trovare un software con le capacità che ha TaxDome. Non c’è molta discontinuità nell’industria fiscale e contabile (l’età media in alcuni di questi eventi è di 65 anni e più), quindi è bello vedere che qualcuno sta portando quest’industria nel 21° secolo.

Inoltre, mi piace che nessuno sappia che dietro F&S c’è TaxDome; siamo completamente personalizzati.

Quali caratteristiche trovate più utili?

Archiviazione dei documenti e sincronizzazione delle e-mail. Essere in grado di vedere tutte le e-mail del team è fondamentale. Uso molto i messaggi, e posso impostare promemoria automatici in modo da non dover mai rintracciare i clienti. Quando ne hai 650, diventa molto complicato inseguire i clienti uno alla volta. La signora Martha lo faceva tutto il giorno. Ora si occupa dei servizi aziendali. Riducendo i compiti amministrativi, TaxDome l’ha liberata per potersi concentrare su questioni di maggior valore. 

Il nostro team non è il più esperto di computer, ma stiamo trovando molto facile e utile usare TaxDome. Il signor Juan lavorava per l’IRS(Agenzia delle Entrate degli USA). Lo fa dai tempi in cui si archiviava con carta e penna, da prima ancora che esistesse il software. Il fatto che possa usare TaxDome senza alcun problema la dice lunga su quanto sia facile.

TaxDome non è come controllare la posta elettronica; ci rende veramente organizzati. Tutto è centralizzato. Ci sono piste di controllo e orari digitali.

Se un cliente mi chiama durante il fine settimana, posso accedere alle sue informazioni da qualsiasi luogo. Questo lo semplifica. 

Voglio usare la funzione di blocco della fatturazione; questo sarà interessante per noi. E non vediamo l’ora di ridurre le spese amministrative aggiuntive fatturando all’interno di TaxDome.

Amministrazione dell’ufficio e flusso di lavoro a parte, abbiamo intenzione di inviare tutte le nostre e-mail di marketing attraverso TaxDome. Abbiamo inviato il nostro ultimo aggiornamento attraverso TaxDome usando la funzione email-di gruppo, e abbiamo ottenuto anche più risposte di quelle che otteniamo di solito con Constant Contact. Quindi continueremo a mandare queste email – con informazioni importanti, come le informazioni sul pagamento dell’incentivazione, avvertimenti sulle truffe, ecc… – attraverso la funzione email-di gruppo.

Qual’è stato il feedback dei vostri clienti?

I miei clienti lo adorano.  Coprono un’ampia gamma demografica: Ho degli agricoltori che usano ancora i vecchi telefoni fissi, e lo amano; ho dei millennial, che ovviamente lo apprezzano. 

Ecco il nostro processo:

1. Diciamo loro di scaricare l’applicazione mobile.
2. Mostriamo loro come attivare il loro account con un video che inviamo loro.
3. Loro fotografano i documenti e poi caricano le informazioni.
4. Una volta preparata la dichiarazione dei redditi, inviamo loro un numero limitato di pagine per mostrare loro la dichiarazione e per evitare la confusione che loro credano che possano stamparla e inviarla con la funzione di approvazione.
5. Se la approvano, emettiamo una fattura e gliela inviamo (non attraverso TaxDome al momento). Una volta che hanno pagato, pubblichiamo la dichiarazione con la funzione di firma abilitata. 
6. Questo è fondamentale in questo momento, specialmente con Covid-19!
7. Poi compiliamo la dichiarazione in formato elettronico

Molti di loro usano TaxDome anche sui loro telefoni. È fantastico.

Hai usato altri sistemi di gestione dello studio in passato?

Usiamo il software Drake per preparare le dichiarazioni dei redditi. Ogni anno, prima di andare in vacanza a novembre e dicembre, stampo la lista completa di tutte le dichiarazioni che abbiamo preparato quell’anno. Questa lista viene convertita in un foglio di calcolo Excel. Poi, all’inizio del nuovo anno, stampo delle liste fisiche per ogni preparatore e per la signora Martha. Andiamo uno per uno su ogni cliente e lo codifichiamo a colori. Se hanno già preso contatto, segniamo il cliente in verde. Le altre colonne sono per le estensioni, ecc. Alla fine dell’anno, abbiamo una pagina con molti codici di colore e confrontiamo la vecchia lista con quella nuova. Molto laborioso! Ora la nostra lista è sempre più digitalizzata perché possiamo gestire tutto in TaxDome. 

Ci sono molte più funzionalità. Siamo entusiasti di adattarlo ancora di più alla nostra situazione.

Per esempio, una delle cose che usiamo frequentemente sono gli organizzatori. Gli organizzatori riducono considerevolmente il tempo speso con ogni cliente. Ora, tutti sanno esattamente cosa devono mandarci. Possiamo facilmente tracciare ciò che hanno inviato e ciò che non hanno ancora inviato; è molto più veloce di prima.

Abbiamo diversi organizzatori personalizzati per modelli 730, modelli Redditi, e un altro per le imprese. 

Per l’organizzatore aziendale, sono anche in grado di aggiungere una domanda su come il cliente vuole fornire le sue informazioni. Posso indicare che il modo meno organizzato costerà di più, così sanno cosa aspettarsi. Se devo passare più tempo su un file, devo fatturare di conseguenza.    

Non mi piace essere la persona che prepara la dichiarazione e spiega le tasse. Lavorerei gratis, ma non è realistico. Questo mi toglie il peso di quella fastidiosa conversazione.  

Prima di usare gli organizzatori, dovevamo farlo con ogni cliente, uno per uno, al telefono. Io usavo lo stesso copione dell’IRS. Ne abbiamo stampato centinaia di copie, e mi sento male per aver sprecato tutta quella carta, ora però non ne abbiamo più bisogno.

State usando le pipeline o uno qualsiasi degli strumenti di gestione delle attività? Come li avete impostati?

Le attività sono molto utili. Ci permettono di evitare i problemi che avevamo di solito. Utilizzando le liste di controllo nei modelli di attività, siamo in grado di ridurre gli errori. Abbiamo attività con liste di controllo per gli individui e per le aziende.

Indirizzo, numero di previdenza sociale, informazioni sul conto bancario: Queste sembrano sciocchezze, ma il motivo per cui aggiungiamo delle attività è che abbiamo fatto degli errori in passato. Una cliente non ha potuto ottenere rimborsi perché ha chiuso il suo conto bancario e non ce l’ha detto. Ora le cose non possono sfuggire.  Nella lista di controllo abbiamo le voci più elementari: “Se il 730 è firmato”, “Se il deposito diretto è completo”, ecc. Possiamo chiudere una pratica solo quando tutto è stato contrassegnato. Abbiamo creato dei modelli, e ora tutto questo viene fatto automaticamente.

Inoltre, l’invio di email ad ogni cliente richiedeva così tanto tempo: “La sua dichiarazione è depositata” o “Stiamo esaminando le sue informazioni”.  Possiamo automatizzare queste e-mail con le pipeline.

È stata una grande curva di apprendimento?

Passare a TaxDome ci ha costretti a rivedere i nostri processi; abbiamo identificato così tante aree come opportunità di miglioramento. 

All’inizio è stato un po’ difficile, ma abbiamo avuto il tempo di imparare e la possibilità di approfondire. Questa è stata la prima volta che non abbiamo creato cartelle cartacee per ogni cliente. Avremmo finito per averne 500 in attesa dell’arrivo dei clienti. Quest’anno, per la prima volta, non l’abbiamo fatto. All’inizio faceva un po’ paura, ma abbiamo voluto forzarci ad abbracciare il nuovo sistema. Ora tutto è nello stesso posto. Niente più stampe. Tutto è elettronico. Prima perdevamo i documenti, ora non si perde più nulla. E nonostante COVID-19 siamo in grado di rimanere organizzati.  

Qualche altro feedback?

No, ma il fatto che vedo annunci di nuove funzionalità ogni giorno nel forum della comunità su Facebook è molto rassicurante. Per me, è stato difficile mettere tutte le nostre informazioni su TaxDome – difficile psicologicamente. Se dedichiamo il nostro tempo e quello dei nostri clienti a qualcosa, vogliamo essere certi che sarà un collaborazione a lungo termine. Altrimenti, è una brutta esperienza. Ma abbiamo avuto l’approvazione dei nostri clienti, e loro vedono quanto è comodo. Il prodotto continua a migliorare, con nuove funzionalità in arrivo. Anche il team di assistenza tecnica è fantastico. Mi sento assistito e che le cose vanno costantemente nella direzione migliore.

L’unica ragione per cui usiamo Drake è che se sto lavorando su una dichiarazione di sabato, qualcuno mi risponderà. Questo è importante – e TaxDome fornisce la stessa incredibile assistenza. Sono molto soddisfatto del modo in cui TaxDome sta migliorando ogni giorno. Ha superato di gran lunga le nostre aspettative.

Consideriamo sempre di apportare miglioramenti a TaxDome e ci piace farvi conoscere i nostri aggiornamenti e le date di lancio previste. Ci sono funzionalità che pensi manchino? O funzionalità che vorresti che aggiungessimo?

Mi piacerebbe poter collegare una dichiarazione al cliente senza collegarla alla fattura. 

Anche il fatto che tu stia già lavorando su KBA è positivo. Non vedo l’ora che arrivi: un grande cambiamento!

Conosci altre persone nel settore che usano TaxDome?

L’abbiamo detto ad alcuni dei nostri amici, ma sono lenti. So che dopo la stagione, vorranno un feedback, e penso che saranno stupiti dalla nostra esperienza.