Automazione del flusso di lavoro di preparazione delle tasse: La guida per i principianti

Come commercialista, una delle più grandi sfide per la tua pratica è cercare di tenere il passo con tutto, man mano che gestisci più clienti e attività amministrative. Cercare di gestire manualmente il tuo studio di contabilità può essere pesante.

C’è un modo migliore per farlo!

Incontra Brian Newman di Brian Newman CPA. Ha sempre avuto un piccolo studio ed era in grado di gestire tutto da solo. Ma mentre il suo studio si stava ampliando e le cose diventavano sempre più impegnative, Brian si è reso conto che aveva bisogno di uno strumento per gestire meglio i clienti e le attività amministrative.

Cercando tra i gruppi di Facebook dove i commercialisti condividono consigli, Brian ha scoperto TaxDome. I suoi colleghi ne hanno parlato molto bene, così Brian ha deciso di fare una prova.  

Il portale clienti, il CRM, le firme elettroniche e altre cose che TaxDome offre sembravano facili. Ma non l’automazione del flusso di lavoro. Il flusso di lavoro non è qualcosa a cui molti professionisti pensano prima di doverlo descrivere o per inserire nuovi membri del team o per impostarlo automaticamente. 

A cosa ti serve un flusso di lavoro?

Il flusso di lavoro è un processo scritto di tutte le azioni che fai: dal momento in cui un cliente diventa un potenziale cliente e poi viene accolto nel tuo studio, attraverso l’intero servizio di preparazione delle tasse che offri fino all’ultimo punto di contatto con il tuo cliente per rimuoverlo.

Diamo un’occhiata dal punto di vista di come è fatta un’auto. Devi creare lo stampo e mettere insieme il telaio prima di poter mettere le gomme e le porte e tutte le altre cose. Lo stesso vale per il processo di preparazione delle tasse: non puoi preparare una dichiarazione prima che il cliente firmi un contratto e ti mandi i suoi documenti.

Ogni servizio richiede passi diversi per essere realizzato: la dichiarazione dei redditi individuale è diversa da quella aziendale o da quella delle vendite. Quando hai questi passi scritti, faciliti l’espansione della la tua azienda.

Guarda come una società finanziaria di New York si è espansa di 3 volte nel 2020 grazie ai suoi processi interni e a TaxDome. 

Quando usi un software come TaxDome, ti aiuta ad automatizzare completamente le attività amministrative. Così, invece di dover controllare se un cliente ha firmato un contratto, TaxDome gli ricorda di firmare e gli invia l’organizzatore delle tasse una volta fatto.

Per far sì che questa magia accada, è necessario descrivere accuratamente come deve funzionare il processo. Ogni studio è unico, e tu conosci il tuo business meglio di chiunque altro, quindi nessun altro può fare questo lavoro per te.

Se ti trovi nei panni di Brian, non sapendo da dove cominciare, ti suggeriamo di iniziare con la nostra semplice lista di controllo per principianti.

Guarda il video completo su come i commercialisti automatizzano il loro lavoro con esempi di flusso di lavoro. Abbiamo parlato con gli utenti di TaxDome: Brian Newman di Brian Newman CPA e Jessica Smith di Tax Savvy Jessica. Jessica aveva più esperienza con i sistemi di flusso di lavoro, mentre Brian sapeva di dover lavorare sul suo processo di flusso di lavoro ma non l’aveva ancora fatto. Brian era scettico all’inizio, ma dopo aver parlato con Jessica, tutto ha cominciato ad avere senso e Brian è stato in grado di vedere gli enormi benefici che TaxDome avrebbe portato al suo studio.

Come iniziare ad automatizzare il tuo lavoro

Le pipeline possono essere un po’ confuse all’inizio, ma una volta che si inizia a scomporre il proprio processo su come si vuole iniziare ad automatizzare il lavoro dall’inizio alla fine, tutto avrà più senso. 

Pensa ad un quadro generale di come è il tuo normale flusso di lavoro e annota ogni attività che fai. Usa un foglio di calcolo Excel e poi organizzalo per indicare le attività che devi fare sistematicamente.  

Inizia dal risultato finale e lavora all’indietro. Immagina di dover preparare un flusso di lavoro in cui il risultato finale sia l’invio di un messaggio di ringraziamento ad un cliente che ha ricevuto i suoi documenti fiscali finali. Cosa dovevi fare prima che ciò avvenisse per poterlo fare? Questo approccio ti assicura di non perdere un’attività chiave nel tuo flusso di lavoro.

Fasi fondamentali di un flusso di lavoro per la preparazione delle tasse

1. Email di benvenuto – Quando i clienti esprimono interesse per i tuoi servizi, ricevono un’email di benvenuto. Ti suggeriamo di creare un modello per questa. 
2. Offri la tua lista di controllo dei documenti fiscali – Chiedi ai clienti di darti accesso a certe cose. Puoi usare modelli di messaggi con attività assegnate ai clienti in modo che possano segnarle nella lista quando hanno fornito tutto.
3. Invia un organizzatore – Se invii organizzatori attraverso TaxDome, i tuoi clienti ricevono un’amichevole notifica push che dice: “Ehi, ti ho inviato questo. Per favore fai questo”.
4. Crea un’attività per rivedere i documenti e organizzare ciò che i clienti hanno inviato – Puoi assegnarlo a te stesso o a qualsiasi membro del tuo team.
5. Crea un’attività per preparare una dichiarazione dei redditi – Anche in questo caso, può essere assegnato a te se sei un solopreneur, o a qualcuno del tuo team.
6. Crea un’attività per archiviare un’estensione
7. Richiedi i documenti mancanti ai clienti – Puoi saltare questo passaggio se necessario o contattare i clienti via email o messaggio.
8. Revisione dei documenti aggiuntivi – Hai bisogno di questo passo se il passo precedente è richiesto.
9. Invia l’appuntamento al cliente – Includi questo passo se vuoi accompagnare i clienti attraverso i documenti che ti hanno inviato. Puoi inviare loro un’email o un messaggio con il link allo pianificatore che stai usando (Calendly, Google Calendar, ScheduleOnce, ecc.)
10. Aggiungi attività per visualizzare a che punto sei con un cliente – Se hai optato per il passo precedente, potresti volerne aggiungere un altro – aspettando che il cliente risponda per l’appuntamento. Quando reagirà, il progetto passerà automaticamente al passo successivo.
11. Completa la dichiarazione dei redditi – A questo passo, puoi ora caricare i documenti per il cliente in TaxDome e collegarlo alla fatturazione. Il cliente riceverà una notifica, ma non sarà in grado di scaricarla fino a quando non la pagherà.
12. Dichiarazione dei redditi firmata – Puoi far firmare ai clienti i documenti direttamente in TaxDome, comprese le dichiarazioni che richiedono KBA. 
13. Crea un’attività per archiviare elettronicamente la dichiarazione
14. Invia un messaggio di ringraziamento al cliente

Sbarazzarsi dei problemi di comunicazione

Tutti abbiamo clienti che pensano che avresti dovuto essere più in contatto con loro. C’è così tanto che succede dietro le quinte. Ma il cliente ti manda solo le informazioni e non è aggiornato del resto.  

Con TaxDome, puoi aggiungere diversi punti di contatto mentre stai lavorando su un cliente. Questo ti permette di aggiungere punti di contatto personalizzati per il cliente in ogni fase del percorso senza che tu debba effettivamente far nulla. Il tuo cliente è aggiornato, e tu non ricevi email come : Ehi, cosa sta succedendo? A che punto siamo del processo? E sei comunque in grado di mantenere quel tocco personale.

Per iniziare, invia loro un’email di benvenuto automaticamente. O un’email di inizio della stagione fiscale.  

Cosa includere nell’email di inizio della stagione fiscale del cliente

• Quali sono i cambiamenti nel tuo studio/servizi quest’anno 
• Quali sono i vostri orari d’ufficio
• Come possono raggiungerti (TaxDome permette loro di inviare e-mail e messaggi in modo sicuro)
• Ci sarà un deposito cauzionale
• Come ti assicuri che i loro documenti siano al sicuro ( TaxDome copre tutti gli aspetti della sicurezza per te)
• Come i clienti possono accedere al tuo portale clienti (Se non lo hai, controlla il portale clienti mobile friendly di TaxDome)

In Conclusione

Gli operatori fiscali sanno come preparare le dichiarazioni, ma l’automazione rende molto metodici e chiari i passi che devono essere fatti per andare avanti. Questo aiuta anche a minimizzare il margine di errore.  

Per far partire l’automazione, usa la nostra rapida lista di controllo:

1. Prepara modelli di messaggi, email, contratti e organizzatori – tutto ciò che si invia ai clienti ripetutamente. 
2. Decidi dove esporre le tue pipeline. Scrivi ogni singola fase per diversi scenari. Per esempio, potresti avere un flusso di lavoro che è unico per i nuovi clienti e per quelli che ritornano o crearne uno per i clienti per i quali fai un lavoro di rappresentanza e per i tuoi clienti di preparazione delle tasse.
3. Inizia a mettere tutto questo insieme.