BHR Finans & Regnskap AS: raggiungere l’efficienza crescendo del 9% in 12 mesi con TaxDome

Personale: 13 impiegati

Sede: uffici a Sandefjord e Sandnes, in Norvegia  

Servizi forniti: contabilità, registrazione di società, servizi di busta paga, consulenza 

Inizio dell’utilizzo di TaxDome: 16 dicembre 2022

Statistiche di crescita: 20 nuovi clienti nell’ultimo anno

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Vi presentiamo Ekaterina Verulidze, direttore generale di BHR Finans & Regnskap, uno studio contabile con sede in Norvegia. Con uffici a Sandefjord e Sandnes, BHR Finans & Regnskap AS è una società di medie dimensioni con 13 dipendenti che serve circa 250 clienti in diversi settori, tra cui edilizia, trasporti e marittimo.

BHR Finans & Regnskap AS offre una serie di servizi, dalla contabilità alle buste paga, dal reporting finanziario ai bilanci annuali. Inoltre, assiste i clienti internazionali nella registrazione presso l’Amministrazione fiscale norvegese e i loro dipendenti con i documenti necessari.

Alla luce delle recenti direttive dell’Unione Europea contro il riciclaggio di denaro, la Norvegia ha aggiornato la sua legge contro il riciclaggio di denaro per includere requisiti più severi per la due diligence dei clienti e lo screening delle transazioni. 

Per garantire che l’azienda sia ben posizionata per aiutare i clienti a rispettare i nuovi requisiti, BHR Finans & Regnskap ha cercato una soluzione per snellire e organizzare i propri processi.

Sentiamo da Ekaterina in che modo TaxDome ha aiutato BHR Finans & Regnskap a raggiungere questo obiettivo.

La sfida

Processo di onboarding manuale in più fasi

Dalla verifica dei clienti alla stipula dei contratti, tutto veniva fatto a mano su più sistemi. Come ha notato Ekaterina:

Avevo un elenco manuale dei nuovi clienti. Poi dovevo trovare una tabella Excel e segnare tutti i passaggi da eseguire.

Quando si trattava di servire più nuovi clienti contemporaneamente, questo processo diventava ancora più impegnativo: vulnerabile agli errori umani ed estremamente dispendioso in termini di tempo, data la mole di attività amministrative coinvolte.

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Mancanza di supervisione

Senza una soluzione consolidata, lo stato di ogni cliente si trovava in diversi luoghi e il team doveva controllarli tutti, come ha raccontato Ekaterina:

Dovevo controllare ogni volta sia Excel che il sistema di garanzia della qualità per avere una visione d’insieme….

Ha aggiunto che l’aspetto più importante del processo è “ottenere il controllo e avere il controllo sulla situazione quando ci sono così tanti clienti diversi”.

Se all’inizio questo approccio ha funzionato, per essere efficiente è stato necessario raggruppare questo processo decentralizzato in un unico sistema.

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Avere clienti di diversi Paesi

Inoltre, la necessità di soddisfare le esigenze di clienti provenienti da Paesi diversi ha complicato ulteriormente le cose. Si rendevano necessarie più lingue, oltre a documenti, questionari ed email personalizzati. La creazione manuale di materiali personalizzati mette a dura prova il personale dello studio. 

La soluzione

Flussi di lavoro automatizzati per l’onboarding dei clienti

Grazie all’integrazione del sito web di TaxDome, i flussi di lavoro di onboarding vengono ora attivati automaticamente quando i nuovi clienti inviano richieste di informazioni. Come ha spiegato il direttore generale dello studio:

Uno dei nostri obiettivi è crescere… E credo che l’esperienza del primo cliente sia molto importante.

I promemoria e le notifiche di stato integrati in TaxDome aggiungono trasparenza e snelliscono il monitoraggio del percorso di ciascun cliente, senza bisogno di una supervisione manuale. Questa automazione è completata dalla funzione Inbox+ di TaxDome, che centralizza le interazioni critiche con i clienti, come l’invio di moduli, l’approvazione di documenti, i nuovi messaggi e altro ancora. 

Più che una semplice notifica, Inbox+ funge da centro unificato per completare le attività, visualizzare i documenti e comunicare con i clienti, mantenendo tutto ciò che riguarda un progetto in un unico spazio collaborativo.

Panoramica di tutti i processi dei clienti

Nell’ottica di una crescita sostenibile, BHR Finans & Regnskap AS ha scelto TaxDome come sistema centralizzato e unica fonte di verità per tenere traccia di tutte le informazioni e i documenti dei clienti, in modo da mantenere la supervisione. Come ha detto Ekaterina:

Con TaxDome siamo riusciti ad avere una visione d’insieme dell’intero processo… TaxDome ci ha aiutato ad avere una visione d’insieme buona e strutturata.

Ciò è stato possibile grazie ai progetti di TaxDome, che sono visualizzazioni di progetti con fasi particolari. Man mano che i lavori avanzano attraverso le fasi predefinite del progetto, i team mantengono la visione della situazione di ogni incarico del cliente.

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Personalizzazione ed esperienze su misura

Servire una clientela diversificata richiede adattabilità, personalizzando al volo lingue, documenti e processi. TaxDome ha fornito la flessibilità necessaria a BHR Finans & Regnskap per supportare i clienti in tutto il mondo.

Le funzionalità multilingue di TaxDome consentono di risparmiare tempo prezioso e di garantire un’esperienza positiva ai clienti globali. Ekaterina ha commentato:

I clienti sono molto contenti quando ricevono informazioni nella loro lingua.

L’azienda ha anche aumentato l’efficienza creando email e questionari personalizzati. Ad esempio, i questionari di TaxDome semplificano il processo di compilazione dei questionari per i clienti: invece di generici moduli PDF, i questionari si adattano in tempo reale con una logica condizionale per mostrare solo le domande pertinenti in base alle risposte dei clienti.

La versatilità di TaxDome va oltre: è possibile creare flussi di lavoro completamente personalizzati per gestire i processi dei clienti. La logica condizionale basata sui tag assegnati consente di aggiungere fasi specifiche, come la richiesta di documentazione aggiuntiva o l’invio di email personalizzate.

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Adattabilità grazie al miglioramento dell’esperienza dei clienti

• Significativo risparmio di tempo: l’automazione elimina il lavoro amministrativo manuale, consentendo allo studio di destinare le risorse alla crescita e a servire un maggior numero di clienti.
• Acquisizione più semplice dei clienti: i nuovi clienti possono completare il processo di onboarding con una guida automatica passo-passo nella loro lingua.
• Miglioramento dell’immagine professionale: e-mail personalizzate e promemoria automatici, oltre al sito web con brand, fanno apparire lo studio più professionale e credibile per i nuovi clienti.

Grazie a flussi di lavoro intelligenti, a una visione consolidata e alla possibilità di personalizzazione in base alle proprie esigenze, TaxDome ha aiutato BHR Finans & Regnskap a migliorare l’esperienza dei clienti e a sbloccare la scalabilità e la crescita.

Se anche voi puntate a scalare le operazioni in modo efficiente, TaxDome potrebbe essere la soluzione ideale per aiutarvi a semplificare i flussi di lavoro e a liberare il tempo necessario. Contattateci per una demo personalizzata.