Aggiornamento marzo 2023

A febbraio abbiamo introdotto numerosi aggiornamenti nelle aree del flusso di lavoro, del CRM e della fatturazione. Inoltre, sono stati apportati aggiornamenti ai documenti e all’UX per aiutarvi a superare la stagione più impegnativa possibile. Scopriamo questi e altri aggiornamenti.

Anticipazione: le fatture ricorrenti sono dietro l’angolo, compresa la possibilità di richiedere l’autorizzazione al pagamento e di venire pagati automaticamente (carta di credito o addebito bancario).

🤖 Flusso di lavoro

Novità: @menzione dei colleghi nei commenti ai lavori per una collaborazione più efficiente nel team

Per rendere più efficiente la collaborazione all’interno dello studio, abbiamo aggiunto la possibilità di menzionare i colleghi direttamente nei commenti ai lavori.

È sufficiente digitare @ e scegliere il collega quando si lavora a un lavoro per poter discutere di tutto sul posto, senza lasciare la pagina e portando a termine il lavoro in modo molto più veloce.

I colleghi menzionati riceveranno una notifica via email e/o Inbox+ quando li taggate. Avranno la possibilità di rispondere direttamente dalla schermata di notifica, senza andare alla scheda del lavoro, e di richiedere l’accesso a un lavoro.

Con questa aggiunta, le @menzioni saranno disponibili nelle Attività, nelle note dell’Account e nei messaggi, e prevediamo di incorporare questa funzionalità in tutta la piattaforma TaxDome.

Per saperne di più sulle menzioni nei Lavori, consultare il nostro Centro Assistenza>>

Inviare messaggi automatici a dei thread esistenti: il nuovo “invio automatico di messaggi” consente di scegliere se inviare messaggi automatici ai clienti come risposta a un thread esistente o se crearne uno nuovo.

Le nostre ricerche dimostrano che gli studi che utilizzano l’automazione dei messaggi tendono a inviare più messaggi inerenti ad un lavoro, avvisando i clienti degli aggiornamenti man mano che il lavoro si muove nel flusso di lavoro dello studio. Con questa versione, gli aggiornamenti possono essere inviati ai thread di chat esistenti, invece di creare ogni volta un nuovo thread.

Mantenete le chat organizzate: scegliete “Rispondi all’ultimo thread” quando create un’automazione “Invia messaggio” se si tratta di un aggiornamento durante il flusso di lavoro dello studio.

Come miglior metodo, vi consigliamo di aggiornare le automazioni per inviare i messaggi successivi in un flusso di lavoro al thread con l’attività più recente. Inoltre, quando si crea un nuovo lavoro, il primo messaggio creerà un nuovo thread.

Esempio:

Fase 1: Messaggio iniziale (creazione di un nuovo thread)

Fase 2: Messaggio di aggiornamento (risposta alla discussione esistente)

Fase 3: Messaggio di aggiornamento (risposta al thread esistente)

Scoprite come le automazioni dei messaggi possono semplificarvi la vita>>

💰 Fatturazione

Novità: creare fatture in blocco

Ora è possibile creare fatture per molti clienti contemporaneamente. Basta andare nella scheda “Clienti”, selezionare gli account desiderati, cliccare su “Altre azioni” in alto a destra e scegliere “Crea fattura”.

La creazione di fatture in blocco consente di ridurre i potenziali errori e di eliminare il lavoro superfluo.

Ulteriori informazioni sulla creazione di fatture in blocco>>

Anticipazione: Sono in arrivo le fatture ricorrenti con autorizzazione al pagamento. Esempio: Servizi mensili di contabilità, 1.000 dollari al mese, 12 ricorrenze, pagabili tramite SEPA. Il cliente firma e fornisce le informazioni sul conto una sola volta. Il cliente verrà addebitato 12 volte senza che siano necessarie ulteriori azioni da parte dello studio o del cliente.

📞 CRM

Esportazione dei dati migliorata per lavori, attività, account, contatti, fatture, registro orario e pagamenti

La nuova esportazione completa dei dati include tutti i metadati e le interrelazioni tra gli elementi di TaxDome. Ad esempio, quando si esportano gli account, è possibile vedere quanti lavori sono associati, ecc. 

I dati vengono esportati in celle separate per facilitare l’analisi e aumentare le capacità di reporting, la flessibilità e la compatibilità con i programmi di foglio elettronico più diffusi.

Controllo più minuzioso delle notifiche via email

Quando si invia un messaggio o si viene citati da @, viene inviata una notifica via email. In precedenza, era possibile scegliere se mostrare o meno il testo del messaggio nelle notifiche email, ma si trattava di un’opzione unica per le comunicazioni interne allo studio e con i clienti. Nelle impostazioni dello studio è ora possibile scegliere se mostrare separatamente il testo dei messaggi rivolti ai clienti e di quelli rivolti allo studio. 

Per impostazione predefinita, le notifiche rivolte ai clienti sono disattivate e saranno nascoste nelle notifiche email, mentre le notifiche interne sono attivate e saranno visibili nelle notifiche email.

Vedere come gestire il testo delle notifiche email>>

Larghezza delle colonne e tabelle

Colonne delle pagine più utilizzate: sono state aggiornate per clienti, documenti, lavori. Il campo del nome è stato ampliato e gli altri campi sono stati rimpiccioliti per garantire la visualizzazione di più informazioni sullo schermo. Quando lo schermo diventa più grande, il campo “nome” si allarga. In precedenza, gli altri campi si allargavano all’unisono; ora rimangono fissi (ad esempio, la data non si espande oltre le dimensioni prestabilite).

Siamo nel bel mezzo di una riprogettazione globale delle tabelle che avrà più funzioni, tra cui la possibilità di controllare le colonne visualizzate (aggiungere più di quelle esistenti, nascondere quelle non necessarie). Questo è un passo intermedio per mostrarvi nel frattempo più contenuti.

📚 Gestione dei documenti

Miglioramenti minori

Nell’ultimo mese abbiamo apportato una serie di piccoli miglioramenti ai documenti.

• Aggiornamento dell’indicatore “Nuovo” per i file caricati prima di dicembre 2022 per adeguarlo all’algoritmo attuale.
• Filtro ‘Caricato da’: ordina i documenti in base a chi li ha caricati. Questo filtro è disponibile all’interno della scheda “Documenti” del cliente e nella sezione globale “Documenti” (per entrambe le sotto-tabelle “Recenti” e “Documenti”).
• Vedere quale documento non ha superato la KBA: ora è possibile vedere quale documento non ha superato la KBA (e quanti tentativi sono stati fatti) andando in Impostazioni -> Bilancio dello studio -> Audit trail. In questo modo è possibile vedere dove va a finire il denaro per i tentativi di autenticazione falliti (valido solo negli Stati Uniti).
• “KBA fallito” invece di “Parzialmente firmato”: quando un manager dello studio firma un documento ma il cliente non passa il KBA, lo stato del documento verrà ora visualizzato come “KBA fallito”, così come il tooltip (valido solo negli Stati Uniti)

🔥 Altro

• Scoprite tutto quello che c’è da sapere per usare TaxDome per la preparazione delle tasse: come configurare i processi, comunicare con i clienti e altro ancora nel corso per preparatori fiscali
• Blocco dei lanci: non rilasciamo modifiche nella settimana che precede le scadenze più importanti – non ci saranno nuove release fino alla scadenza del 15 marzo.
• Avete aderito al nostro programma di accesso anticipato? I membri del programma di accesso anticipato possono utilizzare e commentare per primi le nostre nuove funzionalità. Leggete e iscrivetevi al programma>>

Tutto questo, più altre 42 modifiche e correzioni! Unitevi alla nostra Facebook Community per porre domande, richiedere funzionalità o chattare con altri utenti di TaxDome. 

Nel caso in cui ve lo siate perso, ecco un riepilogo delle principali funzionalità che abbiamo trattato nel nostro precedente post.