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Scopri come il passaggio a TaxDome anche in piena stagione è stata una decisione intelligente per MDM Financial Services.
Benvenuti al #TestimonialGiovedì! L’intervista di questa settimana è con Matt Metras, fondatore di MDM Financial Services, un servizio di consulenza fiscale a conduzione familiare specializzato nella tassazione delle criptovalute.
Perché hai scelto TaxDome?
Stavo cercando uno strumento di CRM(gestione delle relazioni con i clienti), e la mia pratica era sparsa su molte piattaforme. Era difficile mantenere il mio flusso di lavoro organizzato, sapere cosa era dovuto quando e quali flussi di lavoro erano in corso. Questo mi ha spinto a fare ricerche.
La gente aveva raccomandato TaxDome sui gruppi di Facebook per i fiscalisti. Dal momento che c’era una prova gratuita, ho pensato che non avevo niente da perdere dandogli una possibilità.
Hai già usato altri sistemi di gestione dello studio?
Stavo usando il CRM integrato nel mio software fiscale. Questo andava bene per un po’, ma la mia azienda è specializzata nella contabilità delle criptovalute, che non si integrava con il mio software, quindi facevo riconciliazioni di criptovalute completamente fuori dal programma.
Stavo anche usando uno strumento gratuito chiamato Wunderlist, ma non era abbastanza dettagliato per tenermi organizzato. E stavo usando HubSpot, ma non mi sono mai impegnato a inserire tutte le mie informazioni lì dentro.
Una delle cose davvero belle di TaxDome era la capacità di importare in massa e non dover inserire i clienti uno per uno o creare gli indirizzi e-mail manualmente.
Qual è stato il feedback dei tuoi clienti?
La possibilità di firmare e pagare direttamente nel portale è stata accolta molto bene dai miei clienti.
Non ero nemmeno alla ricerca di un nuovo strumento per il portale e in realtà ero riluttante a cambiare, soprattutto nel bel mezzo della stagione delle tasse. Inoltre, avevo già speso molto tempo per addestrare i miei clienti a usare quello che avevo. Ma mancava di funzionalità.
Alla fine, è stata una transizione molto agevole per i miei clienti. Il processo di registrazione dell’account è stato semplificato – basta cliccare e creare una password. Non devo creare pin speciali o fare salti mortali per far iscrivere qualcuno – è davvero facile.
In che modo l’integrazione del tuo processo aziendale con TaxDome ha fatto la differenza per la tua azienda?
Non sono ancora ad un punto in cui sono completamente integrati. Sto ancora facendo la mia programmazione fuori da TaxDome. E sto usando tre diverse piattaforme di contabilità delle criptovalute. Sto aspettando che qualcuno, da qualche parte, introduca qualcosa che combini tutto su un‘unica piattaforma.
Ma nel complesso, sono stato molto felice. Sono sempre titubante nel passare ad un nuovo software – specialmente a gennaio quando inizia la stagione delle tasse – ma sono stato super soddisfatto.
Il fatto di poter richiedere immediatamente le firme e allegare e bloccare i documenti alle fatture è stato fondamentale.
Con una dichiarazione dei redditi, si può aspettare e non archiviarla finché non si viene pagati. Con i fogli di calcolo e la crittoanalisi, non ho alcuna leva una volta che ho inviato i documenti.
Il mio problema riguardava più la lentezza dei pagamenti che il mancato pagamento. Essere in grado di bloccare i file alle fatture spinge i clienti a pagarmi più velocemente. E non dover rincorrere le persone è stato davvero fantastico.
Mi piace anche l’aspetto mobile, che mi permette di fare rapidi cambiamenti ovunque io sia. Vorrei che la funzione progetti avesse un aspetto migliore sul telefono. È utilizzabile ma non così conveniente come la versione desktop.
State usando i progetti o uno qualsiasi degli strumenti di gestione delle attività?
Le attività e i progetti sono quelle con cui lavoro di più. Trascorro il 90% del mio tempo sulla schermata dei progetti, tenendo traccia di tutti i diversi stati dei clienti e dove si trova ognuno di essi nel processo. È il più grande risparmio di tempo!
Sto anche usando le azioni automatiche, ma non al massimo del loro potenziale. Quando aggiungo un cliente a un progetto, si attivano delle attività automatiche per il mio team. E ho altre azioni automatiche impostate per quando un file elettronico viene accettato: I clienti ricevono un’e-mail automatica quando la loro dichiarazione dei redditi viene riconosciuta dall’Agenzia delle Entrate e dallo Stato. Molte persone lo apprezzano, e io apprezzo il fatto di non dover fare tutto questo a mano!
Uso anche Messaggi per rimanere organizzato con le domande per il cliente.
Sarebbe davvero utile per me se il contenuto del messaggio fosse proprio nell’e-mail. Ma la sicurezza è un grosso problema, quindi capisco perché preferite essere prudenti!
È stata una grande curva di apprendimento?
No, non proprio. È semplice e ben organizzato. Una volta che hai capito come fare qualcosa la prima volta, non devi imparare di nuovo, è intuitivo.
Sono felice che quando ho avuto domande, il team di supporto è stato super reattivo. È davvero fantastico vedere questo in un’azienda.
Il tuo team lavora da remoto o in un ufficio?
Lavoriamo da remoto. Mi incontro di persona con circa il 25% dei miei clienti; il resto è a distanza.
Consideriamo sempre di apportare miglioramenti a TaxDome e ci piace farvi conoscere i nostri aggiornamenti e le date di lancio previste. Ci sono funzionalità che pensi manchino? O funzionalità che vorresti che aggiungessimo?
So che la KBA è in arrivo – sarà super utile. Mi piacerebbe vedere un numero che indichi quanto tempo un cliente è stato in una certa fase del progetto.
[Questa funzione è ora rilasciata!]
La comunità di Facebook è stata fantastica per i suggerimenti, e mi piace molto che i nuovi aggiornamenti siano pubblicati lì, nel caso in cui li perda nella mia e-mail.
C’è qualcos’altro che vorresti aggiungere?
Ho dimenticato di dire che la libreria degli organizzatori è fantastica! Uso gli organizzatori solo per i nuovi clienti, ma è bello non doverli creare da zero.
Mary è un'appassionata scrittrice tecnica che si occupa della documentazione di aiuto, dei social media e dei post sul blog di TaxDome. Sa per certo che la cosa migliore che può fare per rendere il mondo un posto migliore è continuare a scrivere, e così fa. E quando non è alla sua scrivania, potete trovarla a viaggiare, fare yoga, giardinaggio o divertirsi con i suoi figli.
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