Joe Bourque EA su TaxDome: “È tutto automatizzato, è questa la cosa che amo”

Scopri come TaxDome ha permesso ad un consulente fiscale (e capitano dei vigili del fuoco!) di far crescere la sua pratica di contabilità di oltre il 30% quest’anno, mentre svolgeva due lavori. Con TaxDome, Joe è stato in grado di risparmiare tempo e automatizzare i processi per concentrarsi sull’espansione della sua azienda.

Benvenuti al #TestimonialGiovedì! L’intervista di questa settimana è con Joe Bourque, il fondatore di JB Taxes, che prepara le tasse da oltre 6 anni. Man mano che il numero dei suoi clienti cresceva, cercava una soluzione software che gli facesse risparmiare tempo e fornisse una piattaforma facile da usare per comunicare con i suoi clienti.

Perché hai scelto TaxDome?

TaxDome è stata una manna dal cielo per me quest’anno. Per i cinque anni precedenti, avevo usato SecureFilePro con Drake, e il potenziale di ciò che offriva era limitato. Stavo cercando qualcosa di più. Ho iniziato a guardare intorno, a cercare su Google e a chiedere ad altri nel settore. Mi sono imbattuto in OfficeTools, Canopy e una piccola manciata di altre aziende. TaxDome è spuntato fuori, e mi sono unito alla demo dal vivo e ho fatto una prova; ho fatto lo stesso con Canopy. Questi erano i miei due contendenti. Ho sentito che TaxDome era più facile da usare: sono stato in grado di apprenderlo molto più velocemente di Canopy. E TaxDome aveva più di quello che stavo cercando che offrisse.

Il numero dei miei clienti è cresciuto abbastanza, e sapevo che sarebbe cresciuto ancora di più quest’anno (è successo del 30%). Avevo bisogno di qualcosa che mi aiutasse a gestire il mio flusso di lavoro e le comunicazioni con i clienti, oltre ad un potente portale per i clienti. Volevo qualcosa che i miei clienti potessero usare senza alcuna difficoltà. Quando lo stavo provando, ho visto quanto sarebbe stato facile da usare per loro (e questa è una funzione fantastica – poter vedere ciò che il cliente vede in qualsiasi momento) e che sarei stato in grado di aiutarli se ci fossero state domande. 

A parte le funzionalità principali, ci sono anche le piccole cose. Potevo costruire un sito web (non ne avevo uno), e non dovevo andare a comprarne uno da un fornitore separato: Questo è stato un punto forte per me!

TaxDome ha un’archiviazione illimitata; SecureFilePro ha un’archiviazione limitata. Specialmente quando i clienti scattano foto, questo consuma immediatamente lo spazio di archiviazione. Non sono uno che ingombra lo spazio cloud con sciocchezze, ma avere l’opzione illimitata e non dovermi preoccupare di gestire lo spazio di archiviazione è stato come togliermi un grande peso dalle spalle. 

TaxDome offre molte più funzionalità e ad un prezzo ragionevole. SecureFilePro si integra molto bene con Drake, ma ad essere onesti, questo conta molto meno di quanto pensassi. I miei clienti non sapevano come usarlo o avevano problemi. Non ho avuto un solo cliente che mi abbia fatto domande su come usare TaxDome – semplicemente funziona. Li mando sul mio sito web, loro cliccano sul “Portale Cliente”, creano il loro account se non li ho già inseriti, poi caricano i documenti. Ricevo notifiche via e-mail che i documenti sono arrivati – e questo è tutto. Non avere a che fare con la gestione di questo per i miei clienti è un enorme risparmio di tempo e, sicuramente, sarò un cliente per molti anni!

Hai già usato altri sistemi di gestione dello studio?

Non ho mai usato un sistema di gestione dello studio dedicato, solo un portale di documenti.

Uso Drake per preparare le dichiarazioni dei redditi, e per ogni cliente è possibile gestire il suo stato. Ho personalizzato questo nel mio software Drake e l’ho usato per il mio flusso di lavoro, ma è abbastanza limitato. Lo stavo facendo funzionare, ma TaxDome lo ha reso molto più facile.

Qual è stato il feedback dei vostri clienti?

“Facile da usare” è il feedback più comune che ricevo. Lo adorano. Mio cognato vive in Canada, ed ero al telefono a parlare con lui, e come tutti gli altri clienti che mi hanno dato un feedback, ha detto: “Questo è davvero fantastico e facile da usare”.    

La manciata di clienti a cui ho chiesto proattivamente, mi hanno detto che era facile da usare, e il fatto che non ci sono state lamentele o domande è la cosa più importante. Nessuna notizia è una buona notizia. Con le soluzioni precedenti, il 20% dei miei clienti chiamava e aveva difficoltà – ora non è più così.

State usando le pipeline o uno qualsiasi degli strumenti di gestione delle attività?

Quando avete reso gli organizzatori personalizzabili, questa è stata una funzionalità ottima per me. Ho creato un organizzatore che ha circa 45 domande, che mi ha aiutato enormemente. L’ho collegato alla mia pipeline, così quando un cliente entra nella fase corretta della pipeline, l’organizzatore viene creato automaticamente.

È tutto automatizzato – questa è la cosa che amo. Tutti i miei clienti virtuali completano gli organizzatori, e questo è stato un grande risparmio di tempo per me.

Non ho potuto usare TaxDome al massimo quest’anno perché sono ancora in fase di transizione. Ora che ho visto quanto sono potenti questi strumenti, ho intenzione di fare più modelli di organizzatori per diversi tipi di clienti e creare nuove pipeline per continuare ad essere sempre più organizzato. 

Con le pipeline, non devo davvero preoccuparmi. – Questo libera il mio tempo, così posso concentrarmi di più sui miei clienti e portare a termine il lavoro, piuttosto che badare ad un mucchio di piccole attività. Sono un’azienda individuale e non ho dipendenti, quindi le automazioni sono l’aiuto aggiuntivo di cui ho bisogno. TaxDome è il mio manager dell’ufficio, il mio fatturatore, il mio flusso di lavoro, la mia posta elettronica: gestisce tutto.

È stata una grande curva di apprendimento?

Niente affatto. Ho armeggiato con Canopy. Mi hanno dato una prova di 14 giorni, e ho sentito che la curva di apprendimento era molto più alta. 

Se non sapevo qualcosa in TaxDome, usavo il pulsante di aiuto nell’angolo in alto a destra e ho potuto digitare la mia domanda proprio lì. Inoltre, la sezione di aiuto e gli strumenti di onboarding passo dopo passo sono molto ben strutturati. Il contenuto si legge bene ed è facile da seguire. Non ho avuto problemi a seguire.

Lavora da remoto o in un ufficio?

Sono metà e metà tra la presenza fisica e il virtuale. Sono un preparatore fiscale come secondo lavoro; sono un capitano dei vigili del fuoco a tempo pieno (e anche un paramedico) con i miei vigili del fuoco, e sono entrato nelle tasse circa sei anni fa. Ho completato la mia certificazione di consulente fiscale l’anno scorso. Ho iniziato a preparare le tasse dei miei amici e della mia famiglia, e la mia attività è cresciuta. Ho un ufficio a casa per i clienti che vengono da me, visito alcuni clienti di persona se sono entro un certo raggio, e ho un sacco di clienti virtuali (questa parte della mia attività è ovviamente cresciuta con Covid).

C’è qualcos’altro che vorresti aggiungere?

Sono davvero felice di aver preso la decisione di usare TaxDome quest’anno. Il feedback dei miei clienti è stato molto positivo. Sono un ufficio privo di supporti cartacei, e avere un modo sicuro e facile da usare per accedere ai documenti dei clienti in qualsiasi momento è stato un grande punto di forza per me. Non devo più essere un assistente personale per i miei clienti. Continuerò con TaxDome per molto tempo!