La guerra tra videoconferenze e riunioni di persona: chi vincerà?

Il 2020 è stato un anno impegnativo per tutti: le persone hanno dovuto sopportare molte avversità e sono state costrette a creare nuove abitudini. Mentre ciò accadeva, molte cose e routine che prima sembravano inimmaginabili sono diventate la nuova normalità. Uno dei migliori esempi è stato senza dubbio la diffusione delle videoconferenze come strumento essenziale per lavorare e comunicare. Ma una domanda sorge spontanea: una riunione Zoom è più efficace di una riunione dal vivo? 

Ci sono pro e contro: le videoconferenze sono migliori per l’ambiente, in quanto riducono le emissioni causate dai viaggi, e sono sicuramente meno dispendiose in termini di tempo per i partecipanti alla chiamata. Le persone non devono più perdere ore importanti per raggiungere il luogo della riunione, ora devono solo connettersi all’orario concordato e, una volta terminata la videoconferenza, possono continuare il loro lavoro. 

Sembra tutto perfetto, quindi dov’è l’inghippo? La videoconferenza è comoda e permette a ogni lavoratore di essere il più efficiente possibile… ma allo stesso tempo toglie alcuni momenti preziosi che sicuramente qualcuno aspettava con ansia: l’inevitabile pausa per raggiungere il luogo della riunione, il caffè prima della riunione in cui i colleghi avevano la possibilità di chiacchierare e rilassarsi per qualche minuto… questi che prima sembravano degli aspetti meno importanti all’interno di una giornata, ora vengono apprezzati di più. Inoltre, occorre prendere in considerazione un altro aspetto: i gesti e l’interazione umana. L’aspetto fisico dell’interazione umana non deve essere sottovalutato: durante una riunione, si può capire molto dei nostri interlocutori dal modo in cui muovono le mani, se si toccano i capelli, il viso… Tutte queste piccole cose sono fondamentali per capire come si sente la persona di fronte a noi, se è nervosa, se è sicura di sé… se sta mentendo. A volte questi gesti sono nascosti dietro uno schermo, rendendo la conferenza una mera procedura in cui non è possibile aggiungere il “tocco umano” che avrebbe un incontro di persona. Gli psicologi comportamentali ci diranno che noi esseri umani cogliamo tutta una serie di messaggi non verbali quando interagiamo di persona ed è molto più facile stabilire un rapporto in carne e ossa che in una videochiamata.

D’altra parte, la videoconferenza vi permette di andare dritti al punto: potrete spiegare i vostri prodotti e servizi in modo rapido e semplice a un numero qualsiasi di persone contemporaneamente.  È possibile registrare la riunione per poterla utilizzare come punto di riferimento, come promemoria o addirittura come prova di ciò che è stato detto. Inoltre, i potenziali clienti sono probabilmente più disposti ad accettare un incontro a distanza piuttosto che un incontro faccia a faccia in cui è necessario considerare gli spostamenti e la logistica. 

È ormai evidente che c’è un vuoto di interazione umana da colmare, quindi come possiamo fare?

Ecco alcuni suggerimenti che vi aiuteranno a dare un tocco umano alle vostre videoconferenze:

• Parlare chiaramente – la connessione potrebbe non essere delle migliori e voi non sembrerete un robot.
• Guardate dritto nella telecamera – quando parlate con qualcuno, volete che vi guardi negli occhi. Funziona allo stesso modo con il computer: guardate la telecamera, non l’angolo in alto a sinistra dello schermo… oppure sembrerà che abbiate appena avuto una visione!
• Sorridete! – è solo uno schermo, le persone possono comunque vedervi.
• Controllate il vostro sfondo – nascondete i piatti sporchi o l’ufficio disordinato… non importa dove vi troviate: deve avere un aspetto professionale.
• Posizione della telecamera – le persone vogliono vedere il vostro volto come se foste seduti nel vostro ufficio. Non vogliono vedere la vostra fronte, né le vostre narici o la pianta nell’angolo in alto a destra dietro di voi.
• Non disturbare! – Assicuratevi che nessuno vi chieda cosa volete per cena o cosa volete fare domenica, mentre siete in videoconferenza. Silenziate anche il telefono!

Ci vuole un po’ di tempo per ricordare tutti questi trucchi, ma è solo una questione di pratica e dobbiamo farlo, perché le videoconferenze sono qui per restare.

In conclusione, possiamo dire che nella sfida tra videoconferenze e riunioni di persona non c’è un solo vincitore. Dobbiamo prendere il meglio da entrambe e imparare a combinarle, per il nostro bene e certamente, strumenti come TaxDome possono mostrarvi esattamente come gestire la vostra attività da casa, con videoconferenze e sessioni individuali che possono migliorare il modo in cui le persone lavorano. E se qualcuno si perde una riunione importante, grazie a strumenti come TaxDome Wiki potrete condividerla e tutti avranno tutte le informazioni necessarie in un solo clic.