税理士事務所が利用する会計ソフトについて｜種類や選び方のポイントなど

税理士事務所において、会計ソフトは業務の効率向上や正確なデータ管理のために不可欠なものです。従来のインストール型の会計ソフトだけでなく、近年ではクラウド型の会計ソフトも広く普及しており、これらの会計ソフトにはそれぞれ特徴があります。今回は、税理士事務所が利用する会計ソフトの種類や選び方のポイントなどについて解説します。

会計ソフトの種類

大まかに分けると、会計ソフトは「インストール型」と「クラウド型」の2つに分類されます。

インストール型

インストール型は、コンピュータのハードディスクなどに保存して使用するソフトウェアで、インターネットに接続する必要がないため、安定した動作が期待できます。

初期費用のみがかかり、使い続ければコストを抑えられますが、デバイスの性能が低いと動作が遅くなる可能性があります。また、ハードディスクが故障すると一部または全部の記録が失われる危険があるため、定期的なバックアップが必要です。

クラウド型

クラウド型はインターネットに接続して記録をオンラインのストレージに保存することで、スムーズな会計処理が可能です。

デバイスの性能が低くても、高速なネット接続があればスムーズに動作します。また、会計記録はストレージ上に自動保存されており、デバイスの故障時でもソフトウェア提供企業のセキュリティとバックアップ技術によりデータが保護されるメリットがあります。

ほとんどの場合、通帳やクレジットカード情報などを自動的に取り込む機能が備わっています。

ただし、インターネットに接続できない場合は機能が制限され、使用料が月額または年額でかかることが多いため、長く使うほど継続的なコストがかかります。初期費用がかかるインストール型に比べ、クラウド型は「お試し」にも向いています。

税理士事務所が利用する会計ソフトの選び方のポイント

税理士事務所が採用する会計ソフトは、通常、以下のポイントに基づいて選定されます。税理士にとって、これらの会計ソフトは長期間にわたって利用される重要な「仕事の道具」ですので、将来を見据えた長期的な視点から選択を行うことが一般的です。

導入コスト

特に開業初期は、通常運転資金が制約されていると想定されます。そのため、会計ソフトの導入にかかるコストもできるだけ低く抑えたいと考えるのが通常でしょう。

インストール型の会計ソフトは、「製品の購入」が必要であり、まとまった初期投資が必要ですが、一度購入すれば月々のランニングコストは不要です。一方で、クラウド型の会計ソフトはソフトの購入ではなく「サービスの利用」ですので、初期費用が比較的安価ですが、代わりに毎月の利用料が発生します。

どちらが自分の税理士事務所の資金繰りに相応しいか勘案して利用を決めましょう。

ターゲット層や事務所のコンセプト

クラウド型とインストール型の会計ソフトには、優劣が明確に存在するわけではなく、税理士事務所が選ぶべきソフトは顧客層や事務所の方針によって異なると言えます。

例えば、20～30代の若手経営者や新規創業者をターゲットにする場合、最新ツールの利用が増加し、クラウド型会計ソフトの需要が高まります。

一方で、経営者の年齢層が高く、長年にわたり事業を営む法人をターゲットにする場合、既存の会計ソフトや社内システムが存在することが一般的で、新たにクラウドサービスを導入することが難しいケースもあります。このような場合、インストール型の会計ソフトを選ぶことが検討されます。

使用経験

独立開業前に、勤務先からの引き継ぎや急な会計データ入力が必要な場合、自分が使い慣れた会計ソフトを導入することも選択肢の一つとなります。開業前の使用経験が豊富なほど、会計ソフトの使いこなしもスムーズで、新たな操作を覚える必要がないため、効率的な導入が可能です。

ただし、単に使い慣れているという理由だけで会計ソフトを選ぶと、開業後の事務所の方針やターゲット層に合わない会計ソフトを導入してしまう可能性があるので注意が必要です

会計ソフトの機能

会計ソフトの種類にもよりますが、通常、以下の機能が利用可能です。

• AIによる自動での仕訳帳入力
• 財務諸表（貸借対照表、損益計算書、キャッシュフロー計算書など）の自動生成
• 支払管理
• 帳票の簡易出力
• ユーザーごとの権限を変更（例: 役職によるアクセス権の制御）
• 他のシステムとのデータ連携

ユーザーは数字や項目を入力・選択するだけで、通常、その後の処理は会計ソフトが自動で行います。

クラウド会計ソフトのメリット・デメリット

この章ではクラウド会計ソフトのメリット・デメリットについて解説します。

クラウド会計ソフトのメリット

どこでもインターネット環境があればアクセス可能

クラウド会計ソフトは、インターネットに接続できる場所ならどこからでもアクセス可能です。IDとパスワード、対応端末があれば、複数端末への会計ソフトのインストールやデータ移行の手間がかかりません。

法改正に柔軟に対応可能

最近では、数年ごとに会計基準が変更されています。改正に合わせて、会計業務の手続きも調整が必要ですが、クラウド会計ソフトは提供元がシステムのアップデートを担当してくれるため、ユーザーは自らアップデート作業を行う必要がありません。通常、これにかかる費用も発生しません。これにより、法改正による変更に対応する手間を最小限に抑えることができます。

自動仕訳が可能

クラウド会計ソフトには、通常、領収書や請求書をアップロードするだけで、自動で仕訳を行う機能が備わっています。この自動仕訳機能により、取引内容の確認や勘定科目の割り振り、記帳といった手続きが不要となり、業務の負担が大幅に軽減されます。

他の業務サービスとの連携ができる

クラウド会計ソフト以外にも、給与計算や経費精算などの業務ソフトを利用している場合、同じ企業同士のサービスであれば、通常は連携可能です。各システムが収集したデータを自動的に共有し、業務を効率的に進めることができます。

単に会計業務だけでなく、バックオフィス全体を対象にした業務効率化を実現するためには、クラウド会計ソフトに加えて経理業務サービスも導入することがおすすめです。

クラウド会計ソフトのデメリット

ランニングコストが発生する

クラウド会計ソフトには月額または年額のランニングコストが発生します。クラウド会計ソフトは、一括購入ではなく、毎月または毎年定額の利用料を支払う仕組みだからです。通常、年間契約の方が割安になります。

クラウド会計ソフトを利用する際には、定期的に発生する利用料を考慮に入れ、キャッシュフロー計画を検討することが大切です。

操作性はインターネット環境に依存する

操作にはインターネット環境が必要です。クラウド会計ソフトを使用するには、十分なインターネット接続が不可欠です。導入前に確認しておくと良いですが、十分な環境が整っていないと、操作性が低下する可能性があります。

インストール型会計ソフトのメリット・デメリット

この章ではインストール型会計ソフトのメリット・デメリットについて解説します。

インストール型会計ソフトのメリット

インストール型会計ソフトには、クラウド型とは異なる3つの主なメリットがあります。

オフラインでも利用可能

インターネットに接続しなくても、インストール型会計ソフトは利用できます。クラウド型と異なり、ほとんどの処理がオフラインで行えるため、インターネットがない場所や接続が不安定な場所でも作業がスムーズに行えます。

安定した動作

インストール型会計ソフトはパソコン内で処理が完結するため、大量のデータ入力や読み込みも迅速で、クラウド型のような接続に関するもたつきがありません。動作が安定しており、ストレスなく利用できます。

システムによるトラブルが少ない

インストール型会計ソフトは、クラウド型と比較してソフトのメンテナンスなどが影響を与えにくいです。システム障害によるトラブルが発生しにくいため、安定して利用できるというメリットがあります。

インストール型会計ソフトのデメリット

インストール型会計ソフトにはクラウド型にはないメリットがありますが、同時に以下のようなデメリットも考えられます。

バージョンアップなどの対応が必要

会計基準の改正などがある場合、ユーザーはその都度、インストール型会計ソフトをアップデートする必要があります。バージョンアップは使用している端末ごとに行われ、これを怠ると改正に適応できず、業務に悪影響が出る可能性があります。

利用できるパソコンに制約がある

インストール型会計ソフトは通常、1ライセンスに1デバイスの制限があります。また、Macに対応していないソフトもあります。相性の問題や推奨環境の確認が必要です。

インストールしたパソコンが故障した場合などは使用できなくなる

パソコンの故障などの場合、会計ソフトは使用できなくなります。新しいパソコンに再度ソフトをインストールする必要があり、データのバックアップが不足すると過去の会計データが失われるリスクがあります。

まとめ

税理士事務所において、会計ソフトは欠かせないツールであり、クライアントに提供される会計サービスの品質向上に直結しています。会計ソフトウェアの選定には慎重な検討が求められます。この選択においてはコストの要素も重要な考慮事項です。

適切な会計ソフトウェアを導入することで、業務プロセスが効率的になり、正確かつ迅速なデータ管理が可能となります。クライアントに提供されるサービスの質向上には直結するばかりでなく、競争が激化する業界においても差別化の要因となります。ただし、この選択においてはコストの要素も重要な考慮事項です。

導入費用や運用コスト、カスタマイズやトレーニングにかかる費用など、これらを含めた全体の費用対効果を検証することが欠かせません。特に中小規模の税理士事務所では、予算の制約も鑑みつつ、最適なバランスを見極めることが求められます。

また、税理士事務所において今後進めるべきIT化において、会計ソフトだけでなく運営プロセスの自動化を中心に効率を向上させるためのクラウド型の業務管理ツールの導入は、非常に有益な選択であると言えます。特に「TaxDome（タックスドーム）」であれば、事務所内の作業やプロジェクト管理、お客様とのコミュニケーションなど、事務所の多くの運営プロセスを自動化できます。さらに、事務所内でのスタッフ同士や事務所と顧客の連携を効果的にサポートし、各案件の円滑な進行を強力にサポートします。是非導入をご検討ください。