税理士事務所の業務を効率化するための対策

税理士事務所の中には、「業務量が多すぎるため効率化を進めたい」と考えているところが多いでしょう。しかし「どこから手を付ければよいのか分からず、効率化に取り組むのが難しい」といった声もよく聞かれます。

税理士事務所の業務は専門的な知識を必要としながらも、定型的な作業が多く、その部分を効率化できれば大きな効果が期待できます。

そこでこの記事では、税理士事務所の業務の効率化を実現するための方法について詳しく解説します。効率化に役立つツールも紹介していますので、ぜひ最後までお読みください。

税理士事務所の業務を効率化するための具体策

この章では税理士事務所の業務を効率よく進めるための具体策をご紹介します。

ムダな業務の見直し・削減

もっとも手軽に取り組める効率化の方法は、「不要な作業やモノを削減すること」です。

日常的に当たり前のように行われている業務手順や、社内での慣習を一度立ち止まって見直し、「そもそもなぜそれが必要なのか」「どんな成果を見込んでいたのか」といった点を客観的に再評価することが大切です。

これまで慣例として続けてきた工程や作業であっても、その目的や価値に疑問がある場合には、思いきって省略することで、業務のスピードアップと同等の成果の維持が可能になります。

またオフィスのレイアウトや構造の見直しも、ムダを削減するための重要な手段の一つです。例えば、動線が複雑で移動がしづらい、社員同士がスムーズに行き来できず混雑する箇所がある、休憩スペースが狭くて使いにくいなどの課題があれば、それらを改善することで働きやすさが大きく向上します。

「使いづらい」「非効率」と感じるポイントを見直すことが、全体の業務効率化に直結します。

システムを導入する

経理業務は年々業務量が増え、処理内容も複雑化しているため、従来のExcelや紙の帳簿だけでは対応が難しくなっています。

そこで、各種ツールやシステムの導入により、定型作業の自動化や省力化が実現でき、業務時間の大幅な削減が期待できます。現在、多くの企業から以下のような経理向けソリューションが提供されています。

クラウド型会計ソフト

クラウド型会計ソフトの多くは銀行口座やクレジットカードとの自動連携機能があり、手入力を省くことができます。さらに、日々の取引データから自動で決算書を作成することも可能です。

経費精算システム

申請から承認までを一貫してオンラインで完了できるため、経費処理の手間を大幅に軽減します。クレジットカードや電子マネーの利用履歴も自動で取り込めるので、登録作業の効率が向上します。

会計ソフトと連携できるシステムであれば、さらなる業務の効率化が図れます。

Web請求書発行サービス

請求書などの帳票をインターネット経由で送信できるサービスです。テレワークや在宅勤務が増える中でも、場所や時間に縛られることなく即時に請求書を発行できるのが特長です。

作業時間の短縮だけでなく、郵送費の削減にもつながります。

アウトソーシングを利用する

アウトソーシングは外部の専門的な組織を利用する方法で、自事務所で業務を行うよりも時間の節約やコスト削減が期待できるため、さまざまな面で効果的です。

記帳業務にかかる時間を削減する方法として、記帳代行や経理代行などのアウトソーシングサービスを活用するのも有効です。外部に業務を委託することでその分の負担が軽減され、例えば主力業務（クライアントとの折衝など利益に直結する業務）に集中したり、新規顧客獲得に向けた準備や企画にリソースを投入したりすることが可能になります。

アウトソーシングは効率的で信頼性の高い方法であり、委託先の企業が持つ専門的なノウハウを活用できるため、戦略的に導入されるケースも多く見られます。

しかしその一方で、アウトソーシングに頼りすぎると、業務に関するノウハウが自事務所内に蓄積されず、将来的に自事務所でその業務を再開する際に課題となる可能性がある点も考慮する必要があります。

RPAなどで作業の自動化を図る

日々行う定型的な作業や単純作業に過剰な時間がかかってしまい、限られたリソースを十分に活用できていないという問題に直面している場合、業務効率を大幅に改善するための手段として、RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）ツールの導入を検討することが非常に有効です。

RPAツールは日常的に繰り返し行われる業務プロセスを自動化するための技術であり、人の手で行う必要のある作業をソフトウェアが代わりに実行します。時間を要する単純な作業を効率化し、工数を削減することができます。

具体的には、繰り返し入力作業やデータの転記作業、定型的なメール送信など、時間がかかるものの重要な業務をRPAに任せることで、従業員はより創造的で戦略的な業務に集中することができるようになります。

さらにOCR（光学文字認識）技術を活用することで、紙の資料をデジタルデータに変換することができ、手作業でのデータ入力を大幅に減らすことが可能です。結果としてデジタル化されたデータを簡単に検索・分析することができ、業務の透明性とスピードが向上します。

RPAなどの導入は、税理士事務所で特に問題となりがちな業務の属人化の解消にもつながります。RPAなどを活用することで作業の標準化が進み、誰でも効率的に業務を進められるようになります。

人手不足の問題も解消でき、少ないリソースでより多くの業務を処理できるようになるでしょう。

帳票類のフォーマットを統一する

経理業務において使用される各種書類について、その様式を事務所全体で統一することにより、記載すべき項目や確認すべき内容が明確になり、作業の標準化が図れます。

書類ごとにバラバラな形式で運用されている場合には、記載漏れや確認不足といったミスが発生しやすくなります。様式を統一することで、誰が業務を担当しても同じ基準で処理できるようになり、作成やチェックにおけるばらつきを減らすことが可能になります。

業務マニュアルを整備し、書類の作成や確認作業の手順を明文化しておくことで、従業員間での業務の引き継ぎがスムーズになり、属人化のリスクを抑える効果も期待できます。特定の担当者に業務が集中してしまう状況を避けられるため、長期的な業務継続性の観点からも有効です。

例えば、経費精算書や自事務所が発行する請求書など自事務所内で作成される文書については、組織全体で書式や入力ルールを統一して運用するのが望ましいといえるでしょう。

文書のフォーマット統一と業務手順の標準化を進めることにより、経理業務全体の効率化と品質の向上を図ることが可能となります。

マルチモニター環境を導入する

近年ではオフィスでの常駐勤務においても、テレワークや在宅勤務といった柔軟な働き方においても、ノートパソコンを活用したマルチモニター環境の整備が業務効率を高めるための有効な手段として広く認知されるようになってきています。

特に、作業の同時並行や確認作業の多い業務においては、その効果が顕著に現れます。

具体的には2台のモニターを使用することにより、例えば一方の画面には常に会計ソフトや業務システムを立ち上げたままにしておき、もう一方の画面では、取引先からのメールに添付された資料、社内フォルダに保存されたデータファイル、または紙媒体をスキャンしてデジタル化した書類などを同時に表示・確認することが可能になります。

必要な情報を複数の画面で並行して扱えることで、画面を都度切り替えて参照する手間が大幅に削減されます。

結果として、シングルモニター環境と比較した場合、操作にかかる時間やストレスが軽減されるだけでなく、作業の流れが中断されにくくなるため、全体として業務の生産性や集中力が向上します。

マルチモニター環境の導入は、特別なシステムを構築することなく、比較的手軽に始められる改善策でありながら、その効果は非常に高く、日々の業務における負担を軽減し、効率的な業務遂行をサポートするものとして、多くの企業や個人事業主の間で導入が進んでいます。

キャッシュレス化を図る

キャッシュレス化とは、主に小口現金の取り扱いを廃止し、現金を使わずに支払いを電子的な手段で行うことを指します。

小口現金を自事務所内で管理している場合、日々の現金の出納管理や、それに伴う帳簿への記録作業など、非常に煩雑で細かい作業が発生します。このような現金管理には、多くの手間と時間がかかる上に、現金の取り扱い自体には数え間違いや入力ミスといったリスクも伴い、担当者にとっては非常に注意深さを要求される業務となります。

また現金を使った取引では、現金の受け渡しが発生するため、精算作業においても複雑さが増し、チェック作業や調整に時間を要することが多く、特に担当者にとっては大きな負担となります。これらの管理作業は、ほかの業務と並行して行うと効率を低下させ、最終的には業務全体の生産性に影響を与えることになります。

そこで、小口現金の運用を廃止し、キャッシュレス化を進めることで、経理作業の効率を大幅に向上させることが期待できます。キャッシュレス化により、現金を扱わずに取引を銀行振込やクレジットカード、口座振替などの電子的手段で処理することが可能となります。

現金管理にかかる手間が完全に解消され、担当者は余分な作業から解放されます。

税理士事務所の業務の効率化がもたらすメリット

生産性向上にはさまざまな方法がありますが、生産性が向上することで例えば以下のようなメリットが得られます。

事務所の売上高を維持しつつ、労働時間を短縮できれば、職員の負担が軽減され、ワークライフバランスの改善や離職率の低下、従業員のモチベーション向上につながります。税理士事務所は人手不足に悩むところも多いため、限られた人員を効率よく活用することで人材不足の解消に貢献できます。

また、生産性向上により業務時間に余裕ができれば、その分を活用してこれまで手が回らなかった付加価値の高い業務に取り組むことができ、事務所の売上や収益性向上にも寄与します。

さらに、労働時間を変えずに売上や粗利益を増加させることで、生産性を高めることも可能です。

まとめ

ここまで税理士事務所の業務効率化について解説してきました。メリットが大きい業務効率化は事務所全体で取り組むべき課題であるといえるでしょう。

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