De oorlog tussen videoconferencing en elkaar persoonlijk zien: wie gaat er winnen?

2020 was voor iedereen een uitdagend jaar: mensen kregen het zwaar te verduren en werden gedwongen nieuwe gewoonten te creëren. Terwijl dit gebeurde, werden veel dingen en routines die eerder ondenkbaar leken, het nieuwe normaal. Een van de beste voorbeelden hiervan was ongetwijfeld de verspreiding van videoconferenties als een essentieel instrument om te werken en te communiceren. Maar één vraag dringt zich op: is een Zoom-vergadering efficiënter dan een persoonlijke vergadering? 

Er zijn voor- en nadelen: videoconferencing is beter voor het milieu, omdat het de uitstoot veroorzaakt door reizen vermindert, en het is zeker minder tijdrovend voor de deelnemers aan het gesprek. Mensen hoeven geen belangrijke uren te verspillen aan het heen-en-weer reizen naar de plaats van de vergadering. Ze hoeven alleen maar op het afgesproken tijdstip verbinding te maken en zodra de videoconferentie voorbij is, kunnen ze weer verder met hun werk. 

Het lijkt te perfect om waar te zijn, dus waar zit het addertje onder het gras? Videoconferenties zijn handig en stellen elke werknemer in staat om zo efficiënt mogelijk te werken… maar tegelijkertijd neemt het enkele kostbare momenten weg waar zeker iemand van het gezelschap naar uitgekeken had: de onvermijdelijke pauze om op de plaats van de vergadering te komen, de koffie vóór de vergadering waar collega’s de kans krijgen om even bij te praten en te ontspannen… dit leken minder belangrijke aspecten van een dag die mensen nu meer waarderen. Daarnaast moet er nog een aspect in aanmerking worden genomen: gebaren en menselijke interactie. Het fysieke aspect van menselijke interactie mag niet worden onderschat: tijdens een vergadering kan veel over onze gesprekspartners worden geleerd door de manier waarop zij hun handen bewegen, of hun haar of hun gezicht aanraken… al deze kleine dingen zijn fundamenteel om te begrijpen hoe de persoon tegenover ons zich voelt, of zij nerveus zijn, of zij vertrouwen hebben… of zij liegen. Soms zijn deze gebaren verborgen achter een scherm, waardoor de conferentie niet meer dan een procedure is. Een waarbij het niet mogelijk is de “menselijke maat” toe te voegen waar dat in een persoonlijke ontmoeting wel kan. Gedragspsychologen zullen ons vertellen dat wij mensen een hele reeks non-verbale boodschappen oppikken bij persoonlijke interactie, en het is veel gemakkelijker in levenden lijve een relatie op te bouwen dan in een videogesprek.

In videoconferenties kunt u daarentegen direct ter zake komen: u kunt uw producten en diensten snel en gemakkelijk aan een willekeurig aantal mensen tegelijk uitleggen. U kunt de vergadering bijvoorbeeld ook opnemen, zodat u deze kunt gebruiken als referentiepunt, ter herinnering of zelfs als bewijs van wat er gezegd is. Bovendien zullen potentiële klanten waarschijnlijk eerder akkoord gaan met een vergadering op afstand dan met een persoonlijke vergadering waarbij rekening moet worden gehouden met reiskosten en logistiek. 

Het is nu duidelijk dat er een gat in de menselijke interactie moet worden opgevuld, dus hoe kunnen we dat doen?

Hier volgen enkele tips waarmee u uw videoconferenties een menselijk tintje kunt geven:

• Spreek duidelijk – de verbinding is misschien niet best en dan u klinkt tenminste niet als een robot.
• Kijk vaker in de camera –  Wanneer u met iemand spreekt, wilt u dat zij u in de ogen kijken. Via een computer werkt het op dezelfde manier: kijk naar de camera, niet naar de linkerbovenhoek van uw scherm… dan lijkt het net alsof u een visioen aan het hebben bent!
• Glimlach! – ook al is het maar een scherm, mensen kunnen u nog steeds zien.
• Check uw achtergrond – ruim uw vuile vaat of rommelige kantoorruimte op… waar u ook bent, het moet er professioneel uitzien.
• Camerapositie – mensen willen uw gezicht zien alsof u in uw kantoor zit. Nee, ze willen niet uw voorhoofd zien, noch uw neusgaten of de plant rechts achter u.
• Niet storen – Zorg ervoor dat er niemand is die u vraagt wat u wilt eten of wat u zondag gaat doen, terwijl u aan het vergaderen bent. Zet dus ook het geluid van uw telefoon uit!

Het kost wat tijd om al deze trucjes te onthouden, maar het is duidelijk dat we eraan moeten leren wennen, want het is een blijvertje. 

Concluderend kunnen we stellen dat het een eerlijke strijd is tussen videoconferenties en persoonlijke vergaderingen, en dat er niet slechts één winnaar is. We moeten het beste uit beide halen en leren hoe we ze kunnen combineren. Dit is het beste en hulpmiddelen zoals TaxDome kunnen u precies laten zien hoe u uw bedrijf vanuit huis kunt leiden. Videoconferenties en één-op-één-sessies kunnen de manier van werken verbeteren. En als iemand een belangrijke vergadering mist, kunt u hem met tools zoals TaxDome Wiki delen, zodat iedereen de benodigde informatie krijgt.