Introductie van Offertes en Opdrachtbrieven: een slimmere manier om klanten te benaderen en betaald te krijgen

Wij zijn verheugd te kunnen aankondigen dat Offertes en Opdrachtbrieven nu beschikbaar zijn voor alle TaxDome-gebruikers. Met deze enorme nieuwe update kunt u verwachtingen stellen, uw diensten aanprijzen en de waarde ervan uitleggen, en tijdige betalingen veiligstellen — allemaal op één plek.

In dit artikel behandelen we alles wat u moet weten over Offertes en Opdrachtbrieven, inclusief: 

• Wat ze zijn
• De voordelen voor uw firma
• Aanpassingsopties
• Hoe het proces er voor klanten uitziet
• Toekomstplannen en updates

Laten we er eens dieper op ingaan. 

Wat zijn Offertes en Opdrachtbrieven?

Offertes en Opdrachtbrieven is een gloednieuwe TaxDome-functie die onze Contracten-functie vervangt. Nu kunt u volledig aanpasbare offertes en opdrachtbrieven maken, facturen of een prijslijst van diensten toevoegen, betalingen veiligstellen en e-handtekeningen ontvangen — alles in één naadloos proces.

Al uw bestaande TaxDome contracten worden gemigreerd naar de nieuwe interface, en u kunt nog steeds uw contractsjablonen in de “voorwaarden”-sectie van Offertes en Opdrachtbrieven blijven gebruiken, die u trouwens kunt hernoemen in wat u maar wilt.

Wat zijn de voordelen van Offertes en Opdrachtbrieven voor uw firma?

Offertes en Opdrachtbrieven zijn zo ontworpen om het voor u gemakkelijker te maken om met klanten in contact te komen, relaties te formaliseren en de betaling voor uw diensten veilig te stellen. Laten we eens kijken naar de belangrijkste voordelen voor uw firma.

1. Uw merk versterken

De concurrentie in de accountancybranche is nog nooit zo groot geweest. Er zijn nu alleen al in de VS bijna 100.000 accountantskantoren. In tegenstelling tot een paar jaar geleden, toen het bereik van de meeste kantoren beperkt was tot hun geografische locatie, kunnen moderne accountantskantoren nu diensten leveren aan klanten in het hele land.

Tegelijkertijd zijn de verwachtingen nog nooit zo hoog geweest. Klanten verwachten nu:

• Een naadloze digitale interacties met uw bedrijf
• Gepersonaliseerde communicatie
• Mobielvriendelijke processen

Dus hoe onderscheidt u zich van de massa en overtuigt u klanten om met uw bedrijf in zee te gaan? Het antwoord is met Offertes en Opdrachtbrieven van TaxDome.

Met deze nieuwe update kunt u zeer gepolijste en gepersonaliseerde offertes en opdrachtbrieven maken waarmee u zich kunt onderscheiden, vanaf het begin verwachtingen kunt scheppen en een geweldige eerste indruk kunt maken.

Offertes en Opdrachtbrieven zetten uw merk in het best mogelijke licht. Potentiële klanten kunnen precies zien wie u bent, wat u aanbiedt en hoeveel het gaat kosten. Ze zien ook de stappen die ze moeten nemen om verder te gaan. Alles is ontworpen om zo aanpasbaar, eenvoudig en duidelijk mogelijk te zijn – op desktop of mobiel. 

Offertes en Opdrachtbrieven presenteren uw merk in een zeer professioneel daglicht.

2. Sneller betaald krijgen

Betaald krijgen zou gemakkelijk moeten zijn, maar negen van de tien accountants beweren dat ze nog steeds klanten achterna moeten zitten in verband met betalingsachterstanden. Traditioneel factureren accountants klanten pas nadat het werk is voltooid. Dit leidt tot allerlei problemen, van verspilde tijd en moeite tot gespannen relaties en een inefficiënte cashflow.

Met Offertes en Opdrachtbrieven kunt u deze problemen nu helemaal vermijden door: 

• Een vooruitbetaling te krijgen na elektronische ondertekening van de offerte door de klant
• Om te kunnen ondertekenen klanten vragen hun betalingsgegevens te verstrekken
• Automatische betalingsincasso voor terugkerende facturen in te stellen

Dit levert uw bedrijf verschillende voordelen op: u bespaart tijd en geld door klanten niet langer voor uitstaande betalingen achter de broek aan te zitten, uw verkoopefficiëntie verbetert, uw omzet stijgt en uw bedrijfsactiviteiten worden gestroomlijnd. 

Factureringsopties in Offertes en Opdrachtbrieven.

3. Weer een andere app vervangen

Als compleet praktijkbeheerplatform stelt TaxDome uw bedrijf in staat om meerdere apps te vervangen en een uniforme technische stapel op te bouwen. Nu kunt u met Offertes en Opdrachtbrieven uw technische stapel nog verder consolideren. 

In plaats van heen en weer te moeten springen tussen TaxDome en uw op zichzelf staande offertesoftware, kunt u alles op één plek beheren: workflow, klanten, rapportages, taken, communicatie – en nu ook offertes.

Dit maakt uw leven veel eenvoudiger – uw team hoeft maar één softwareprogramma te leren gebruiken, niet meerdere. En doordat u niet nog een softwarelicentie nodig hebt, bespaart u ook nog eens geld. Offertes en Opdrachtbrieven zijn zonder extra kosten beschikbaar voor alle klanten van TaxDome. 

En met al uw gegevens op één plek geniet u van naadloze workflows, eenvoudigere processen en effectievere rapportages.

TaxDome vervangt al deze apps in één uniform platform.

4. Alles naar wens aanpassen

Wij hebben Offertes en Opdrachtbrieven zeer flexibel gemaakt, zodat u ze aan de unieke behoeften van uw bedrijf en klanten kunt aanpassen. Alles is aanpasbaar, van wat uw klanten te zien krijgen tot hoe ze betalen. 

U kunt de structuur van uw offerte aanpassen om belangrijke elementen wel of niet op te nemen. Als u zich richt op de marketing van uw bedrijf aan potentiële klanten, kunt u een inleiding en een lijst met uw diensten en kosten erin opnemen. Uw klanten hebben dan alle informatie die ze nodig hebben om te beoordelen of ze met u in zee willen gaan. Ze worden echter niet gevraagd om het document te ondertekenen (u bepaalt zelf hoe u het document wilt noemen) of om betalingsgegevens te verstrekken.

Als u het formeler wilt aanpakken, kunt u alleen een opdrachtbrief en factuur sturen. De klant wordt dan gevraagd het document te bekijken, het elektronisch te ondertekenen en betalingsgegevens te verstrekken (indien u een factuur meestuurt). U kunt de klant ook een offerte en een opdrachtbrief sturen – de keuze is aan u.

De belangrijkste onderdelen van een offerte kunnen naar wens worden in- en/of uitgeschakeld.

U kunt krachtige multimedia-elementen toepassen om uw Offertes te verbeteren en uw merk te promoten, zoals het logo van uw bedrijf en ingesloten YouTube-video’s toevoegen. Met de editor kunt u kiezen uit verschillende lettergrootten en andere stylingopties. 

U kunt uw Offertes met multimedia-elementen personaliseren.

U hebt ook volledige controle over hoe en wanneer uw klanten voor uw diensten betalen. U kunt bijvoorbeeld:

• Eenmalige of terugkerende facturen toevoegen, of beide
• Automatische betalingen instellen
• De betalingsmethode van uw voorkeur kiezen
• Om een borg vragen

U kunt er ook voor kiezen om gespecificeerde diensten toe te voegen zonder facturen aan te maken. Op die manier kunnen klanten zien wat u aanbiedt en hoeveel u in rekening brengt zonder dat ze een factuur hoeven te betalen. U kunt daar later met één klik facturen van maken.

U kunt een prijslijst van diensten toevoegen in plaats van een factuur — de keus is aan u.

Hoe Offertes and Opdrachtbrieven voor uw klanten werken

We hebben een aantal van de functies, voordelen en aanpassingsopties van uw kant bekeken. Laten we nu eens kijken naar hoe dit proces voor uw klanten werkt.

Allereerst voldoen Offertes en Opdrachtbrieven aan de naadloze digitale ervaringsverwachtingen van uw klanten. En met de mobiele Klanten-app van TaxDome (beschikbaar op iOS en Android), kunnen zij altijd en overal offertes bekijken, ondertekenen en de betaling ervan regelen.

Zodra u een offerte hebt verzonden, ontvangt de klant in TaxDome een e-mail en een notificatie. Door op de e-maillink of de notificatie te klikken, kunnen zij de offerte bekijken en de volgende stappen voltooien:

• Als ze akkoord gaan met de voorwaarden, kunnen ze overgaan tot een beveiligde betaling
• Vervolgens ondertekenen ze de offerte elektronisch
• Na ondertekening ontvangen zij een bevestiging 

Het resultaat is een naadloze digitale ervaring die klanten door elke stap van het proces leidt – van het bekijken van de offerte tot elektronische ondertekening. En met verwachtingen en voorwaarden die vanaf het begin zijn vastgelegd, hebt u de basis gelegd voor een succesvolle relatie met uw klanten.

Wat is het volgende voor Offertes en Opdrachtbrieven?

We zijn van plan om in de nabije toekomst een spannende nieuwe functionaliteit aan Offertes en Opdrachtbrieven toe te voegen, namelijk “pakketten” met diensten. 

Met die update kunt u diensten in bundels combineren en klanten laten kiezen welk pakket ze willen afnemen. U kunt deze release ergens in het eerste kwartaal van 2024 verwachten. Houd het voor meer informatie in de gaten!

Als u nog suggesties hebt om Offertes en Opdrachtbrieven te verbeteren, laat het ons dan weten op het Functie Verzoek Board! We zijn altijd geïnteresseerd om van u te horen.