Januari 2025 update

Het is een nieuw jaar en dat betekent nieuwe kansen, nieuwe klanten en een nieuw belastingseizoen. Iedereen bij TaxDome heeft hard gewerkt om te zorgen dat jij over de nieuwste updates kunt beschikken. Zodat dit belastingseizoen en 2025 jouw beste jaar tot nu toe wordt.

Van aangepaste opdrachtstatussen, rolgebaseerde automatiseringen en een verbeterde Zapier-integratie tot de optie om tweefactorauthenticatie (2FA) voor zowel klanten als teamleden verplicht te stellen. TaxDome zorgt er zo voor dat jouw bedrijf in 2025 een veiligere, klantgerichte en efficiëntere praktijk wordt.

Bekijk deze video voor een overzicht van de functies en verbeteringen van deze maand:

🤖 Workflow

Opdracht aangepaste statussen: geautomatiseerde workflow uitzonderingen

Hoe perfect je workflow ook is, er zijn altijd uitzonderingen — daarom hebben wij het volgende gemaakt: Opdracht aangepaste statussen. Met deze update kun je aangepaste opdrachtstatussen toewijzen, zoals ‘Info ontbreekt’ of ‘Uitstel nodig’ — en opdrachten in dezelfde fase van je workflow houden.

Stel je voor, je bent bezig met een opdracht voor belastingvoorbereiding, maar je mist een bepaald document. Dan kun je de status instellen op ‘Ontbrekende informatie’ en hier een klantverzoek aan koppelen. Zodra je de informatie hebt ontvangen, wordt de aangepaste opdrachtstatus automatisch teruggezet naar ‘actief’ en gaat alles weer normaal verder.

Om je op weg te helpen, hebben we een aantal statussen voor veelvoorkomende scenario’s voorgeprogrammeerd. De echte kracht zit hem echter in het aanpassen van ze. Aangepaste opdrachtstatussen doen hun naam eer aan, en je kunt zoveel unieke statussen maken als jouw firma nodig heeft.

Rolgebaseerde automatiseringen: taaktoewijzing met precisie

Om ook je workflow soepel te laten verlopen, hebben we het volgende geïntroduceerd: Rolgebaseerde automatiseringen. Deze definiëren gestandaardiseerde rollen voor je team, zoals ‘Boekhouder’, ‘Controleur’ of ‘Belastingvoorbereider’.

Hoewel deze labels duidelijkheid verschaffen over wie waarvoor verantwoordelijk is binnen je team, zijn ze meer dan alleen labels — ze vormen ook de basis voor je automatiseringen. 

Wanneer een opdracht naar een nieuwe fase gaat, worden taken aangemaakt en op basis van hun rol automatisch toegewezen aan de juiste persoon voor dat account. Geen handmatig opnieuw toewijzen meer, geen verwarringen — je team weet precies waar het moet ingrijpen, waardoor het werk doorgaat en er geen vertragingen meer optreden.

Omdat TaxDome er altijd naar streeft om updates aan te bieden die je kunt aanpassen aan de specifieke behoeften van je bedrijf, kunnen teamleden meerdere rollen voor verschillende accounts op zich nemen. Hierdoor is het eenvoudig om je aan te passen aan veranderende werklasten of een veranderende teamdynamiek.

🤝 Teambeheer & samenwerking

Activiteitenfeed: volledig inzicht in alle klantenaccounts 

Krijg volledig inzicht in alles wat er binnen je bedrijf gebeurt. Onze nieuwe functie Activiteitenfeed centraliseert alle accountactiviteiten op één plek met volledig overzicht, waardoor transparantie, verantwoording en bedrijfsbrede beveiliging worden verbeterd.

• Risicobeheer en naleving verbeteren: identificeer en pak problemen snel aan met de uitgebreide geschiedenis van alle acties van medewerkers en klanten in de activiteitenfeed
• Moeiteloos updates bijhouden: bekijk alle accountupdates, wie ze heeft gemaakt en wanneer, en dring eenvoudig door met filteroperatoren voor account, datum, item en meer
• Verkrijg waardevolle inzichten in je personeel en klanten: monitor de prestaties van je personeel en de interacties met klanten en gebruik deze gedragsinzichten om verbeterpunten op te sporen en de relatie met klanten te versterken

Teamcapaciteit: plan voor maximale efficiëntie

Teamefficiëntie begint met een slimmere verdeling van de werklast. Met onze nieuwe functie Teamcapaciteit kun je wekelijkse werktijden voor medewerkers instellen en hun capaciteit controleren met nauwkeurige rapportages, zodat je verzekerd bent van een effectieve planning en optimale teamprestaties.

• Breng werkdruk in balans en verhoog teamefficiëntie: voorkom overbelasting of onderbezetting van personeel door wekelijkse werktijden in te stellen (individueel en in bulk) en werk toe te wijzen op basis van capaciteit
• Analyseer prestaties en winstgevendheid: vergelijk de geplande capaciteit met de werkelijk gewerkte uren in realtime, en analyseer wekelijkse, maandelijkse en driemaandelijkse rapporten voor een dieper inzicht in productiviteit en winstgevendheid
• Plan effectief en vol vertrouwen: met een overzicht op hoog niveau van de capaciteit van je team kun je weloverwogen, door gegevens ondersteunde beslissingen nemen over het aannemen van extra klanten of het aannemen van meer personeel.

Interne notities binnen beveiligde chats: onzichtbaar teamwerk, zichtbare resultaten

Samenwerking is de sleutel tot het leveren van een uitzonderlijke klantervaring — maar het achter de schermen beheren ervan mag je workflow natuurlijk niet verstoren. Met Interne Notities in beveiligde chats kun je rechtstreeks met je team communiceren in chatgesprekken met klanten, zonder dat je klanten er iets van zien.

With interne notities kan je team:

• Teamgenoten taggen met @mentions om updates te delen, vragen te stellen of input te verzoeken — alles binnen de context van klantdiscussies
• Direct op interne berichten reageren om gesprekken overzichtelijk en gemakkelijk te volgen te houden
• Interne notities van communicatie met klanten onderscheiden met visueel verschillende opmaak zodat er geen verwarring ontstaat tussen wat privé is en wat klanten betreft

🔄 Integraties

Zapier: betere automatisering voor je bedrijf

Onze Zapier integratie is net slimmer geworden. Hierdoor worden je workflows sneller en gemakkelijker dan ooit. Deze upgrade helpt je om je favoriete tools zoals Google Sheets en MailChimp te koppelen.

Je kunt nu automatisch in TaxDome accounts aanmaken en contacten koppelen op basis van gebeurtenissen in andere systemen. Dus als je een intakeformulier op je website gebruikt om leads vast te leggen, kun je nu automatisch accounts laten aanmaken in TaxDome.

We werken ook aan het toevoegen van meer triggers, dus als je een idee hebt voor toekomstige triggers of acties, voel je vrij om het te posten op ons functie verzoekboard. 

📞 CRM

Geavanceerde filters: nauwkeurig zoeken naar groeiende bedrijven

Het beheren van grote klantenbestanden is nu eenvoudiger en nauwkeuriger met onze geavanceerde filters. Deze update maakt het werken met meerdere tags intuïtiever en helpt je zoekopdrachten met precisie en vertrouwen te verfijnen.

Wil je alle nieuwe klanten bereiken die hulp nodig hebben met de jaarlijkse belastingen? Ga gewoon naar de Accounts-pagina, selecteer de operator “Alle van” en kies de tags “aangifte inkomstenbelasting” en “Nieuwe klanten” uit de lijst. Bovendien kun je de “Een van de”-operator gebruiken met tags als “Leads” en “Prospects” om je bereik te vergroten en toch gericht te blijven op de juiste doelgroep.

Wil je zelfs nog meer controle? Met operatoren als “Geen van” en “Alle geselecteerde items uitsluiten” kun je resultaten elimineren die niet aan je criteria voldoen. Filter bijvoorbeeld klanten uit die al uitstel hebben aangevraagd om je te concentreren op degenen die je hulp wel nodig hebben.

Dit is nog maar de eerste stap in onze geavanceerde filtersupdate, en we zijn verheugd je nog meer hulpmiddelen te kunnen bieden die je tijd besparen en je workflows stroomlijnen.

🔒 Beveiliging

Optie om tweefactorauthenticatie verplicht te stellen (2FA)

Het beschermen van gevoelige gegevens van klanten is niet alleen een verantwoordelijkheid — het is een vereiste. Volgens TaxDome’s exclusieve Klant Tevredenheidsrapport, waarin we rechtstreeks 1.000 klanten uit de accountancysector hebben ondervraagd, zegt 77% dat het digitaal of elektronisch delen van informatie met hun accountant gepaard moet gaan met tweefactorauthenticatie.

Daarom zijn we blij te kunnen aankondigen dat TaxDome het enige platform voor praktijkbeheer is waarmee je een beveiligingsbeleid kunt instellen dat 2FA voor zowel je team als klanten vereist. 

Voorheen konden klanten tweefactorauthenticatie zelf aanzetten. Nu, met deze nieuwe instelling, kan je bedrijf 2FA afdwingen als een verplicht beveiligingsbeleid. Als deze optie is ingeschakeld, krijgen klanten duidelijke, stapsgewijze instructies op het scherm om tweefactorauthenticatie in te stellen met behulp van vertrouwde klantenapps zoals Google Authenticator of Authy.

En voor bedrijven die de voorkeur geven aan een gefaseerde aanpak, kun je met onze soft-launch functionaliteit je team en klanten op jouw tijdlijn geleidelijk overzetten naar een hoger beveiligingsniveau.

😍 Klantervaring

Vorige maand hebben we ons eerste Accounting Klant Tevredenheidsrapport geïntroduceerd, een baanbrekend onderzoek naar wat klanten echt waarderen in hun accountants. In plaats van te vertrouwen op traditionele inzichten van verkopers, zijn we rechtstreeks naar de bron gegaan en hebben we 1.000 klanten ondervraagd om erachter te komen wat ze verwachten, hoe we hun vertrouwen kunnen verdienen in het tijdperk van de technologie en voor welke diensten ze bereid zijn tot 50% meer te betalen.

Om nog dieper op de bevindingen in te gaan, hebben we een webinar met experts uit de sector georganiseerd, waaronder de CEO van een Inc. 5000 bedrijf en de Executive Director van de Aprio Firm Alliance. We onderzochten wat ons onderzoek betekent voor boekhoudprofessionals en hoe kantoren zich kunnen aanpassen om te voldoen aan de eisen van klanten in 2025.

Als je het nog niet gelezen hebt, neem dan even de tijd om het volledige rapport te downloaden en de webinaropname te bekijken om je niet langer af te hoeven vragen wat je klanten willen, maar het rechtstreeks van hen te horen.

Opmerking: het rapport en de webinar zijn beschikbaar in het Engels. Als je echter meer informatie of hulp in je eigen taal wilt, neem dan gerust contact met ons op – we helpen je graag!

🔥 Overig

• Tijdinvoer in bulk aan opdrachten koppelen: bespaar tijd door in één stap meerdere tijdregistraties aan één opdracht te koppelen. Dit zorgt voor een nauwkeurige toewijzing van resources en schaalt moeiteloos voor grotere teams op.
• Vooruitbetalingsvereisten voor offertes: zorg voor financiële zekerheid door vooruitbetaling te eisen voordat aan het werk wordt begonnen. Facturen worden automatisch gekoppeld aan offertes, waardoor extra stappen worden geëlimineerd en workflows worden vereenvoudigd.
• Bewerk betaalde facturen en verwijder offline betalingen: corrigeer snel fouten door betaalde facturen te bewerken of offline betalingen te verwijderen. Dit houdt je financiële administratie accuraat en vergroot het vertrouwen van klanten.
• Verbeterde verwerking van promotegoeden in betalingen: houd promotegoeden apart van andere betalingen bij voor een betere omzetrapportage. Je kunt promotegoeden eenvoudig uitsluiten van de totale omzet om de nauwkeurigheid en transparantie te verbeteren.
• Stel mappen in voor geüploade documenten in vragenlijsten: sla geüploade bestanden automatisch op in vooraf gedefinieerde mappen, verminder handmatige taken en zorg voor een consistente documentorganisatie.

🎥 Opleiding & training

Workflow webinars: laat TaxDome harder voor je werken

Vol met bruikbare tips en inzichten van deskundige gasten Jamie Gruol (Workflows For Tax Pros), Carlos Garcia (ExceedSales) en Russell Hoskins, registeraccountant (HQOL), zullen deze sessies je helpen om meer te doen, sneller te werken en administratietijd te verkorten – net op tijd voor het belastingseizoen.

Van het opbouwen van je eerste pijplijn tot het beheersen van geavanceerde automatiseringen, deze webinars leiden je stap voor stap door workflowoptimalisatie, ongeacht je startpunt.

🌎 Heb je ons in 2024 ontmoet?

Wat was 2024 een spannend jaar! We willen iedereen bedanken die is gekomen om ons te ontmoeten en met ons in contact te komen op evenementen over de hele wereld. In 2024 was TaxDome aanwezig op 43 evenementen in 34 steden, 18 landen en vijf continenten!

In contact komen met duizenden kantoren en klanten wereldwijd herinnert ons aan de onmiskenbare energie en passie binnen de TaxDome community. Het zijn jullie allemaal die ons stimuleren om verder te innoveren en een betere ervaring te creëren voor kantoren en hun klanten in 2025 en daarna.

Bekijk onze 2024 evenementen jaaroverzichtsvideo om alle geweldige momenten te herbeleven.

Afsluitend

We brengen je al het bovenstaande – plus 124 meer tweaks en verbeteringen deze maand!

Meer updates komen volgende maand jouw kant op. Word in de tussentijd lid van onze LinkedIn Community om vragen te stellen, nieuwe updates voor te stellen, of gewoon wat met andere TaxDome gebruikers te chatten.

En voor het geval dat je het gemist hebt, is hier een samenvatting van de belangrijkste updates die we hebben behandeld in onze december 2024 update.