Kundeforespørsler ble nettopp raskere og enklere: maler, automatiseringer og masseutsendelser

Å innhente informasjon fra kunder er et av de største utfordringene for skatterådgivere, regnskapsførere og revisorer over hele verden. Hos TaxDome er vi opptatt av å tilby innovative løsninger som forenkler og forbedrer arbeidsflyten din. Derfor lanserte vi tidligere i år Kundeforespørsler – en sikker og effektiv måte å samle inn ad hoc-informasjon og dokumenter fra kunder på.

Kundeforespørsler har blitt en av firmaets favoritter, og vi har gjort det enda mer effektivt enn noensinne med maler, mer tilpassede automatiseringer og massehandlinger – slik at firmaene kan håndtere komplekse kundebehov, fra rådgivning til regnskap og selvfølgelig skatteoppgjør.

Hva er Kundeforespørsler?

Hvis Kundeforespørsler er nytt for deg, lar de deg raskt og enkelt få ad hoc-informasjon og dokumenter fra kunder. Det er like enkelt som å sende en chat-melding, men det er formalisert og sporbart, noe som sikrer at all nødvendig informasjon blir samlet inn på en effektiv måte.

• Rask og tilpasningsdyktig: Kundeforespørsler kan tilpasses og sendes raskt, slik at du kan komme med ad hoc-forespørsler underveis i prosjektet.
• Raskere svar fra kundene: Opprett og send forespørsler om informasjon eller dokumenter direkte til kundene uten at de trenger å logge inn i TaxDome.
• Automatisert Workflow: Tilordne forespørsler til spesifikke prosjekter, slik at prosjektet automatisk går videre når den forespurte informasjonen er levert.
  

I tillegg er vi alltid opptatt av sikkerheten til dataene dine, og denne funksjonen er helt trygg å bruke når du kommuniserer med kunder:

• Alle data som overføres via Kundeforespørsler er ende-til-ende-kryptert. Dette sikrer at kun autoriserte parter har tilgang til den delte informasjonen, noe som gir solid beskyttelse mot avlytting eller uautorisert tilgang.
• Med SOC 2-sertifisering har TaxDome blitt uavhengig verifisert for å tilby bransjeledende sikkerhet for alle kundevendte verktøy, inkludert Kundeforespørsler.
• TaxDome-plattformen har 2FA- og SSO-mekanismer for å gi et ekstra lag med sikkerhet.

Kundeforespørsler, sammen med våre skjemaer og kundeoppgaver gjør det enkelt å innhente informasjon fra kundene dine. De utfyller vår eksisterende funksjonalitet og gir en helhetlig tilnærming til administrering av kunder. Våre skjemaer hjelper deg med å sende ut skjemaer til nye kunder via skjemaer, mens klientoppgaver minner kundene dine om å ta seg av viktige oppgaver – for eksempel å fylle ut et fullmaktsskjema på bankens nettsted. Kundeforespørsler hjelper deg med å få svar på avklarende spørsmål midt i prosjektet, slik at du har alt du trenger for å holde prosjektene i gang og kundene fornøyde.

Kundeforespørsler 2.0: raskere, smartere og mer skalerbar

Med de siste oppdateringene våre – maler, automatiseringer og masseutsendelser – har vi fjernet begrensningene. Sammen med de allerede kraftige funksjonene gjør disse forbedringene det mulig for firmaer å håndtere komplekse prosesser på en enkel måte, skalere uten stress og levere en bedre opplevelse for kundene.

Gjenbrukbare maler

Noen forespørsler forekommer ofte, og det å gjenta dem manuelt kaster bort verdifull tid. Med maler for kundeforespørsler kan du unngå denne ineffektiviteten ved å standardisere og gjenbruke forespørsler som sendes ofte. 

Enten du samler inn oppdaterte lønnslister eller trenger spesifiserte kjørelister fra kunder som reiser på jobb, forenkler maler regelmessig innsamling av denne informasjonen og sikrer at alle kundene dine får polerte og nøyaktige forespørsler.

Slik bruker du maler

1. Gå til Kundeforespørsler og opprett en ny forespørsel.
2. Legg til spørsmål, instruksjoner eller dokumentkrav.
3. Lagre forespørselen som en mal som kan administreres og redigeres senere i fanen Maler.
4. Ved behov kan du velge malen, tilordne den til en kunde eller et prosjekt og sende den. For repeterende prosesser kan du tilordne maler til arbeidsflyter for å automatisere prosessen.

Tilpassbare automatiseringer

Automatisering er grunnlaget for det vi gjør for firmaer i TaxDome. Med Kundeforespørsler kan firmaer nå integrere forespørsler fullt ut i sin Workflow – fra forespørsler som når ut til en bestemt gruppe kunder til de unike behovene til en enkelt tilbakevendende kunde.

Enten du trenger å be om varetelling på slutten av måneden under en vanlig bokføringsoppgave eller trenger bevis på veldedige donasjoner under beregning av selvangivelsen, gir Kundeforespørsler deg den informasjonen du trenger, når du trenger den og uten å måtte be om den manuelt hver gang. Det fungerer på følgende måte:

1. Opprett en mal for Kundeforespørsler for å standardisere forespørsler som sendes ofte.
2. Tilordne malen til et bestemt trinn i Workflow-pipelinen.
3. Aktiver automove-funksjonalitet, slik at prosjektet går videre til neste fase når en kunde oppfyller forespørselen.
4. Spor statusen til forespørsler og tilhørende prosjekter i sanntid for å holde teamet på sporet.

Masseutsendelse

Det blir fort ineffektivt å sende den samme forespørselen til flere kunder. Med masseutsendelse av forespørsler kan du sende én enkelt forespørsel til flere kunder samtidig. Enten du jobber med eiendomsmeglere som trenger å rapportere kjørelengder eller kunder som leier ut eiendom ved siden av og trenger å levere leieinntekts- og utgiftsoversikter, sørger masseutsending for at alle relevante kunder blir dekket uten ekstra innsats.

Slik bruker du masseutsendelser

1. Gå til Kundeforespørsler og opprett eller velg en mal for en forespørsel.
2. Bruk feltet med flere alternativer til å velge klientene eller bestemte kontakter du vil inkludere.
3. Send enkelt forespørselen, og hver kunde vil ha sin egen individuelle Kundeforespørsler for sporing og svar.
4. Følg med på fremdriften i sanntid for å sikre at alle svarene er mottatt og gjort rede for.
5. Sørg for at du har opprettet og lagret en mal for Kundeforespørsler før du begynner å sende ut masseutsendelser. På den måten har du malen klar til bruk når du trenger den.

Hvordan svarer kundene på henvendelser?

Kundene kan svare på henvendelsene dine på flere måter. Som alltid kan de svare via klientportalen eller via vår høyt rangerte kunde-mobilapp på iOS og Android; de vil motta et push-varsel og vil kunne svare mens de er på farten.

I tillegg har du også muligheten til å diktere om du vil at kunden skal kunne svare på forespørselen uten å logge inn. Når du sender en forespørsel, har du full kontroll over autorisasjonsinnstillingen i hver enkelt Kundeforespørsler. Du kan velge «Krev innlogging» hvis du vil at kundene skal logge inn for å svare på kundeforespørselen din, eller du kan velge bort dette hvis du vil gjøre det enklere for kundene å svare på forespørselen din

TaxDome er som skapt for deg

Hos TaxDome lager vi programvare som ikke bare oppfyller behovene til dagens regnskapsførere og kunder, men som kontinuerlig tilpasser seg de behovene du vil ha i morgen. TaxDome er laget for alle dere som stoler på at vi kan hjelpe dere med å komme dere ut av de endeløse e-postkjedene og regnearkene som tar opp tiden deres og begrenser deres evne til å vokse. 

Vi ønsker å samarbeide med deg for å bygge en bedre regnskapsbransje. Hvis du ennå ikke er en del av TaxDome-fellesskapet, kan du bestille en gratis demo og bli en av mer enn 10.000 firmaer over hele verden som omdefinerer hva det vil si å jobbe som regnskapsfører.